Descargar PDF Galego | Castellano| Português

DOG - Xunta de Galicia -

Diario Oficial de Galicia
DOG Núm. 39 Viernes, 23 de febrero de 2018 Pág. 11462

III. Otras disposiciones

Consejo de Cuentas de Galicia

RESOLUCIÓN de 14 de febrero de 2018 por la que se da publicidad al Acuerdo del Pleno de 2 de febrero de 2018 por el que se crea y se regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental.

El Pleno del Consejo de Cuentas, en su reunión del día 2 de febrero de 2018, adoptó el acuerdo por el que se crea y regula su Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental.

Para su conocimiento general y vigencia, la norma reguladora del citado órgano prevé su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Dando cumplimiento a dicha previsión y al amparo de las competencias que me corresponden conforme al artículo 10 del Reglamento de régimen interior del Consejo de Cuentas,

RESUELVO:

Disponer la publicación del acuerdo del Pleno del Consejo de Cuentas por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia como anexo a esta resolución.

Santiago de Compostela, 14 de febrero de 2018

José Antonio Redondo López
Consejero Mayor del Consejo de Cuentas de Galicia

ANEXO
Acuerdo del Pleno del Consejo de Cuentas por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7.3.b) de la Ley 6/1985, previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de Galicia y de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 47 de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, el Pleno del Consejo de Cuentas, en su sesión celebrada el día 2 de febrero de 2018, adoptó el siguiente acuerdo:

La Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, regula el patrimonio documental gallego, la organización, funcionamiento, acceso y difusión del contenido de los archivos de interés para Galicia y el Sistema de archivos de Galicia, y establece las obligaciones de los archivos que forman parte de este sistema.

El Archivo del Consejo de Cuentas de Galicia, en tanto institución que posee documentos de titularidad pública, constituye un archivo público que forma parte del Sistema de archivos de Galicia, de acuerdo con los artículos 5.2.a), 12 y 30.c) de la citada Ley de archivos de Galicia, y como tal tiene las funciones recogidas en el capítulo II de la misma, particularmente las relativas a la gestión documental, a la información y acceso a los documentos, y a la protección del patrimonio documental de la institución.

Como archivo público integrante del Sistema de archivos de Galicia está obligado a participar de forma activa en todos los procesos y funciones que integran la gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la citada ley de archivos y documentos, incluyendo la definición de los sistemas de información, la regulación de los procedimientos administrativos y el diseño de los documentos, a asegurar que se aplica un sistema de gestión corporativo acorde con lo previsto en la citada norma, que garantice la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de los documentos, y a aplicar a todos los documentos la normativa de evaluación que regulará su conservación, en razón de su valor jurídico e histórico, o bien su eliminación (artículo 31.3).

El artículo 47 de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, establece que los archivos de los órganos estatutarios desarrollarán sus sistemas de archivos a través de sus propias normas, previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de Galicia, y se atendrán a los criterios técnicos de esta ley en cuanto no se oponga a su régimen jurídico, de organización y funcionamiento.

El Consejo de Evaluación Documental de Galicia constituye el órgano superior colegiado consultivo y de asesoramiento para el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos producidos, recibidos o acumulados en el ejercicio de sus funciones por las instituciones, administraciones y organismos públicos y por las empresas y entidades de ellas dependientes, así como su integración en los archivos, y sobre aquellas relativas al régimen de acceso e inutilidad administrativas de tales documentos en el ámbito del Sistema de archivos de Galicia. Entre sus funciones, este consejo tiene la de informar con carácter preceptivo las propuestas de evaluación de los documentos de titularidad pública y la de supervisar las tablas de evaluación de los órganos calificadores de otras instituciones gallegas que custodien documentos considerados patrimonio documental gallego.

Por otro lado, en el marco de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, y, transitoriamente, de lo regulado en la Ley 11/2007, de 23 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, el Consejo de Cuentas deberá tener en cuenta en la elaboración de sus normas de archivo y gestión de documentos los principios que inspiran la actuación administrativa y los de interoperabilidad entre las administraciones, particularmente los criterios y recomendaciones de seguridad, normalización y conservación de la información, de los formatos y de las aplicaciones del Esquema nacional de interoperabilidad (ENI) y del Esquema nacional de seguridad (ENS) que deben conformar la política de gestión de documentos electrónicos institucional.

Por todos estos motivos, el Consejo de Cuentas de Galicia precisa dotarse de una comisión de archivo que pueda canalizar los estudios de identificación, evaluación y reglamentación del conjunto documental para que la institución pueda disponer de los instrumentos normativos y técnicos necesarios para ajustar su sistema de gestión de documentos y archivos a la normativa vigente.

