O Pleno do Conselho de Contas, na sua reunião do dia 2 de fevereiro de 2018, adoptou o acordo pelo que se acredite e regula a sua Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário.

Para o seu conhecimento geral e vigência, a norma reguladora do citado órgão prevê a sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Dando cumprimento à dita previsão e ao amparo das competências que me correspondem conforme o artigo 10 do Regulamento de regime interior do Conselho de Contas,

RESOLVO:

Dispor a publicação do acordo do Pleno do Conselho de Contas pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza como anexo a esta resolução.

Santiago de Compostela, 14 de fevereiro de 2018

José Antonio Redondo López
Conselheiro Maior do Conselho de Contas da Galiza

ANEXO
Acordo do Pleno do Conselho de Contas pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza

De conformidade com o disposto no artigo 7.3.b) da Lei 6/1985, depois do informe preceptivo do Conselho de Arquivos da Galiza e de acordo com o preceptuado no artigo 47 da Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, o Pleno do Conselho de Contas, na sua sessão celebrada o dia 2 de fevereiro de 2018, adoptou o seguinte acordo:

A Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, regula o património documentário galego, a organização, funcionamento, acesso e difusão do contido dos arquivos de interesse para A Galiza e o Sistema de arquivos da Galiza, e estabelece as obrigações dos arquivos que fazem parte deste sistema.

O Arquivo do Conselho de Contas da Galiza, em tanto instituição que possui documentos de titularidade pública, constitui um arquivo público que faz parte do Sistema de arquivos da Galiza, consonte os artigos 5.2.a), 12 e 30.c) da citada Lei de arquivos da Galiza, e como tal tem as funções recolhidas no seu capítulo II, nomeadamente as relativas à gestão documentário, à informação e acesso aos documentos, e à protecção do património documentário da instituição.

Como arquivo público integrante do Sistema de arquivos da Galiza está obrigado a participar de forma activa em todos os processos e funções que integram a gestão documentário, de acordo com o estabelecido no artigo 18 da citada lei de arquivos e documentos, incluindo a definição dos sistemas de informação, a regulação dos procedimentos administrativos e o desenho dos documentos, a assegurar que se aplica um sistema de gestão corporativo acorde com o previsto na citada norma, que garanta a autenticidade, fiabilidade, disponibilidade e integridade dos documentos, e a aplicar a todos os documentos a normativa de avaliação que regerá a sua conservação, em razão do seu valor jurídico e histórico, ou bem a sua eliminação (artigo 31.3).

O artigo 47 da Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, estabelece que os arquivos dos órgãos estatutários desenvolverão os seus sistemas de arquivos através das suas próprias normas, depois do informe preceptivo do Conselho de Arquivos da Galiza, e ateranse aos critérios técnicos desta lei em canto não se oponham ao seu regime jurídico, de organização e funcionamento.

O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza constitui o órgão superior colexiado consultivo e de asesoramento para o estudo e ditame sobre as questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções pelas instituições, administrações e organismos públicos e pelas empresas e entidades deles dependentes, assim como a sua integração nos arquivos, e sobre aquelas relativas ao regime de acesso e inutilidade administrativas de tais documentos no âmbito do Sistema de arquivos da Galiza. Entre as suas funções, este conselho tem a de emitir relatório com carácter preceptivo sobre as propostas de avaliação dos documentos de titularidade pública e a de supervisionar as tabelas de avaliação dos órgãos cualificadores de outras instituições galegas que custodiem documentos considerados património documentário galego.

Por outra parte, no marco da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, da Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público, e, transitoriamente, do regulado na Lei 11/2007, de 23 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos, o Conselho de Contas deverá ter em conta na elaboração das suas normas de arquivo e gestão de documentos os princípios que inspiram a actuação administrativa e os de interoperabilidade entre as administrações, nomeadamente os critérios e recomendações de segurança, normalização e conservação da informação, dos formatos e das aplicações do Esquema nacional de interoperabilidade (ENI) e do Esquema nacional de segurança (ENS) que devem conformar a política de gestão de documentos electrónicos institucional.

Por todos estes motivos, o Conselho de Contas da Galiza precisa dotar de uma comissão de arquivo que possa canalizar os estudos de identificação, avaliação e regulamentação do conjunto documentário para que a instituição possa dispor dos instrumentos normativos e técnicos necessários para ajustar o seu sistema de gestão de documentos e arquivos à normativa vigente.

