A Comunidade Autónoma da Galiza, com a publicação do Decreto 46/2009, de 26 de fevereiro, sobre os arquivos judiciais territoriais e a Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza, assumiu nesta matéria as concretas competências que com carácter geral lhe outorga o artigo 20.1 do Estatuto de autonomia da Galiza sobre meios materiais e humanos ao serviço da Administração de justiça.

O supracitado decreto tem a sua base no Real decreto 937/2003, de 18 de julho, de modernização dos arquivos judiciais, que dá cumprimento ao mandado conteúdo no vigente artigo 458.2 da Lei orgânica 6/1985, de 31 de julho, do poder judicial, sobre normas reguladoras da ordenação e arquivamento de autos e expedientes que não estejam pendentes de nenhuma actuação, assim como da expurgación dos arquivos judiciais.

O Decreto 46/2009 foi desenvolvido pela Ordem de 4 de setembro de 2012, o que põe em marcha o processo de modernização dos arquivos judiciais. Através destas disposições normativas determinou-se a sede e a dependência dos arquivos territoriais, assim como a sede e composição da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza, e aprovaram-se os modelos informáticos para a transferência das relações documentários.

A experiência acumulada no tempo transcorrido desde o inicio das tarefas aconselha a modificação da mencionada Ordem de 4 de setembro de 2012 com a finalidade de que, aproveitando os ensinos adquiridos, o processo se agilize e harmonice, se organizem os calendários de actuação e se confira ao processo um impulso coordenado.

As sentenças do Pleno do Tribunal Constitucional números 163/2012, de 20 de setembro, e 224/2012, de 29 de novembro, interpretam que as normas reguladoras a que se refere o preceito orgânico não se insiren na regulação dos meios materiais e humanos ao serviço da Administração de justiça por tratar-se de normas vinculadas com a própria actividade xurisdicional, de modo que não pode operar a cláusula subrogatoria. Neste contexto, e por tratar-se a expurgación da documentação do último trâmite que afecta o procedimento judicial, requer-se de uma adequada coordenação entre todos os sujeitos que participam nesta tarefa.

A tarefa de coordenação antes mencionada deve encomendar-se à Junta de Expurgación, já que nela estão representados todos/as os/as implicados/as no processo da expurgación –secretários/as judiciais, magistrados/as, Ministério Fiscal e Xunta de Galicia–, e porque é o órgão que tem atribuída a competência final no procedimento. Para tal fim, dado o papel relevante dos secretários e secretárias judicial em todo o processo de expurgación, dispõem-se a deslocação de informação e de possíveis acordos que tome a Junta de Expurgación à pessoa titular da Secretaria de Governo do Tribunal Superior de Justiça da Galiza, a quem lhe corresponde a direcção deste pessoal, para que, se for o caso, dizer as instruções oportunas que permitam a sua instrumentação.

Com o objectivo de facilitar a tramitação telemática das remisións documentários previstas nesta ordem e possibilitar a adaptação dos modelos normalizados utilizados para estes efeitos ao avanço da aplicação informática que lhes dá suporte, dispõem-se, assim mesmo, que os ditos modelos estejam disponíveis no endereço electrónico habilitado para o efeito na página web.

Pelo exposto, e no uso das faculdades que me confiren os artigos 34.6 e 38 da Lei 1/1983, de 22 de fevereiro, reguladora da Junta e da sua Presidência,

DISPONHO:

Artigo único. Modificação da Ordem de 4 de setembro de 2012 pela que se aprovam as normas e os modelos de transferência de documentação judicial e se determina o início das actividades dos arquivos territoriais e da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza

Um. Modifica-se o número 1 do artigo 2, que fica redigido como segue:

«1. Os calendários para efectuar as remisións e comunicações previstas no artigo 15 do Real decreto 937/2003 serão elaborados conjuntamente por os/as responsáveis pelos diferentes arquivos judiciais e a Junta de Expurgación da Documentação Judicial, a quem corresponde a sua aprovação. Os ditos calendários deverão ser aprovados antes do dia um de novembro do ano anterior ao da sua vixencia».