Mediante la aprobación de este acuerdo, por el que se crea la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia y se regula su composición y funcionamiento, la institución pretende habilitar un órgano permanente de consulta y asesoramiento en el que se puedan abordar las necesidades de adaptación de la política de archivos institucional a la normativa vigente y a las normas técnicas que regulan la gestión de los documentos de archivo. Su ámbito de actuación será todo el sistema de archivos y de gestión de los documentos de cualquier edad y en cualquier soporte, producidos o recibidos en el desempeño de las funciones del Consejo de Cuentas de Galicia.

Primero. Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia

1. Esta norma tiene por objeto la creación y regulación del funcionamiento de la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia.

2. La Comisión constituye un órgano técnico y de asesoramiento de carácter indefinido, adscrito a la Secretaría General del Consejo, encargado del estudio de las medidas y procedimientos orientados a la mejora de la gestión documental y la coordinación del Sistema archivístico de la institución.

3. Su ámbito de actuación será el Sistema de archivos y de gestión de los documentos del Consejo de Cuentas de Galicia.

Segundo. Marco normativo

Para el desarrollo de sus cometidos, la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental se regulará por este reglamento, por la Ley 6/1985, de 24 de junio, del Consejo de Cuentas, y por el Reglamento de régimen interior del Consejo de Cuentas; por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, y, transitoriamente, por la Ley 11/2007, de 23 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos; por la Ley 5/2016, de 4 de mayo, del patrimonio cultural de Galicia; por la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, por el Decreto 25/2016, de 3 de marzo, por el que se regula la composición y el funcionamiento del Consejo de Archivos de Galicia, y por el Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el procedimiento de evaluación y selección de documentos.

Tercero. Finalidad y funciones

1. La Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental tiene como finalidad el estudio de las propuestas relativas a la normalización y regulación del Sistema de archivos y de gestión de los documentos del Consejo de Cuentas, así como el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos producidos, recibidos o acumulados en el ejercicio de sus funciones sin perjuicio de las competencias de los órganos del Consejo de Cuentas ni de las establecidas en favor de otros órganos por la legislación en materia de patrimonio documental de interés para Galicia.

2. Las funciones de la Comisión se concretan en los siguientes cometidos:

a) Ser el ámbito donde se canalizan y coordinan las actividades propias de la unidad administrativa responsable en materia de archivo como cabecera del sistema archivístico del Consejo, mediante el trabajo conjunto de sus miembros y la consulta a las unidades productoras de la documentación.

b) Normalizar los documentos de archivo cara a su simplificación y racionalización.

c) Regular el flujo documental en la etapa de producción de los documentos, de acuerdo al procedimiento administrativo y las normas de procedimiento del Consejo, bajo criterios de legalidad y eficiencia.

d) Elaborar instrucciones relativas a la producción, identificación, clasificación, ordenación y servicio de la documentación, prestando una atención prioritaria a aquellas series documentales resultantes del desempeño de las funciones específicas del Consejo (fiscalización, enjuiciamiento y prevención de la corrupción) y a aquellas que testimonian la creación, organización y funcionamiento de la institución (documentación de los órganos de gobierno).

e) Recibir las propuestas de identificación y evaluación documental presentadas por la persona titular de la unidad administrativa responsable en materia de archivo, con vistas a determinar para cada serie de documentos su vigencia, la calidad de su información y su accesibilidad o reserva.

f) Establecer, bajo criterios administrativos, jurídicos e históricos, los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad.

g) Normalizar los procesos de selección y eliminación de documentos, dictaminando la forma de disposición final, con el fin de determinar las series que, por sus valores informativos y testimoniales, sea preciso conservar una vez agotados sus valores administrativos.

h) Proceder a la calificación de los documentos esenciales, fruto del desarrollo de funciones y actividades consideradas esenciales por la institución.

i) Impulsar que se aplique en la gestión de los documentos un sistema de gestión corporativo acorde con el previsto en las normas, que garantice la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de los documentos, y que se les incorporen desde su creación o registro los metadatos de identificación, clasificación, conservación y acceso establecidos.

j) Planificar e instrumentalizar el subsistema de gestión de documentos electrónicos de la institución, estableciendo los necesarios requisitos de diseño, registro, uso y conservación de los mismos, garantizando su identidad, integridad, accesibilidad y conservación.

k) Estudiar y proponer la aprobación de la política de gestión de documentos electrónicos del Consejo de Cuentas de Galicia, conforme a la Norma técnica de interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos desarrollada por el ENI, que deberá estar integrada en el marco general de gestión de documentos de la entidad con independencia de su soporte material.