Mediante a aprovação deste acordo, pelo que se acredite a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza e se regula a sua composição e funcionamento, a instituição pretende habilitar um órgão permanente de consulta e asesoramento em que se possam abordar as necessidades de adaptação da política de arquivos institucional à normativa vigente e às normas técnicas que regulam a gestão dos documentos de arquivo. O seu âmbito de actuação será todo o sistema de arquivos e de gestão dos documentos de qualquer idade e em qualquer suporte produzidos ou recebidos no desempenho das funções do Conselho de Contas da Galiza.

Primeiro. Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza

1. Esta norma tem por objecto a criação e regulação do funcionamento da Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza.

2. A Comissão constitui um órgão técnico e de asesoramento de carácter indefinido, adscrito à Secretaria-Geral do Conselho, encarregado do estudo das medidas e procedimentos orientados à melhora da gestão documentário e a coordinação do sistema arquivístico da instituição.

3. O seu âmbito de actuação será o Sistema de arquivos e de gestão dos documentos do Conselho de Contas da Galiza.

Segundo. Marco normativo

Para o desenvolvimento das suas missões, a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário regerá por este regulamento, pela Lei 6/1985, de 24 de junho, do Conselho de Contas, e pelo Regulamento de regime interior do Conselho de Contas; pela Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, a Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público, e, transitoriamente, pela Lei 11/2007, de 23 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos; pela Lei 5/2016, de 4 de maio, do património cultural da Galiza; pela Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, pelo Decreto 25/2016, de 3 de março, pelo que se regula a composição e o funcionamento do Conselho de Arquivos da Galiza, e pelo Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, pelo que se regula a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e selecção de documentos.

Terceiro. Finalidade e funções

1. A Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário tem como finalidade o estudo das propostas relativas à normalização e regulação do Sistema de arquivos e de gestão dos documentos do Conselho de Contas, assim como o estudo e ditame sobre as questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções, sem prejuízo das competências dos órgãos do Conselho de Contas nem das estabelecidas em favor de outros órgãos pela legislação em matéria do património documentário de interesse para A Galiza.

2. As funções da Comissão concretizam-se nas seguintes:

a) Ser o âmbito onde se canalizam e coordenam as actividades próprias da unidade administrativa responsável em matéria de arquivo como cabeceira do sistema arquivístico do Conselho, mediante o trabalho conjunto dos seus membros e a consulta às unidades produtoras da documentação.

b) Normalizar os documentos de arquivo para a sua simplificação e racionalização.

c) Regular o fluxo documentário na etapa de produção dos documentos, consonte o procedimento administrativo e as normas de procedimento do Conselho, sob critérios de legalidade e eficiência.

d) Elaborar instruções relativas à produção, identificação, classificação, ordenação e serviço da documentação, prestando uma atenção prioritária a aquelas séries documentários resultantes do desempenho das funções específicas do Conselho (fiscalização, axuizamento e prevenção da corrupção) e a aquelas que testemunham a criação, organização e funcionamento da instituição (documentação dos órgãos de governo).

e) Receber as propostas de identificação e avaliação documentário apresentados pela pessoa titular da unidade administrativa responsável em matéria de arquivo, tendo em vista determinar para cada série de documentos a sua vigência, a qualidade da sua informação e a sua acessibilidade ou reserva.

f) Estabelecer, sob critérios administrativos, jurídicos e históricos, os períodos de conservação dos documentos ao longo do seu ciclo de vida e determinar a sua acessibilidade.

g) Normalizar os processos de selecção e eliminação de documentos, ditaminando a forma de disposição final, com o fim de determinar as séries que, pelos seus valores informativos e testemuñais, seja preciso conservar uma vez esgotados os seus valores administrativos.

h) Proceder à qualificação dos documentos essenciais, fruto do desenvolvimento de funções e actividades consideradas essenciais pela instituição.

i) Impulsionar que se aplique na gestão dos documentos um sistema de gestão corporativo acorde com o previsto nas normas, que garanta a autenticidade, fiabilidade, disponibilidade e integridade dos documentos, e que se lhes incorporam desde a sua criação ou registro os metadado de identificação, classificação, conservação e acesso estabelecidos.

j) Planificar e instrumentalizar o subsistema de gestão de documentos electrónicos da instituição, estabelecendo os necessários requisitos do seu desenho, registro, uso e conservação, garantindo a sua identidade, integridade, acessibilidade e conservação.

k) Estudar e propor a aprovação da política de gestão de documentos electrónicos do Conselho de Contas da Galiza, conforme a Norma técnica de interoperabilidade de gestão de documentos electrónicos desenvolvida pelo ENI, que deverá estar integrada no marco geral de gestão de documentos da entidade com independência do seu suporte material.

