Estudo de identificação e avaliação de séries documentários
CÓDIGO DO ESTUDO DE IDENTIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO
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TIPO DE ENTIDADE QUE REALIZA O ESTUDO
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1. IDENTIFICAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO.
Código da série
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Denominação
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Data inicial
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Data final
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Código de classificação
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Denominação
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PRODUTORES
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Código da unidade
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Denominação da unidade administrativa produtora
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Data inicial
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Data final
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UNIDADES ADMINISTRATIVAS PARTICIPANTES
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CARACTERES EXTERNOS
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Classe:
textual/gráfico/audio/vinde-o
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Suporte:
físico/electrónico
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Formato:
DIZEM livro/mapa/plano/disquete/CD/DVD/bytes
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Forma:
original/cópia
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Volume
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NORMATIVA
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Legislação aplicável à série documentário
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Âmbito
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Título
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Publicação
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Data publicação
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URL
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PROCEDIMENTOS INTEGRADOS NA SÉRIE DOCUMENTÁRIO
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Código de procedimento
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Denominação/descrição procedimento
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Data inicial
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Data final
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DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A UNIDADE DOCUMENTÁRIO
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Nº ordem
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Fase
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Código tipo documento
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Tipo documento
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Tradição documentário
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Descrição
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CARACTERÍSTICAS DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO
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SÉRIE ABERTA
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SÉRIE FECHADA
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VINCULACIÓN COM OUTRAS SÉRIES DOCUMENTÁRIOS
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Tipo relação
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Denominação da série documentário
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Produtor
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Código da série documentário
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ORDENAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO
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NUMÉRICA
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CRONOLÓXICA
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ALFABÉTICA
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OUTRA
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DESCRIÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO
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POR UNIDADE DOCUMENTÁRIO
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POR UNIDADE DE INSTALAÇÃO
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2. AVALIAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO.
VALOR ADMINISTRATIVO
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PRAZO
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JUSTIFICAÇÃO/LEGISLAÇÃO
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VALOR LEGAL/JURÍDICO
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PRAZO
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JUSTIFICAÇÃO/LEGISLAÇÃO
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VALOR INFORMATIVO/HISTÓRICO
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ESCASSO/SUBSTANCIAL
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JUSTIFICAÇÃO/LEGISLAÇÃO
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REGIME DE ACESSO
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Acesso livre
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Acesso restrito
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Conteúdos protegidos
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Matérias afectadas
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Normativa
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Prazo de livre acesso
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Medidas de salvaguardar de conteúdos que facilitem o acesso
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JUSTIFICAÇÃO
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PRAZOS DE TRANSFERÊNCIA
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ARQUIVO
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PRAZO
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JUSTIFICAÇÃO
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3. SELECÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTÁRIO.
TIPO SELECÇÃO
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PRAZO
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MOSTRAXE
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SUPORTE DE SUBSTITUIÇÃO
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CONSERVAÇÃO TOTAL
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CONSERVAÇÃO PARCIAL
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ELIMINAÇÃO
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JUSTIFICAÇÃO
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4. NOTAS.
Notas e observações que se precisem a cada um dos pontos do estudo e estruturadas seguindo a mesma ordem e indicação:
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5. CONTROLO DO ESTUDO.
ÓRGÃO RESPONSÁVEL DO ESTUDO
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ARQUIVO ONDE SE REALIZA O ESTUDO
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PESSOA QUE REALIZA O ESTUDO
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DATAS EXTREMAS DO PERÍODO ESTUDADO
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DATA DE REALIZAÇÃO DO ESTUDO
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VALIDAR POR
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DATA DE VALIDAÇÃO
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ACTUALIZAÇÕES/REVISÕES DO ESTUDO
ÓRGÃO RESPONSÁVEL DA ACTUALIZAÇÃO/REVISÃO
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ARQUIVO ONDE SE REALIZA
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RESPONSÁVEL
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DATAS EXTREMAS DO PERÍODO ACTUALIZADO/REVISTO
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DATA DE REALIZAÇÃO DA ACTUALIZAÇÃO/REVISÃO
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ASSINATURAS
O RESPONSÁVEL pelo ESTUDO O TITULAR DOS DOCUMENTOS
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Proposta de critérios de avaliação para a selecção,
transferência da custodia e o acesso aos documentos
O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, de acordo com a Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, é o órgão colexiado consultivo e de asesoramento para o estudo e ditame sobre as questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções pelas instituições, administrações e organismos públicos, e pelas empresas e entidades deles dependentes, assim como à sua integração nos arquivos e ao regime de acesso e inutilidade administrativa de tais documentos no âmbito do Sistema de arquivos da Galiza.
