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DOG - Xunta de Galicia -

Diario Oficial de Galicia
DOG Núm. 90 Quinta-feira, 11 de maio de 2017 Páx. 23013

III. Outras disposições

Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária

RESOLUÇÃO de 18 de abril de 2017, da Secretaria-Geral de Cultura, pela que se aprovam e se fã públicos os critérios de avaliação para a selecção, transferência da custodia e acesso aos documentos, assim como o formulario normalizado para a elaboração dos estudos de identificação e avaliação de séries documentários propostos pelo Conselho de Avaliação Documentário da Galiza na sessão de 15 de março de 2017.

A Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, acredita-a no seu artigo 34 o Conselho de Avaliação Documentário da Galiza como órgão colexiado consultivo e de asesoramento para o estudo e ditame das questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções pelas instituições, administrações e organismos públicos, empresas e entidades deles dependentes, assim como a sua integração nos arquivos, e ao regime de acesso e inutilidade administrativa de tais documentos no âmbito do Sistema de arquivos da Galiza.

O Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, que regula a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e selecção de documentos, estabelece nos artigos 4.2.a) e 13.1 que o Conselho proporá os critérios de avaliação para a selecção, a transferência da custodia e o acesso aos documentos e ao formulario normalizado para a elaboração dos estudos de identificação e avaliação de séries documentários.

Por todo o exposto,

RESOLVO:

Aprovar e fazer públicos os critérios de avaliação para a selecção, transferência, custodia e acesso aos documentos e ao formulario normalizado para a elaboração dos estudos de identificação e avaliação de séries documentários, segundo o Acordo do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza de 15 de março de 2017 no ponto 4 da ordem do dia.

Santiago de Compostela, 18 de abril de 2017

Anjo M. Lorenzo Suárez
Secretário geral de Cultura

Estudo de identificação e avaliação de séries documentários

CÓDIGO DO ESTUDO DE IDENTIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO

TIPO DE ENTIDADE QUE REALIZA O ESTUDO

1. IDENTIFICAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO.

Código da série

Denominação

Data inicial

Data final

Código de classificação

Denominação

PRODUTORES

Código da unidade

Denominação da unidade administrativa produtora

Data inicial

Data final

UNIDADES ADMINISTRATIVAS PARTICIPANTES

CARACTERES EXTERNOS

Classe:

textual/gráfico/audio/vinde-o

Suporte:

físico/electrónico

Formato:

DIZEM livro/mapa/plano/disquete/CD/DVD/bytes

Forma:

original/cópia

Volume

CONTEÚDO

NORMATIVA

Legislação aplicável à série documentário

Âmbito

Título

Publicação

Data publicação

URL

PROCEDIMENTOS INTEGRADOS NA SÉRIE DOCUMENTÁRIO

Código
de procedimento

Denominação/descrição procedimento

Data inicial

Data final

DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A UNIDADE DOCUMENTÁRIO

Nº ordem

Fase

Código tipo documento

Tipo documento

Tradição documentário

Descrição

CARACTERÍSTICAS DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO

SÉRIE ABERTA

SÉRIE FECHADA

VINCULACIÓN COM OUTRAS SÉRIES DOCUMENTÁRIOS

Tipo relação

Denominação da série documentário

Produtor

Código da série documentário

ORDENAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO

NUMÉRICA

CRONOLÓXICA

ALFABÉTICA

OUTRA

DESCRIÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO

POR UNIDADE DOCUMENTÁRIO

POR UNIDADE DE INSTALAÇÃO

2. AVALIAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO.

VALOR ADMINISTRATIVO

PRAZO

JUSTIFICAÇÃO/LEGISLAÇÃO

VALOR LEGAL/JURÍDICO

PRAZO

JUSTIFICAÇÃO/LEGISLAÇÃO

VALOR INFORMATIVO/HISTÓRICO

ESCASSO/SUBSTANCIAL

JUSTIFICAÇÃO/LEGISLAÇÃO

REGIME DE ACESSO

Acesso livre

Acesso restrito

Conteúdos protegidos

Matérias afectadas

Normativa

Prazo
de livre acesso

Medidas de salvaguardar de conteúdos
que facilitem o acesso

JUSTIFICAÇÃO

PRAZOS DE TRANSFERÊNCIA

ARQUIVO

PRAZO

JUSTIFICAÇÃO

3. SELECÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO.

TIPO SELECÇÃO

PRAZO

MOSTRAXE

SUPORTE
DE SUBSTITUIÇÃO

CONSERVAÇÃO TOTAL

CONSERVAÇÃO PARCIAL

ELIMINAÇÃO

JUSTIFICAÇÃO

4. NOTAS.

Notas e observações que se precisem a cada um dos pontos do estudo e estruturadas seguindo a mesma ordem e indicação:

5. CONTROLO DO ESTUDO.

ÓRGÃO RESPONSÁVEL DO ESTUDO

ARQUIVO ONDE SE REALIZA O ESTUDO

PESSOA QUE REALIZA O ESTUDO

DATAS EXTREMAS DO PERÍODO ESTUDADO

DATA DE REALIZAÇÃO DO ESTUDO

VALIDAR POR

DATA DE VALIDAÇÃO

ACTUALIZAÇÕES/REVISÕES DO ESTUDO

ÓRGÃO RESPONSÁVEL DA ACTUALIZAÇÃO/REVISÃO

ARQUIVO ONDE SE REALIZA

RESPONSÁVEL

DATAS EXTREMAS DO PERÍODO ACTUALIZADO/REVISTO

DATA DE REALIZAÇÃO DA ACTUALIZAÇÃO/REVISÃO

ASSINATURAS

O RESPONSÁVEL pelo ESTUDO O TITULAR DOS DOCUMENTOS

Proposta de critérios de avaliação para a selecção,
transferência da custodia e o acesso aos documentos

O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, de acordo com a Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, é o órgão colexiado consultivo e de asesoramento para o estudo e ditame sobre as questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções pelas instituições, administrações e organismos públicos, e pelas empresas e entidades deles dependentes, assim como à sua integração nos arquivos e ao regime de acesso e inutilidade administrativa de tais documentos no âmbito do Sistema de arquivos da Galiza.

Segundo o estabelecido no artigo 14.2.a) do Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, pelo que se regula a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e selecção de documentos, corresponde ao Conselho propor com carácter preceptivo ao órgão superior em matéria de arquivos e património documentário, os critérios de avaliação para a selecção, transferência da custodia e o acesso aos documentos para a sua aprovação.

Estes critérios permitem às pessoas titulares dos documentos e às responsáveis pelos arquivos integrados no Sistema de arquivos da Galiza conhecer os parâmetros empregues pelo Conselho para emitir informe sobre as suas propostas de valoração.

1. Documentos objecto de avaliação.

O objecto de avaliação são os documentos das instituições, administrações e organismos públicos e das empresas e entidades deles dependentes. O Conselho de Avaliação Documentário tem como finalidade ditaminar sobre à qualificação e utilização desses documentos, a sua integração nos arquivos e sobre o regime de acesso e inutilidade administrativa dos documentos, no âmbito do Sistema de arquivos da Galiza.

Os documentos de arquivo fazem parte do património documentário da Galiza e definem-se como toda a expressão em linguagem oral ou escrita, natural ou codificada, e qualquer expressão gráfica, sonora ou em imagem, recolhida e conservada em qualquer tipo de suporte material como informação ou prova pelas pessoas físicas ou jurídicas no desenvolvimento das suas actividades ou em virtude de obrigas legais.

Consideram-se, em todo o caso, documentos:

1º. Os que são resultado de procedimentos regulados por uma norma jurídica.

2º. Os que, sem estar regulados por normas de procedimento específicas, lhes servem às instituições e pessoas como elementos de informação e conhecimento.

3º. Os documentos públicos administrativos produzidos electronicamente, segundo estabelece o artigo 26 da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas.

A avaliação fá-se-á a nível de série documentário, já que os documentos reflectem as actividades das administrações que, reguladas normalmente por um procedimento, têm um carácter seriado que se prolonga no tempo.

Cada série documentário está integrada por um conjunto de documentos, normalmente em forma de expedientes, que testemunham a actividade desenvolvida de forma continuada no tempo por um ou vários órgãos ou unidades administrativas no exercício de uma determinada função e regulada geralmente por uma mesma norma de procedimento.

2. Avaliação de séries documentários.

A avaliação documentário é a fase do tratamento documentário que consiste em determinar os valores administrativo, legal-jurídico, informativo e histórico presentes em cada uma das séries documentários identificadas para os efeitos da sua selecção para a conservação ou eliminação. A avaliação determinará a vigência temporária desses valores, os prazos de transferência, o regime e os prazos de acesso e a selecção de documentos.

2.1. Critérios gerais de avaliação de documentos.

Para a avaliação de documentos ter-se-ão em conta os seguintes critérios gerais:

a) Os documentos deverão conservar-se necessariamente enquanto tenham vigência administrativa e subsista o seu valor probatório de direitos e obrigas das pessoas e dos entes públicos.

b) A análise dos valores secundários, informativos e históricos, realizar-se-á desde una tripla perspectiva:

– Transcendência como testemunho da actividade do produtor.

– Transcendência como testemunho da actuação da Administração ou das instituições privadas.

– Transcendência como testemunho da sociedade no seu conjunto.

c) Na proposta de selecção estabelecer-se-ão as seguintes preferências:

– Preferência do original sobre o duplicado.

– Preferência do suporte menos voluminoso.

– Preferência das séries ou documentos compiladores.

– Preferência da série mais completa, em relação com a informação que contém.

d) Com carácter geral, no âmbito da Administração autonómica, os documentos anteriores a 1990 consideram-se de conservação permanente e, portanto, não serão eliminados.

Cada Administração ou instituição poderá determinar uma data de corte para a avaliação dos seus documentos.

e) Os documentos que testemunham as reuniões dos órgãos colexiados e os de direcção consideram-se de conservação permanente e não poderão ser eliminados.

