Os préstamos documentais dos arquivos ás oficinas administrativas constitúen un procedemento habitual nun sistema de xestión documental.

A xestión documental forma parte da xestión administrativa e ten como obxectivo garantir a autenticidade, fiabilidade, dispoñibilidade e integridade dos documentos en calquera momento do seu ciclo vital, e de racionalizar e unificar o seu tratamento para conseguir unha Administración máis eficaz, eficiente e transparente, garantir o seus dereitos e os dos administrados, así como o cumprimento dos seus fins, e facilitar a conservación do patrimonio documental.

A Comunidade Autónoma de Galicia ten competencia exclusiva en materia de arquivos de interese para Galicia e de patrimonio documental (que é unha parte significativa do patrimonio cultural), de acordo co establecido no artigo 27.18º do Estatuto de autonomía de Galicia. Deste mandato deriva a capacidade da Xunta de Galicia para regular, en primeiro lugar, os arquivos e o patrimonio documental da Administración de Galicia.

O artigo 801.1º da Lei 8/1995, do 30 de outubro, do patrimonio cultural de Galicia, establece que a Consellería de Cultura regulará, entre outros aspectos, o ciclo vital dos documentos das distintas administracións públicas de Galicia, así como a circulación de documentos.

Así mesmo, o Decreto 307/1989, do 23 de novembro, polo que se regula o sistema de arquivos e o patrimonio documental de Galicia, vixente, estableceu, no seu artigo 16.2º, a capacidade da Consellería de Cultura, como órgano competente en materia de patrimonio documental e arquivos e coordinador do sistema de arquivos de Galicia, para establecer as pertinentes directrices técnicas que garantan o seu funcionamento.

Os arquivos propios e xestionados pola Xunta de Galicia realizan habitualmente préstamos dos documentos que teñen en custodia ás oficinas produtoras para dar continuidade á tramitación doutros procedementos administrativos. No entanto, faise necesario unificar e normalizar esta práctica.

Por estas razóns, por proposta da Dirección Xeral do Patrimonio Cultural,

DISPOÑO:

Artigo 1º

Apróbanse as normas técnicas que figuran no anexo I para a realización de préstamos documentais dos arquivos propios e xestionados ás oficinas dos órganos e entidades dependentes da Xunta de Galicia.

Artigo 2º

As solicitudes de préstamo serán realizadas polas unidades administrativas dirixíndose ao arquivo correspondente mediante o formulario que figura como anexo II desta orde.

Santiago de Compostela, 1 de setembro de 2010.

Roberto Varela Fariña

Conselleiro de Cultura e Turismo

ANEXO I

Normas para a realización de préstamos de documentos entre os arquivos propios e xestionados pola comunidade autónoma e as oficinas da Xunta de Galicia

1. Obxecto.

O préstamo de documentos orixinais ás unidades produtoras ten como finalidade facilitar aqueles documentos que, despois de finalizado o seu trámite e enviados ao arquivo para a súa custodia, resultan, no entanto, necesarios para dar continuidade á tramitación doutros procedementos administrativos. En calquera caso, quedará restrinxido a aqueles casos en que non sexa suficiente o envío de copias autenticadas ou simples.

2. Solicitudes.

2.1. As peticións serán realizadas polos responsables da unidade solicitante dirixíndose ao arquivo correspondente mediante o formulario destinado para este efecto.

2.2. Cada expediente ou unidade documental será obxecto dunha solicitude individualizada que deberá ser asentada no rexistro de préstamos.

3. Prazos.

3.1. A duración máxima do préstamo será de quince días. Se fose necesario prolongar este período deberá solicitarse a prórroga ao responsable do arquivo por calquera medio de que quede constancia.

3.2. Se despois dun mes da data do préstamo non se efectuase a súa devolución nin fose solicitada a prórroga, enviarase un escrito recordatorio da necesidade de devolver os documentos.

3.3. A non devolución dos documentos implicará o traspaso na responsabilidade da custodia, o que se comunicará á unidade correspondente.

4. Recollida e devolución.

4.1. Da recollida e devolución dos documentos farase cargo a unidade solicitante.

4.2. Cada documento solicitado será introducido nunha carpeta que o acompañará ata a súa devolución. Nela figurarán os datos para a identificación do préstamo.

5. O Formulario de solicitudes.

5.1. A xestión do préstamo implica un proceso que se inicia coa solicitude e remata coa devolución, que deberá quedar reflectida nun documento de control.

5.2. Para realizar a solicitude empregarase un formulario normalizado no que figurarán os seguintes elementos:

Datos do solicitante.

-Nome da unidade.

-Nome do solicitante.

-Enderezo/correo electrónico.

-Teléfono.

-Data da solicitude.

-Sinatura do solicitante.

-Selo da unidade.

Datos do documento.

-Descrición.

-Data.

-Número de expediente.

-Signatura.

Datos da entrega que debe cubrir o arquivo.

-Número de rexistro do préstamo.

-Data de entrega.

Sinatura do solicitante ou persoa autorizada.

Datos da devolución que debe cubrir o arquivo.

-Data da devolución.

-Sinatura e selo do responsable do arquivo.

-Observacións.

5.3. Un dos exemplares permanecerá no arquivo para o control do préstamo, outro deberá ser conservado nas oficinas, de maneira que unha vez devolto o documento o exima da responsabilidade da súa custodia. O terceiro exemplar, colocado como tento no lugar do que se retirou o documento deberá ser eliminado no arquivo no momento da reintegración na unidade de instalación correspondente.

Ver referencia pdf "17400D003P018.PDF"