Segundo o estabelecido no artigo 14.2.a) do Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, pelo que se regula a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e selecção de documentos, corresponde ao Conselho propor com carácter preceptivo ao órgão superior em matéria de arquivos e património documentário, os critérios de avaliação para a selecção, transferência da custodia e o acesso aos documentos para a sua aprovação.
Estes critérios permitem às pessoas titulares dos documentos e às responsáveis pelos arquivos integrados no Sistema de arquivos da Galiza conhecer os parâmetros empregues pelo Conselho para emitir informe sobre as suas propostas de valoração.
1. Documentos objecto de avaliação.
O objecto de avaliação são os documentos das instituições, administrações e organismos públicos e das empresas e entidades deles dependentes. O Conselho de Avaliação Documentário tem como finalidade ditaminar sobre à qualificação e utilização desses documentos, a sua integração nos arquivos e sobre o regime de acesso e inutilidade administrativa dos documentos, no âmbito do Sistema de arquivos da Galiza.
Os documentos de arquivo fazem parte do património documentário da Galiza e definem-se como toda a expressão em linguagem oral ou escrita, natural ou codificada, e qualquer expressão gráfica, sonora ou em imagem, recolhida e conservada em qualquer tipo de suporte material como informação ou prova pelas pessoas físicas ou jurídicas no desenvolvimento das suas actividades ou em virtude de obrigas legais.
Consideram-se, em todo o caso, documentos:
1º. Os que são resultado de procedimentos regulados por uma norma jurídica.
2º. Os que, sem estar regulados por normas de procedimento específicas, lhes servem às instituições e pessoas como elementos de informação e conhecimento.
3º. Os documentos públicos administrativos produzidos electronicamente, segundo estabelece o artigo 26 da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas.
A avaliação fá-se-á a nível de série documentário, já que os documentos reflectem as actividades das administrações que, reguladas normalmente por um procedimento, têm um carácter seriado que se prolonga no tempo.
Cada série documentário está integrada por um conjunto de documentos, normalmente em forma de expedientes, que testemunham a actividade desenvolvida de forma continuada no tempo por um ou vários órgãos ou unidades administrativas no exercício de uma determinada função e regulada geralmente por uma mesma norma de procedimento.
2. Avaliação de séries documentários.
A avaliação documentário é a fase do tratamento documentário que consiste em determinar os valores administrativo, legal-jurídico, informativo e histórico presentes em cada uma das séries documentários identificadas para os efeitos da sua selecção para a conservação ou eliminação. A avaliação determinará a vigência temporária desses valores, os prazos de transferência, o regime e os prazos de acesso e a selecção de documentos.
2.1. Critérios gerais de avaliação de documentos.
Para a avaliação de documentos ter-se-ão em conta os seguintes critérios gerais:
a) Os documentos deverão conservar-se necessariamente enquanto tenham vigência administrativa e subsista o seu valor probatório de direitos e obrigas das pessoas e dos entes públicos.
b) A análise dos valores secundários, informativos e históricos, realizar-se-á desde una tripla perspectiva:
– Transcendência como testemunho da actividade do produtor.
– Transcendência como testemunho da actuação da Administração ou das instituições privadas.
– Transcendência como testemunho da sociedade no seu conjunto.
c) Na proposta de selecção estabelecer-se-ão as seguintes preferências:
– Preferência do original sobre o duplicado.
– Preferência do suporte menos voluminoso.
– Preferência das séries ou documentos compiladores.
– Preferência da série mais completa, em relação com a informação que contém.
d) Com carácter geral, no âmbito da Administração autonómica, os documentos anteriores a 1990 consideram-se de conservação permanente e, portanto, não serão eliminados.
Cada Administração ou instituição poderá determinar uma data de corte para a avaliação dos seus documentos.
e) Os documentos que testemunham as reuniões dos órgãos colexiados e os de direcção consideram-se de conservação permanente e não poderão ser eliminados.
O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza poderá estabelecer aqueles critérios que considere oportunos e difundir para o conhecimento público.
