A entrada em vigor da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, supôs a abertura de um novo palco normativo para consolidar a Administração digital nas administrações públicas em geral.

De forma particular, na Administração geral e no sector público autonómico da Galiza este palco vê-se reforçado e, sobretudo, completado, com a publicação da Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, através da qual se busca a modernização do sector público autonómico e um melhor funcionamento dos seus serviços. Trata-se de pôr as novas tecnologias ao serviço de uma actividade administrativa mais eficiente, transparente e acessível.

Neste contexto deve situar-se o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, órgão criado pela Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, que no seu artigo 34 o define como órgão colexiado consultivo e de asesoramento para o estudo e ditame sobre as questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções pelas instituições, administrações e organismos públicos e pelas empresas e entidades deles dependentes, assim como à sua integração nos arquivos e ao regime de acesso e inutilidade administrativa de tais documentos no âmbito do Sistema de arquivos da Galiza.

Com posterioridade e seguindo o mandato da própria lei, mediante o Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, regulam-se a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, assim como o procedimento de avaliação e selecção de documentos.

Os procedimentos de referência resultam ineludibles para garantir uma ajeitada e mais racional gestão dos documentos no âmbito do Sistema de arquivos da Galiza. Neste senso, ainda que se trata de procedimentos relativamente recentes, na prática estão a ser decisivos para facilitar os direitos de acesso e consulta a documentos de titularidade pública ou para determinar a sua conservação ou eliminação, de ser o caso. A possibilidade de fazer uma tramitação em sede electrónica servirá para agilizar e facilitar a tramitação destes procedimentos outorgando maior dinamismo ao funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e melhorando a interacção dos seus membros.

Na sua virtude, e no uso das faculdades que me confiren os artigos 34 e 38 da Lei 1/1983, de 22 de fevereiro, de normas reguladoras da Junta e da sua Presidência, e de conformidade com o estabelecido na disposição final segunda do Decreto 172/2018, de 20 de dezembro,

DISPONHO:

Artigo 1. Objecto

1. Esta ordem tem por objecto aprovar os formularios normalizados que se empregarão para realizar as propostas de avaliação e eliminação de documentos respectivamente, diante do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, de conformidade com o Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, pelo que se regulam a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e selecção de documentos.

2. Os ditos procedimentos habilitarão na Guia de procedimentos e serviços, disponível na sede electrónica da Xunta de Galicia, com os seguintes códigos:

a) Procedimento de avaliação de documentos (CT111A).

b) Procedimento de eliminação de documentos (CT111B).

Artigo 2. Forma de apresentação

As solicitudes apresentar-se-ão obrigatoriamente por meios electrónicos através do formulario normalizado disponível na sede electrónica da Xunta de Galicia, https://sede.junta.gal.

Se alguma das pessoas interessadas apresenta a sua solicitude presencialmente, será requerida para que a emende através da sua apresentação electrónica. Para estes efeitos, considerar-se-á como data de apresentação da solicitude aquela em que fosse realizada a emenda.

Para a apresentação das solicitudes poderá empregar-se quaisquer dos mecanismos de identificação e assinatura admitidos pela sede electrónica da Xunta de Galicia, incluído o sistema de utente e chave Chave365 (https://sede.junta.gal/chave365).

Artigo 3. Documentação complementar necessária para a tramitação dos procedimentos

1. As pessoas interessadas deverão achegar com a solicitude de proposta de avaliação de documentos (anexo I) a seguinte documentação:

a) Estudo de identificação, avaliação e selecção, segundo modelo normalizado (DOG núm. 90, de 11 de maio de 2017).

2. As pessoas interessadas deverão achegar com a solicitude de eliminação de documentos (anexo II) a seguinte documentação:

a) Informe da arquiveira ou arquiveiro (anexo III).

b) Relação de documentos que se vão eliminar (anexo IV).

3. A documentação complementar deverá apresentar-se electronicamente. As pessoas interessadas responsabilizarão da veracidade dos documentos que apresentem. Excepcionalmente, a Administração poderá requerer a exibição do documento original para o cotexo da cópia electrónica apresentada.

Se alguma das pessoas interessadas apresenta a documentação complementar presencialmente, será requerida para que a emende através da sua apresentação electrónica.

Para estes efeitos, considerar-se-á como data de apresentação aquela em que fosse realizada a emenda.

Sempre que se realize a apresentação de documentos separadamente da solicitude, dever-se-ão indicar o código e o órgão responsável do procedimento, o número de registro de entrada da solicitude e o número de expediente, se se dispõe dele.

4. Em caso que algum dos documentos que se vá apresentar de forma electrónica supere os tamanhos máximos estabelecidos ou tenha um formato não admitido pela sede electrónica da Xunta de Galicia, permitir-se-á a sua apresentação de forma pressencial dentro dos prazos previstos e na forma indicada no parágrafo anterior. A informação actualizada sobre o tamanho máximo e os formatos admitidos pode consultar na sede electrónica da Xunta de Galicia.