3. La Comisión Técnica de Archivo asesorará e informará a los órganos del Consejo de Cuentas en todo lo relativo a temas de su competencia.

Cuarto. Composición de la Comisión

1. La Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental estará compuesta por una presidencia, una secretaría y cinco vocalías con voz y voto.

2. Le corresponde la Presidencia a la persona titular de la Secretaría General del Consejo.

3. Le corresponde la Secretaría a un técnico o técnica de la unidad administrativa responsable en materia de archivo que actuará con voz pero sin voto.

4. Serán vocales de la Comisión Técnica de Archivo y de Gestión Documental la persona titular de la jefatura de la unidad administrativa responsable en materia de archivo, la persona titular de la jefatura del Servicio de Informática, un letrado o una letrada de la Asesoría Jurídica, la persona titular de la jefatura de una de las unidades administrativas de la Secretaría General y un auditor o una auditora.

5. El nombramiento de los vocales se hará por un período de cuatro años, por resolución de la Comisión de Gobierno a propuesta del presidente de la comisión.

6. En las sesiones de la Comisión participarán, en calidad de invitados, los responsables de la gestión de las unidades administrativas y los auditores de las áreas cuyos procedimientos y series sean objeto de estudio.

7. Corresponde a la Presidencia de la Comisión Técnica, además de las funciones establecidas para la misma por la normativa que regula los órganos colegiados de las administraciones públicas, elevar las propuestas aprobadas por los miembros de la Comisión a los órganos competentes del Consejo de Cuentas y los acuerdos de estos al Consejo de Archivos de Galicia y al Consejo de Evaluación Documental de Galicia.

8. Corresponde a la persona titular de la jefatura de la unidad administrativa responsable en materia de archivo como vocal:

a) Analizar con la persona titular de la Presidencia las comunicaciones, las notificaciones y los informes de los miembros de la comisión que deban ser sometidos a estudio y aprobación en la misma.

b) Hacer circular, si fuese oportuno, las citadas comunicaciones, notificaciones e informes entre los miembros de la Comisión.

c) Preparar los informes y los instrumentos técnicos, normativos y formativos que deberán estudiar los miembros de la Comisión.

d) Redactar las propuestas de acuerdo de la política de gestión de documentos y las propuestas de instrumentos técnicos, normativos y formativos que deberán ser debatidas en la Comisión.

e) Ejecutar las medidas adoptadas por esta comisión técnica.

Quinto. Funcionamiento de la Comisión

1. La Comisión Técnica se reunirá en sesión ordinaria por lo menos tres veces al año, y siempre que la Presidencia lo considere necesario a petición propia o de la persona titular de la jefatura de la unidad administrativa responsable en materia de archivo o a solicitud de un tercio de sus miembros.

2. A los efectos de una mayor operatividad, podrán constituirse, dentro de la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental subcomisiones o grupos de trabajo para analizar aspectos concretos de la gestión documental, atendiendo a la especificidad de los temas a estudiar.

3. La persona titular de la Presidencia de la Comisión podrá solicitar el asesoramiento de especialistas ajenos a la institución al objeto de contrastar los criterios de valoración de la documentación.

4. En lo no dispuesto por esta norma, el funcionamiento de la Comisión se regirá por lo establecido para los órganos colegiados de las administraciones públicas.

Sexto. Gestión documental del Consejo de Cuentas de Galicia

1. Los documentos generados y recibidos en el ejercicio de sus competencias por el Consejo de Cuentas de Galicia son documentos de titularidad pública integrados en el patrimonio documental de Galicia.

2. Se entiende por Sistema de archivos y de gestión de documentos del Consejo de Cuentas el conjunto de órganos, archivos, unidades administrativas y servicios encargados de la custodia de los documentos y archivos desde que se generan o reciben hasta que se eliminan o conservan definitivamente, es decir, a lo largo de todo su ciclo de vida.

3. El Sistema de archivos y de gestión de los documentos del Consejo se instrumentaliza a través de normas y directrices técnicas de carácter corporativo, y con el recurso de las herramientas técnicas, funcionales y operativas necesarias para la consecución de sus objetivos.

4. Se entiende por gestión documental del Consejo de Cuentas de Galicia el conjunto de funciones, procesos y medios que, integrados en la gestión administrativa general y aplicados con carácter transversal y de modo continuo en el seno del Sistema de archivos del Consejo, sirven para garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, así como para la configuración de su patrimonio documental.

