A Lei orgânica do poder judicial, trás a reforma levada a cabo pela Lei orgânica 19/2003, dispõe no artigo 458.2 que se estabelecerão por real decreto as normas reguladoras da ordenação e o arquivamento dos autos e expedientes que não estivessem pendentes de nenhuma actuação, assim como da expurgación dos arquivos judiciais.

O Real decreto 937/2003, de 18 de julho, de modernização dos arquivos judiciais, regulou a organização e o funcionamento dos arquivos judiciais territoriais, assim como o procedimento de expurgación da documentação judicial.

A Comunidade Autónoma da Galiza gere as competências transferidas em matéria de médios ao serviço da Administração de justiça, de conformidade com o disposto no artigo 20.1 do Estatuto de autonomia, aprovado pela Lei orgânica 1/1981, de 6 de abril, e com o processo de transferências de competências em matéria de provisão de meios materiais e económicos para o funcionamento da Administração de justiça na Galiza, desenvolvido pelo Real decreto 2166/1994, de 4 de novembro, pelo Decreto 394/1994, de 29 de dezembro, a respeito dos meios económicos e materiais, e pelo Decreto 438/1996, de 20 de dezembro, a respeito dos meios pessoais.

Pelo Decreto 46/2009, de 26 de fevereiro, regulador dos arquivos judiciais territoriais e da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza, estabeleceu-se a rede de arquivos judiciais territoriais da Galiza e determinou-se a composição da Junta de Expurgación da Comunidade Autónoma galega.

As disposições derradeiro segunda e terceira do Decreto 46/2009 remetiam a uma ordem posterior da conselharia competente em matéria de justiça a aprovação dos modelos oficiais previstos nos artigos 13.1 e 15.3 do Real decreto 937/2003, de modernização dos arquivos judiciais, e a data de início das actividades dos arquivos judiciais territoriais e da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza.

Pelo exposto, e no uso das faculdades que me confiren os artigos 34.6 e 38 da Lei 1/1983, de 22 de fevereiro, reguladora da Junta e da sua Presidência,

DISPONHO:

Artigo 1. Objecto

1. Estabelecer as normas pelas que se regula a transferência e as relações de entrega de documentos judiciais.

2. Aprovar os modelos uniformes e obrigatórios a que se referem os artigos 13.1 e 15.3 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho, de modernização dos arquivos judiciais, que se insiren como anexo a esta ordem.

3. Determinar o início das actividades dos arquivos judiciais territoriais e da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza.

Artigo 2. Calendários de remissão

1. Ao princípio de cada ano natural as pessoas responsáveis dos diferentes arquivos judiciais elaborarão os calendários para efectuar a transferência de documentação judicial entre os diferentes arquivos.

2. Para a elaboração do calendário previsto no número anterior dever-se-lhe-ão comunicar ao arquivo receptor as previsões da documentação que se vai transferir, com o fim de valorar a disponibilidade de espaço e qualquer outra circunstância que afecte a transferência.

Artigo 3. Transferências documentários

1. A transferência e as relações de entrega de documentos judiciais realizarão mediante os modelos regulados no artigo 4 desta ordem, que figuram como anexo.

2. As relações de entrega de documentos respeitarão a actuação processual procurando, na medida do possível, agrupar e relacionar a documentação judicial por anos, ordenando-a correlativamente desde a mais antiga à mais recente.

Dentro de cada ano expressar-se-á de forma independente cada série documentário e dentro de cada série o número de cada procedimento de menor a maior.

3. Se não é possível a remissão de uma série documentário completa e esta se envia em várias remissão, as relações de entrega estarão ordenadas consonte o previsto no ponto 2.

4. As relações documentários elaborar-se-ão a partir da aplicação informática correspondente.

Se a utilização da aplicação informática e dos meios informáticos não for possível, poder-se-ão utilizar os modelos previstos no artigo 4 em formato papel. Neste caso os modelos dever-se-ão cobrir por triplicado, e cada exemplar será assinado e selado por o/a secretário/a judicial competente, quem guardará uma cópia e remeterá as duas restantes ao correspondente receptor, quem pela sua vez lhe devolverá uma delas assinada, selada e datada ao órgão remisor, de acordo com o previsto no artigo 13.2 do Real decreto 937/2003.