Artigo 5. Notificações

1. As notificações de resoluções e actos administrativos praticar-se-ão só por meios electrónicos, nos termos previstos na normativa reguladora do procedimento administrativo comum.

2. As notificações electrónicas realizarão mediante o Sistema de notificação electrónica da Galiza-Notifica.gal, disponível através da sede electrónica da Xunta de Galicia (https://sede.junta.gal). Este sistema remeterá às pessoas interessadas aviso da posta à disposição das notificações à conta de correio e/ou telemóvel que constem na solicitude. Estes aviso não terão, em nenhum caso, efeitos de notificação praticada e a sua falta não impedirá que a notificação seja considerada plenamente válida.

3. Neste caso, as pessoas interessadas deverão criar e manter o seu endereço electrónico habilitado único através do Sistema de notificação electrónica da Galiza-Notifica.gal, para todos os procedimentos administrativos tramitados pela Administração geral e do sector público autonómico. Em todo o caso, a Administração geral poderá de ofício criar o indicado endereço, para os efeitos de assegurar que as pessoas interessadas cumpram a sua obrigação de relacionar-se por meios electrónicos.

4. As notificações perceber-se-ão praticadas no momento em que se produza o acesso ao seu conteúdo e rejeitadas quando transcorressem dez dias naturais desde a posta à disposição da notificação sem que se aceda ao seu conteúdo.

5. Se o envio da notificação electrónica não for possível por problemas técnicos, a Administração geral e do sector público autonómico praticará a notificação pelos médios previstos na normativa reguladora do procedimento administrativo comum.

Artigo 6. Trâmites administrativos posteriores à apresentação de solicitudes

1. Todos os trâmites administrativos que as pessoas interessadas devam realizar durante a tramitação deste procedimento deverão ser realizados electronicamente acedendo à Pasta cidadã da pessoa interessada, disponível na sede electrónica da Xunta de Galicia.

2. Uma vez apresentadas as solicitudes de propostas de avaliação ou eliminação de documentos, a sua tramitação e resolução seguirão o procedimento previsto no Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, pelo que se regulam a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e selecção de documentos.

Artigo 7. Comprovação de dados

1. Para a tramitação destes procedimentos consultar-se-ão automaticamente os dados incluídos nos seguintes documentos elaborados pelas administrações públicas:

a) NIF da entidade solicitante.

b) DNI/NIE da pessoa representante.

2. Em caso que as pessoas interessadas se oponham a esta consulta, deverão indicá-lo no recadro correspondente habilitado no formulario de início e achegar os documentos.

3. Excepcionalmente, em caso que alguma circunstância impossibilitar a obtenção dos citados dados poder-se-lhes-á solicitar às pessoas interessadas a apresentação dos documentos correspondentes.

Disposição adicional primeira. Informação básica sobre protecção de dados pessoais

Os dados pessoais obtidos neste procedimento serão tratados na sua condição de responsável pela Xunta de Galicia, Conselharia de Cultura e Turismo, com a finalidade de levar a cabo a tramitação administrativa que derive da gestão deste procedimento e a sua actualização da informação e conteúdos da Pasta cidadã.

O tratamento dos dados baseia no cumprimento de uma missão de interesse público ou no exercício de poderes públicos, conforme a normativa recolhida na ficha do procedimento incluída na Guia de procedimentos e serviços, no próprio formulario anexo e nas referências recolhidas em https://www.xunta.gal/informacion-geral-proteccion-dados. Contudo, determinados tratamentos poderão fundamentar no consentimento das pessoas interessadas, e reflectir-se-á esta circunstância no supracitado formulario.

Os dados serão comunicados às administrações públicas no exercício das suas competências, quando seja necessário para a tramitação e resolução dos seus procedimentos ou para que as pessoas interessadas possam aceder de forma integral à informação relativa a uma matéria.

Com o fim de dar-lhe a publicidade exixir ao procedimento, os dados identificativo das pessoas interessadas serão publicados, conforme o descrito na presente norma reguladora, através dos diferentes meios de comunicação institucionais dos que dispõe a Xunta de Galicia como diários oficiais, páginas web ou tabuleiros de anúncios.

As pessoas interessadas poderão aceder, rectificar e suprimir os seus dados, assim como exercer outros direitos ou retirar o seu consentimento, através da sede electrónica da Xunta de Galicia ou presencialmente nos lugares e registros estabelecidos na normativa reguladora do procedimento administrativo comum, segundo se explícita na informação adicional recolhida em https://www.gal/proteccion-dados-pessoais.

Disposição adicional segunda. Actualização de modelos normalizados

Os modelos normalizados aplicável na tramitação dos procedimentos regulados nesta disposição poderão ser modificados com o objecto de mantê-los actualizados e adaptados à normativa vigente. Para estes efeitos, será suficiente a publicação destes modelos adaptados ou actualizados na sede electrónica da Xunta de Galicia, onde estarão permanentemente acessíveis para todas as pessoas interessadas.

Disposição derradeiro. Entrada em vigor

Esta ordem entrará em vigor o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, 2 de junho de 2020

Román Rodríguez González
Conselheiro de Cultura e Turismo