5. La gestión documental del Consejo está integrada por los siguientes procesos y funciones archivísticas: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación y el servicio de los documentos.

6. La gestión documental en el Consejo incluirá:

a) La definición de los sistemas de información y la aprobación de una política de gestión de documentos del Consejo de Cuentas de Galicia que asegure la adecuada gestión documental.

b) La política de gestión de documentos en lo relativo a los documentos electrónicos se atendrá a los criterios derivados de la Norma técnica de interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos desarrollada por el Esquema nacional de interoperabilidad (ENI) y a los de protección de la información, en el marco del Esquema nacional de seguridad (ENS).

c) La definición y catalogación de los procedimientos administrativos al objeto de dar cumplimiento al mandato de la normativa sobre procedimiento administrativo y transparencia, y de determinar los criterios de valoración para la selección, transferencia y acceso a los documentos a lo largo del tiempo.

d) El diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualización e interoperabilidad.

e) El análisis de los procedimientos administrativos electrónicos, antes de su implantación, incluirá un informe de valoración y selección de la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental y los informes pertinentes de seguridad de la información y protección de datos personales.

Séptimo. Procedimiento de valoración y selección de documentos

1. Los documentos de titularidad pública del Consejo de Cuentas de Galicia serán evaluados y seleccionados para determinar su conservación o eliminación, de acuerdo con sus valores administrativos, jurídicos, históricos y legales, y sus plazos de vigencia, acceso y conservación.

2. Las tablas de evaluación sometidas a informe de la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo irán acompañadas de un análisis de cada serie documental con los estudios de identificación, evaluación y selección normalizados según los criterios establecidos en la normativa que regula la composición y funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el procedimiento de evaluación y selección de documentos.

3. Las tablas de evaluación aprobadas por el Pleno del Consejo serán remitidas al Consejo de Evaluación Documental de Galicia al objeto de ser supervisadas e informadas de acuerdo a los artículos 2.b), 2.c) y 2.f) del citado Decreto15/2016, sin perjuicio de acordar, a instancias de la Comisión, un período de audiencia o información pública directa cuando se considere pertinente.

4. Se publicará un extracto de las tablas de evaluación aprobadas en el Diario Oficial de Galicia, sin perjuicio de la posibilidad de su publicación en la web del Consejo de Cuentas. En el caso de las series de fiscalización, se comunicará, además, al Tribunal de Cuentas el proceso de eliminación. El extracto contará como mínimo de los siguientes datos: el código de las series evaluadas, su denominación, la procedencia y la resolución de aprobación de las citadas tablas.

5. En el procedimiento de evaluación y selección se guardará el correspondiente expediente, que incluirá los estudios de identificación y evaluación, la propuesta de la tabla de evaluación elaborada por la persona responsable del archivo, la certificación del acuerdo de la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental, los informes de la Asesoría Jurídica, y de un auditor o auditora, cuando la documentación corresponda a las series de fiscalización y prevención de la corrupción, la certificación del acuerdo del órgano de gobierno, el informe preceptivo del órgano consultivo del Sistema de archivos de Galicia, y, en su caso, las actas de eliminación de la documentación, que serán firmadas por el consejero o consejera mayor y la persona titular de la jefatura de la unidad administrativa responsable en materia de archivo. Las actas incluirán los datos de identificación de los procedimientos y de las series o fracciones de serie eliminadas, así como las fechas extremas y el volumen de las mismas. Se indicará también, de ser oportuno, la técnica de muestreo utilizada.

Disposición adicional primera. Impacto económico para la Administración

Los miembros de la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas realizarán sus funciones como parte de las funciones propias de su puesto de trabajo. Por tal motivo, la participación en este órgano colegiado no generará derechos económicos ni indemnizaciones por asistencia a sus miembros.

Disposición adicional segunda. Presencia equilibrada de mujeres y hombres

El nombramiento de vocales se atendrá, en la medida de lo posible, a preservar la presencia equilibrada de mujeres y hombres en la Comisión.

Disposición final primera. Plazo de constitución

En el plazo máximo de un mes desde la entrada en vigor de este reglamento se constituirá la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas.

Disposición final segunda. Designación de representantes

Los miembros de la comisión serán propuestos en el plazo de 15 días desde el día de entrada en vigor de este reglamento.

Disposición final tercera. Entrada en vigor

Esta resolución entrará en vigor el día siguiente a su publicación en el Diario Oficial de Galicia.