2.2. Critérios específicos.
2.2.1. Critério de procedência.
Na proposta de selecção prevalecerá a conservação das séries que respondam aos seguintes critérios:
a) Séries documentários procedentes dos órgãos que ocupam uma posição mais elevada dentro de uma hierarquia administrativa.
b) Séries documentários produzidas pelos órgãos administrativos no exercício das funções que lhes são próprias e específicas.
c) Séries documentários produzidas pelos órgãos que realizam o seguimento completo do procedimento. As séries documentários que, em virtude das competências e funções desenvolvidas pelo órgão que as produz, reflectem tão só uma parte do procedimento são susceptíveis de ser eliminadas, sempre que se conserve a série que abranja a tramitação completa.
d) Séries documentários que permitam conhecer as circunstâncias de criação de um organismo.
e) Séries documentários que permitam conhecer a evolução das estruturas organizativo e as suas funções (tanto políticas como administrativas), as estratégias de gestão (planos estratégicos, políticas e programas) e as actividades da instituição, assim como a evolução do desenvolvimento e impacto destas estratégias e actividades.
2.2.2. Critério diplomático.
As propostas de selecção terão em conta o que a diplomata denomina tradição documentário, isto é, a relação temporária entre o documentos e o facto documentado que dá lugar às diferentes formas dos documentos: rascunhos ou minutas, originais únicos ou múltiplos e cópias, que podem ser simples, autênticas ou certificado.
Assim, segundo à tradição documentário, as propostas de selecção seguirão os seguintes critérios:
a) Os documentos originais, terminados e validar, são mais valiosos que as cópias. Contudo, os documentos originais cuja informação significativa esteja recopilada noutros originais são susceptíveis de eliminação.
b) Os documentos produzidos baixo a forma de originais múltiplas, quando o ente produtor conserve um original no expediente principal, são susceptíveis de eliminação.
c) Os documentos originais de manifesto valor efémero ou que não se integrem em nenhum procedimento administrativo da entidade produtora são susceptíveis de eliminação.
d) Com carácter geral, poderão ser eliminados sem o informe prévio do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza:
– As reproduções ou meras cópias de documentos, quando exista a devida garantia no que diz respeito à conservação do documento original, em bom estado, na própria instituição.
– Os documentos de apoio informativo, percebidos como documentação não original de características diversas, boletins, folhetos, etc., que não fazem parte da tramitação.
e) Contudo, requerer-se-á o relatório prévio do Conselho quando estejamos ante cópias, reproduções, rascunhos de documentos e outra documentação preparatória que:
– Contenham anotacións originais de interesse ou os documentos originais não estejam localizados ou em bom estado de conservação.
– Acheguem dados de interesse para o conhecimento do acto documentado.
– No caso dos documentos gerados por aplicações informáticas, estes estejam validar ou subsista o seu valor administrativo.
2.2.3. Critério de conteúdo.
Na proposta de selecção prevalecerá a conservação das séries que pelo seu conteúdo respondam aos seguintes critérios:
a) Séries documentários que recolhem informação substancial para reconstruír a história do órgão produtor, de um acontecimento, de um período cronolóxico concretizo, de um território ou dos cidadãos.
b) Séries documentários que contenham informação em forma sintética. Os documentos e as séries documentários que contêm informação que se encontra duplicada ou recapitulada noutros documentos ou séries documentários de cuja existência se tenha constância são susceptíveis de eliminação.
c) Séries documentários que testemunhem a elaboração e aprovação de leis, regulamentos e outras normas.
d) Séries documentários que avalizem os direitos das pessoas e entidades, públicas e privadas, tanto a respeito da própria instituição como em relação com outras.
e) Séries documentários que informem de maneira significativa das relações entre as pessoas e das relações entre estas e as instituições.
f) Séries documentários que informem dos avanços sociais, tecnológicos e científicos.
2.2.4. Critério de utilização.
Na proposta de selecção prevalecerá a conservação das séries documentários que pela sua demanda na consulta ou utilização se enquadrem nos seguintes supostos, na medida na que se tenham dados ao respeito:
a) As séries documentários que durante as fases de arquivo de escritório, arquivo central ou arquivo intermédio do seu ciclo vital foram objecto de demanda frequente por parte do órgão produtor, dos investigadores ou dos cidadãos em geral.
b) As séries documentários que pela sua origem, período cronolóxico que abrangem ou conteúdo espera-se que sejam objecto de consulta por parte dos utentes potenciais.
Ao invés, são susceptíveis de eliminação as séries que se encontrem nas seguintes circunstâncias:
c) As séries documentários cujo estado de deterioración impossibilitar a sua utilização e recuperação, ou cujo interesse com fins de investigação histórica não justifique a sua restauração.
d) As séries documentários cujo interesse e utilização com fins de investigação não justifique o custo de conservação e a informação que contenham possa ser obtida noutros documentos.