O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza poderá estabelecer aqueles critérios que considere oportunos e difundir para o conhecimento público.

2.2. Critérios específicos.

2.2.1. Critério de procedência.

Na proposta de selecção prevalecerá a conservação das séries que respondam aos seguintes critérios:

a) Séries documentários procedentes dos órgãos que ocupam uma posição mais elevada dentro de uma hierarquia administrativa.

b) Séries documentários produzidas pelos órgãos administrativos no exercício das funções que lhes são próprias e específicas.

c) Séries documentários produzidas pelos órgãos que realizam o seguimento completo do procedimento. As séries documentários que, em virtude das competências e funções desenvolvidas pelo órgão que as produz, reflectem tão só uma parte do procedimento são susceptíveis de ser eliminadas, sempre que se conserve a série que abranja a tramitação completa.

d) Séries documentários que permitam conhecer as circunstâncias de criação de um organismo.

e) Séries documentários que permitam conhecer a evolução das estruturas organizativo e as suas funções (tanto políticas como administrativas), as estratégias de gestão (planos estratégicos, políticas e programas) e as actividades da instituição, assim como a evolução do desenvolvimento e impacto destas estratégias e actividades.

2.2.2. Critério diplomático.

As propostas de selecção terão em conta o que a diplomata denomina tradição documentário, isto é, a relação temporária entre o documentos e o facto documentado que dá lugar às diferentes formas dos documentos: rascunhos ou minutas, originais únicos ou múltiplos e cópias, que podem ser simples, autênticas ou certificado.

Assim, segundo à tradição documentário, as propostas de selecção seguirão os seguintes critérios:

a) Os documentos originais, terminados e validar, são mais valiosos que as cópias. Contudo, os documentos originais cuja informação significativa esteja recopilada noutros originais são susceptíveis de eliminação.

b) Os documentos produzidos baixo a forma de originais múltiplas, quando o ente produtor conserve um original no expediente principal, são susceptíveis de eliminação.

c) Os documentos originais de manifesto valor efémero ou que não se integrem em nenhum procedimento administrativo da entidade produtora são susceptíveis de eliminação.

d) Com carácter geral, poderão ser eliminados sem o informe prévio do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza:

– As reproduções ou meras cópias de documentos, quando exista a devida garantia no que diz respeito à conservação do documento original, em bom estado, na própria instituição.

– Os documentos de apoio informativo, percebidos como documentação não original de características diversas, boletins, folhetos, etc., que não fazem parte da tramitação.

e) Contudo, requerer-se-á o relatório prévio do Conselho quando estejamos ante cópias, reproduções, rascunhos de documentos e outra documentação preparatória que:

– Contenham anotacións originais de interesse ou os documentos originais não estejam localizados ou em bom estado de conservação.

– Acheguem dados de interesse para o conhecimento do acto documentado.

– No caso dos documentos gerados por aplicações informáticas, estes estejam validar ou subsista o seu valor administrativo.

2.2.3. Critério de conteúdo.

Na proposta de selecção prevalecerá a conservação das séries que pelo seu conteúdo respondam aos seguintes critérios:

a) Séries documentários que recolhem informação substancial para reconstruír a história do órgão produtor, de um acontecimento, de um período cronolóxico concretizo, de um território ou dos cidadãos.

b) Séries documentários que contenham informação em forma sintética. Os documentos e as séries documentários que contêm informação que se encontra duplicada ou recapitulada noutros documentos ou séries documentários de cuja existência se tenha constância são susceptíveis de eliminação.

c) Séries documentários que testemunhem a elaboração e aprovação de leis, regulamentos e outras normas.

d) Séries documentários que avalizem os direitos das pessoas e entidades, públicas e privadas, tanto a respeito da própria instituição como em relação com outras.

e) Séries documentários que informem de maneira significativa das relações entre as pessoas e das relações entre estas e as instituições.

f) Séries documentários que informem dos avanços sociais, tecnológicos e científicos.

2.2.4. Critério de utilização.

Na proposta de selecção prevalecerá a conservação das séries documentários que pela sua demanda na consulta ou utilização se enquadrem nos seguintes supostos, na medida na que se tenham dados ao respeito:

a) As séries documentários que durante as fases de arquivo de escritório, arquivo central ou arquivo intermédio do seu ciclo vital foram objecto de demanda frequente por parte do órgão produtor, dos investigadores ou dos cidadãos em geral.

b) As séries documentários que pela sua origem, período cronolóxico que abrangem ou conteúdo espera-se que sejam objecto de consulta por parte dos utentes potenciais.

Ao invés, são susceptíveis de eliminação as séries que se encontrem nas seguintes circunstâncias:

c) As séries documentários cujo estado de deterioración impossibilitar a sua utilização e recuperação, ou cujo interesse com fins de investigação histórica não justifique a sua restauração.

d) As séries documentários cujo interesse e utilização com fins de investigação não justifique o custo de conservação e a informação que contenham possa ser obtida noutros documentos.