Las videoconferencias o reuniones virtuales se han convertido en una herramienta de uso diario para facilitar la colaboración entre equipo, las reuniones de trabajo o la resolución de incidentes comunes, entre otras actividades.
En su uso se deben tener en cuenta una serie de recomendaciones de ciberseguridad orientadas a proteger la información y los servicios de los riesgos que el empleo de estas soluciones de videoconferencia pueden generar.
Recomendaciones generales
- Emplee las herramientas de videoconferencia corporativas puestas a disposición por la Xunta de Galicia para el trabajo remoto, evitando utilizar plataformas ajenas a la organización que podrían implicar riesgos de seguridad (tanto técnicos como normativos).
- Mantenga actualizadas las aplicaciones de videoconferencia que emplee, de forma que siempre tenga instaladas las últimas revisiones de seguridad.
- Descargue las aplicaciones para videoconferencias desde las páginas web o tiendas de aplicaciones oficiales, acudiendo, siempre que sea posible, a las indicadas por la Xunta de Galicia.
- En la medida del posible, evite hacer clic en los enlaces que se compartan mediante el chat de la sesión si no conoce a la persona que las compartió.
- En la medida del posible, no comparta información personal o datos sensibles (como contraseñas) durante las videoconferencias.
- Como regla general, no acepte llamadas o chats de personas usuarias que no conozca o que no se encuentren en tu lista de contactos. Todas deben entrar con un nombre reconocible para la persona que modere la videoconferencia.
- Cubra siempre la cámara de su dispositivo cuando no esté en uso.
- Mantenga cerrada la aplicación de videoconferencias cuando no la esté utilizando.
- Deshabilite la recepción de vídeo, el micrófono y la opción de compartir escritorio por defecto. Habilite estas opciones únicamente cuando sean necesarias para garantizar así que no comparte contenido o información personal por error.
Recomendaciones para las personas que convocan las reuniones
Si usted va a convocar una reunión por videoconferencia siga estos consejos para asegurar su protección y la de las personas que van a participar en ella:
- Use una contraseña segura asociada a su identificador de usuario/a personal de acceso a la plataforma de videoconferencia. Recuerde que las contraseñas seguras tienen:
- una longitud mínima de 8 caracteres
- combinan letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales
- no deben emplearse para varias aplicaciones
- y nunca contienen información personal
- La persona moderadora de la reunión debe poder gestionar la conexión de las personas participantes: cerrar micrófonos, deshabilitar contenidos o señales de vídeo. Los/las participantes no deberían tener la opción de acceder hasta que no se conecte la persona moderadora.
- Tenga precaución a la hora de añadir a la videoconferencia a personas que no conozca y verifique siempre la identidad de nuevos participantes, sobre todo cuando es la primera vez que va a tener una comunicación con ellos/ellas.
- Configure la sesión para que le exija una contraseña de acceso a las personas que se conecten.
- Configure su sesión para que el indicador visual o sonoro avise de la entrada o salida de personas usuarias y desactive la respuesta automática de llamadas entrantes. No olvide cerrar la sesión en la aplicación se sabe que no va a recibir más llamadas.
- La persona que modere la videollamada debe gestionar se esta puede ser grabada o no. En caso de que se necesite grabar, la persona que convoca deberá informar previamente a todas las personas participantes. El proceso de grabación será visible durante toda la videoconferencia y para todas las personas participantes.
- La persona moderadora debe programar las videoconferencias con el número exacto de personas participantes. Una vez que todas entren en la sesión, debe cerrar el acceso a nuevos/las participantes.
Aplicando estas recomendaciones se conseguirá que las videoconferencias se desarrollen en un espacio seguro en el que trabajar y colaborar con nuestros compañeros y compañeras.
Recuerde que en caso de dudas, se ha detectado un acceso no autorizado durante una videoconferencia o cualquier otro problema de seguridad, puede ponerse en contacto con su Centro de Atención al Usuario (CAU) de referencia (aquel con el que contacte habitualmente).