Artigo 4. Modelos

Para a remissão de documentos judiciais e relações documentários utilizar-se-ão os seguintes modelos, que figuram como anexo a esta ordem:

a) Modelo que se recolhe no anexo I. Empregará para a remissão de documentação judicial desde o arquivar judicial de gestão aos arquivos judiciais territoriais, segundo o estabelecido nos artigos 5 e 13 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

b) Modelo que se recolhe no anexo II. Empregará para as relações documentários que se remetam desde os arquivos judiciais de gestão ou territoriais à Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza, segundo o estabelecido no artigo 15, pontos 1 e 2, respectivamente, do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

c) Modelo que se recolhe no anexo III. Empregará para as relações documentários que se remetam desde o arquivar judicial territorial ao arquivo judicial de gestão, com o objecto de que este último confirme no prazo de um mês o transcurso dos prazos legais de prescrição ou caducidade, segundo a legislação aplicável e de acordo com o disposto no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

Artigo 5. Funções dos arquivos judiciais de gestão

São funções dos arquivos judiciais de gestão:

1. Ordenar, conservar e custodiar a documentação judicial até a sua remissão aos arquivos territoriais ou a deslocação para a sua conservação, alleamento ou recuperação, de conformidade com a decisão da Junta de Expurgación, consonte o disposto nos artigos 5 e 6 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

2. Remeter aos arquivos territoriais a relação de procedimentos ou actuações judiciais não pendentes de actuações dos que já transcorreu o prazo de cinco anos desde a sua incoación, assim como daqueles procedimentos com sentença firme ou outra resolução definitiva em que transcorresse um ano desde a sua firmeza.

3. Remeter à Junta de Expurgación a relação de todos aqueles procedimentos em que já rematasse a execução ou em que se pronunciasse a resolução que declare a prescrição ou a caducidade.

4. Confirmar no prazo de um mês a prescrição ou caducidade dos procedimentos, de conformidade com o estabelecido no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

5. Qualquer outra função prevista para os arquivos judiciais de gestão no Real decreto 937/2003, de 18 de julho, ou que se lhes atribua legal ou regulamentariamente.

Artigo 6. Funções dos arquivos judiciais territoriais

São funções dos arquivos judiciais territoriais:

1. Ordenar, conservar e custodiar a documentação que lhes remetam os arquivos judiciais de gestão das suas respectivas províncias, de conformidade com o disposto nos artigos 8 e 9 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

2. Remeter-lhe a o/à responsável pelo arquivo judicial de gestão uma relação dos documentos judiciais dos cales já transcorreram os prazos legais de prescrição ou caducidade com o fim de que, no prazo de um mês, os/as ditos/as responsáveis confirmem o seu transcurso, de conformidade com o disposto no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

3. Elevar à Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza, ao menos uma vez ao ano, as relações de expedientes judiciais dos cales se confirmara a prescrição ou caducidade, para que decida sobre o seu posterior destino.

4. Qualquer outra função prevista para os arquivos judiciais territoriais no Real decreto 937/2003, de 18 de julho, ou que se lhes atribua legal ou regulamentariamente.

Artigo 7. Funções da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza

São funções da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza:

1. Receber de o/da responsável pelo arquivo judicial de gestão onde consistam os documentos judiciais a relação de todos aqueles procedimentos nos cales já rematara a execução ou nos cales já se pronunciara uma resolução que declare a prescrição ou a caducidade, de acordo com o estabelecido no artigo 15.1 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

2. Receber de o/da responsável pelos arquivos judiciais territoriais as relações de expedientes judiciais nos cales o arquivo judicial de procedência já confirmara a prescrição ou caducidade, de conformidade com o estabelecido no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

3. Solicitar dos órgãos judiciais responsáveis do respectivo arquivo de gestão o certificado de prescrição ou caducidade, o qual pode determinar, de ser o caso, a exclusão ou eliminação dos expedientes processuais ou governativos do património documentário ou, caso contrário, a transferência dos mesmos à Administração competente em património.