Dois. Modifica-se o artigo 4, que fica redigido como segue:

«Para a remisión de documentos judiciais e relações documentários utilizar-se-ão os seguintes modelos, que figuram nos endereços electrónicos http://www.exustiza.es/cidadans e http://intranetxustiza.xunta.es/

a) Modelo I. Empregar-se-á para a remisión de documentação judicial desde o arquivo judicial de gestão aos arquivos judiciais territoriais, segundo o estabelecido nos artigos 5 e 13 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

b) Modelo II. Empregará para as relações documentários que se remetam desde os arquivos judiciais de gestão ou territoriais à Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza, segundo o estabelecido no artigo 15, pontos 1 e 2, respectivamente, do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

c) Modelo III. Empregará para as relações documentários que se remetam desde o arquivo judicial territorial ao arquivo judicial de gestão, com o objecto de que este último confirme no prazo de um mês o transcurso dos prazos legais de prescrição ou caducidade, segundo a legislação aplicable e de acordo com o disposto no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

Estes formularios poderão ser modificados pela Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza, ouvidos os/as responsáveis pelos diferentes arquivos. Em qualquer caso, conservarão as referências mínimas que estabelece o artigo 13 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho, e essenciais para garantir a inutilidade processual da documentação».

Três. Modifica-se o artigo 7, que fica redigido como segue:

«São funções da Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza:

1. Receber de o/da responsável pelo arquivo judicial de gestão onde consistam os documentos judiciais a relação de todos aqueles procedimentos nos cales já rematasse a execução ou nos cales já se pronunciasse uma resolução que declare a prescrição ou a caducidade, de acordo com o estabelecido no artigo 15.1 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

2. Receber de o/da responsável pelos arquivos judiciais territoriais as relações de expedientes judiciais nos cales o arquivo judicial de procedência já confirmara a prescrição ou caducidade, de conformidade com o estabelecido no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, de 18 de julho.

3. Aprovar, com anterioridade ao dia 1 de novembro de cada ano natural anterior ao da sua vixencia, os calendários previstos no artigo 2 desta ordem.

4. Comunicar a os/às responsáveis pelos diferentes arquivos judiciais, mediante certificado acreditativo, a decisão acordada a respeito dos expedientes judiciais conteúdos nas relações que estes lhe elevassem.

5. Acordar publicar no Diário Oficial da Galiza e num jornal dos de maior difusão as relações de expedientes judiciais, com o objecto de que as pessoas interessadas possam recuperar documentos que achegassem aos processos ou solicitem testemunho das actuações judiciais, e resolver as ditas solicitudes.

6. Elaborar a proposta técnica de valoração e selecção de séries documentários prevista no artigo 11.4 do Decreto 46/2009, de 26 de fevereiro, de conformidade com a normativa e os critérios técnicos aprovados pelo órgão competente em matéria de conservação do património documentário.

7. Solicitar ao órgão competente em matéria de conservação do património documentário a emissão do informe vinculante previsto no artigo 11 do Decreto 46/2009, de 26 de fevereiro.

8. Comunicar à pessoa titular da Secretaria de Governo do Tribunal Superior de Justiça da Galiza as actuações e acordos da Junta de Expurgación, solicitando-lhe, se for o caso, a colaboração precisa para a sua instrumentação.

9. Comunicar à conselharia competente em matéria de justiça os acordos adoptados a respeito dos documentos e expedientes judicial, segundo o previsto no artigo 18 do Real decreto 937/2003.

10. Elaborar instruções ou recomendações para o impulsiono e melhora do desenvolvimento, harmonización, eficiência e axilidade do processo de expurgación.

11. Colaborar com as conselharias competentes em matéria de justiça e de protecção do património documentário no planeamento do processo de expurgación.

12. A constituição de grupos de trabalho, permanentes ou temporários, para o asesoramento em tarefas concretas, para solucionar quantas dúvidas se suscitem no processo ou com qualquer outra finalidade que se considere oportuna.

13. Reclamar informação ou documentação, se for o caso, dos diferentes sujeitos involucrados em relação com o desenvolvimento do processo de expurgación.

14. Qualquer outra função prevista para a Junta de Expurgación da Documentação Judicial da Galiza no Real decreto 937/2003, de 18 de julho, ou que se lhe atribua legal ou regulamentariamente».

Disposição derradeira única. Vigorada

Esta ordem vigorará o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, 29 de julho de 2014

Alfonso Rueda Valenzuela
Vice-presidente e conselheiro de Presidência, Administrações Públicas e Justiça