3. A Comissão Técnica de Arquivo asesorará e informará os órgãos do Conselho de Contas em todo o relativo a temas da sua competência.

Quarto. Composição da Comissão

1. A Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário estará composta por uma presidência, uma secretaria e cinco vogalías com voz e voto.

2. Corresponde-lhe a Presidência à pessoa titular da Secretaria-Geral do Conselho.

3. Corresponde-lhe a Secretaria a um técnico ou técnica da unidade administrativa responsável em matéria de arquivo que actuará com voz mas sem voto.

4. Serão vogais da Comissão Técnica de Arquivo e de Gestão Documentário a pessoa titular da chefatura da unidade administrativa responsável em matéria de arquivo, a pessoa titular da chefatura do Serviço de Informática, um letrado ou uma letrado da Assessoria Jurídica, a pessoa titular da chefatura de uma das unidades administrativas da Secretaria-Geral e um auditor ou uma auditor.

5. A nomeação dos vogais fará por um período de quatro anos, por resolução da Comissão de Governo por proposta do presidente da comissão.

6. Nas sessões da Comissão participarão, em qualidade de invitados, os responsáveis pela gestão das unidades administrativas e os auditor das áreas cujos procedimentos e séries sejam objecto de estudo.

7. Corresponde à Presidência da Comissão Técnica, ademais das funções estabelecidas para ela pela normativa que regula os órgãos colexiados das administrações públicas, elevar as propostas aprovadas pelos membros da Comissão aos órgãos competente do Conselho de Contas e os acordos destes ao Conselho de Arquivos da Galiza e ao Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

8. Corresponde à pessoa titular da chefatura da unidade administrativa responsável em matéria de arquivo como vogal:

a) Analisar com a pessoa titular da Presidência as comunicações, as notificações e os relatórios dos membros da comissão que devam ser submetidos a estudo e aprovação nela.

b) Fazer circular, se for oportuno, as citadas comunicações, notificações e relatórios entre os membros da Comissão.

c) Preparar os relatórios e os instrumentos técnicos, normativos e formativos que deverão estudar os membros da Comissão.

d) Redigir as propostas de acordo da política de gestão de documentos e as propostas de instrumentos técnicos, normativos e formativos que deverão ser debatidas na Comissão.

e) Executar as medidas adoptadas por esta comissão técnica.

Quinto. Funcionamento da Comissão

1. A Comissão Técnica reunir-se-á em sessão ordinária quando menos três vezes ao ano e sempre que a Presidência o considere necessário o pedido próprio ou da pessoa titular da chefatura da unidade administrativa responsável em matéria de arquivo ou por solicitude de um terço dos seus membros.

2. Para os efeitos de uma maior operatividade, poderão constituir-se, dentro da Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário subcomisións ou grupos de trabalho para analisar aspectos concretos da gestão documentário, atendendo a especificidade dos temas que se vão estudar.

3. A pessoa titular da Presidência da Comissão poderá solicitar o asesoramento de especialistas alheios à instituição com o objecto de contrastar os critérios de avaliação da documentação.

4. No não disposto por esta norma, o funcionamento da Comissão reger-se-á pelo estabelecido para os órgãos colexiados das administrações públicas.

Sexto. Gestão documentário do Conselho de Contas da Galiza

1. Os documentos gerados e recebidos no exercício das suas competências pelo Conselho de Contas da Galiza são documentos de titularidade pública integrados no património documentário da Galiza.

2. Percebe-se por Sistema de arquivos e de gestão dos documentos do Conselho de Contas o conjunto de órgãos, arquivos, unidades administrativas e serviços encarregados da custodia dos documentos e arquivos desde que se geram ou recebem até que se eliminam ou conservam definitivamente, é dizer, ao longo de todo o seu ciclo de vida.

3. O Sistema de arquivos e de gestão dos documentos do Conselho instrumentalízase através de normas e directrizes técnicas de carácter corporativo, e com o recurso das ferramentas técnicas, funcional e operativas necessárias para a consecução dos seus objectivos.

4. Percebe-se por gestão documentário do Conselho de Contas da Galiza o conjunto de funções, processos e médios que, integrados na gestão administrativa geral e aplicados com carácter transversal e de modo contínuo no seio do Sistema de arquivos do Conselho, servem para garantir a autenticidade, a fiabilidade, a integridade e a disponibilidade dos documentos ao longo do tempo, assim como para a configuração do seu património documentário.