4. Comunicar a os/às responsáveis pelos diferentes arquivos judiciais, mediante certificado acreditador, a decisão acordada a respeito dos expedientes judiciais conteúdos nas relações que estes lhe elevaram.

5. Acordar publicar no Diário Oficial da Galiza e num jornal dos de maior difusão as relações de expedientes judiciais, com o objecto de que as pessoas interessadas possam recuperar documentos que achegassem aos processos ou solicitem testemunho das actuações judiciais e resolver as ditas solicitudes.

6. Elaborar a proposta técnica de valoração e selecção de séries documentários, prevista no artigo 11.4 do Decreto 46/2009, de 26 de fevereiro, de conformidade com a normativa e os critérios técnicos aprovados pelo órgão competente em matéria de conservação do património documentário.

7. Solicitar ao órgão competente em matéria de conservação do património documentário a emissão do relatório vinculativo previsto no artigo 11 do Decreto 46/2009, de 26 de fevereiro.

8. Comunicar à conselharia competente em matéria de justiça os acordos adoptados a respeito dos documentos e expedientes judiciais, segundo o previsto no artigo 18 do Real decreto 937/2003.

9. Qualquer outra função prevista para a Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza no Real decreto 937/2003, de 18 de julho, ou que se lhe atribua legal ou regulamentariamente.

Artigo 8. Duração do mandato e causas de demissão de os/das responsáveis pelos arquivos judiciais territoriais e de os/das membros da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza

1. A duração do mandato de os/das responsáveis pelos arquivos judiciais territoriais e de os/das membros da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza será de 4 anos.

2. Os/as responsáveis pelos arquivos judiciais territoriais e os/as membros da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza poderão cessar pelas seguintes causas:

a) Por pedido próprio.

b) Por pedido do órgão que procedeu ao sua nomeação.

c) Pela perda da condição pela que foram propostos.

Artigo 9. Execução dos acordos adoptados pela Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza

Os acordos da Junta de Expurgación serão executados pela conselharia competente em matéria de justiça.

1. Em caso de transferência documentário, corresponde às conselharias competente em matéria de justiça e de património cultural formalizar esta transferência. Assim mesmo, corresponde à conselharia competente em matéria de justiça a recolhida dos expedientes no arquivo correspondente e o seu transporte ao arquivo histórico.

2. A formalización da transferência comunicar-se-lhe-á a o/à secretário/a da Junta de Expurgación, e este remeter-lhe-á a o/à secretário/a judicial responsável pelo arquivo uma certificação acreditador do seu objecto para que leve a cabo a entrega de documentação, trás expedir a acta.

3. Corresponde à conselharia competente em matéria de justiça tramitar e adjudicar os contratos administrativos para o alleamento ou a destruição dos restantes expedientes. Estes contratos devem-se-lhe comunicar à Junta de Expurgación para os efeitos previstos no parágrafo anterior.

Disposição adicional primeira

A designação de os/das membros da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza e de os/das responsáveis pelos arquivos judiciais territoriais realizá-la-ão os órgãos competente previstos no Decreto 46/2009, de 26 de fevereiro, num prazo de dois meses desde a publicação da presente ordem.

Disposição adicional segunda

Os arquivos judiciais territoriais e a Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza começarão as suas actividades ao dia seguinte da designação de os/das responsáveis pelos arquivos judiciais territoriais e de os/das membros da Junta de Expurgación prevista na disposição anterior.

Disposição adicional terceira

O plano inicial de expurgación previsto na disposição adicional terceira do Decreto 46/2009 realizar-se-á num prazo de seis meses desde a entrada em vigor da presente ordem.

Disposição adicional quarta

O estabelecido nesta ordem não suporá incremento de gasto.

Disposição derradeiro primeira

No não previsto nesta ordem atender-se-á ao disposto no Real decreto 937/2003, de 18 de julho, e no Decreto 46/2009, de 26 de fevereiro.

Disposição derradeiro segunda

Esta ordem entrará em vigor o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, 4 de setembro de 2012

Alfonso Rueda Valenzuela
Conselheiro de Presidência, Administrações Públicas e Justiça