5. A gestão documentário do Conselho está integrada pelos seguintes processos e funções arquivísticas: a identificação, a avaliação, a organização, a descrição, a conservação e o serviço dos documentos.

6. A gestão documentário no Conselho incluirá:

a) A definição dos sistemas de informação e a aprovação de uma política de gestão de documentos do Conselho de Contas da Galiza que assegure a adequada gestão documentário.

b) A política de gestão de documentos no relativo aos documentos electrónicos aterase aos critérios derivados da Norma técnica de interoperabilidade de gestão de documentos electrónicos desenvolvida pelo Esquema nacional de interoperabilidade (ENI) e aos de protecção da informação, no marco do Esquema nacional de segurança (ENS).

c) A definição e catalogação dos procedimentos administrativos com o objecto de dar cumprimento ao mandato da normativa sobre procedimento administrativo e transparência, e de determinar os critérios de avaliação para a selecção, transferência e o acesso aos documentos ao longo do tempo.

d) O desenho dos documentos para garantir a sua autenticidade, integridade, fiabilidade, disponibilidade, contextualización e interoperabilidade.

e) A análise dos procedimentos administrativos electrónicos, prévia à sua implantação, incluirá um relatório de avaliação e selecção da Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário e os relatórios pertinente de segurança da informação e protecção de dados pessoais.

Sétimo. Procedimento de avaliação e selecção de documentos

1. Os documentos de titularidade pública do Conselho de Contas da Galiza serão avaliados e seleccionados para determinar a sua conservação ou eliminação, de acordo com os seus valores administrativos, jurídicos, históricos e legais, e os seus prazos de vigência, acesso e conservação.

2. As tabelas de avaliação submetidas a relatório da Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho irão acompanhadas de uma análise de cada série documentário com os estudos de identificação, avaliação e selecção normalizados segundo os critérios estabelecidos na normativa que regula a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e selecção de documentos.

3. As tabelas de avaliação aprovadas pelo Pleno do Conselho serão remetidas ao Conselho de Avaliação Documentário da Galiza com o objecto de serem supervisionadas e informadas consonte os artigos 2.b), 2.c) e 2.f) do citado Decreto 15/2016, sem prejuízo de acordar, por instância da Comissão, um período de audiência ou informação pública directa quando se considere pertinente.

4. Publicar-se-á um extracto das tabelas de avaliação aprovadas no Diário Oficial da Galiza, sem prejuízo da possibilidade da sua publicação na web do Conselho de Contas. No caso das séries de fiscalização, comunicar-se-á, ademais, ao Tribunal de Contas o processo de eliminação. O extracto conterá no mínimo os seguintes dados: o código das séries avaliadas, a sua denominação, a procedência e a resolução de aprovação das citadas tabelas.

5. No procedimento de avaliação e selecção guardar-se-á o correspondente expediente, que incluirá os estudos de identificação e avaliação, a proposta da tabela de avaliação elaborada pela pessoa responsável do arquivo, a certificação do acordo da Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário, os relatórios da Assessoria Jurídica, e de um auditor ou auditor, quando a documentação corresponda às séries de fiscalização e prevenção da corrupção, a certificação do acordo do órgão de governo, o relatório preceptivo do órgão consultivo do Sistema de arquivos da Galiza, e, se for o caso, as actas de eliminação da documentação, que serão assinadas pelo conselheiro ou conselheira maior e a pessoa titular da chefatura da unidade administrativa responsável em matéria de arquivo. As actas incluirão os dados de identificação dos procedimentos e das séries ou fracções de série eliminadas, assim como as datas extremas e o seu volume. Indicar-se-á também, de ser oportuno, a técnica de mostraxe utilizada.

Disposição adicional primeira. Impacto económico para a Administração

Os membros da Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas realizarão as suas funções como parte das funções próprias do seu posto de trabalho. Por tal motivo, a participação neste órgão colexiado não gerará direitos económicos nem indemnizações por assistência aos seus membros.

Disposição adicional segunda. Presença equilibrada de mulheres e homens

A nomeação de vogais aterase, na medida do possível, a preservar a presença equilibrada de mulheres e homens na Comissão.

Disposição derradeiro primeira. Prazo de constituição

No prazo máximo de um mês desde a entrada em vigor deste regulamento constituir-se-á a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas.

Disposição derradeiro segunda. Designação de representantes

Os membros da comissão serão propostos no prazo de 15 dias desde o dia de entrada em vigor deste regulamento.

Disposição derradeiro terceira. Entrada em vigor

Esta resolução entrará em vigor ao dia seguinte da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.