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DOG - Xunta de Galicia -

Diario Oficial de Galicia
DOG Núm. 116 Lunes, 15 de junio de 2020 Pág. 23640

III. Otras disposiciones

Consellería de Cultura y Turismo

ORDEN de 2 de junio de 2020 por la que se establecen los formularios normalizados a emplear en los procedimientos administrativos de valoración y eliminación de documentos ante el Consejo de Evaluación Documental de Galicia (códigos de procedimiento CT111A y CT111B).

La entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, supuso la apertura de un nuevo escenario normativo para consolidar la Administración digital en las administraciones públicas en general.

De forma particular, en la Administración general y en el sector público autonómico de Galicia este escenario se ve reforzado y, sobre todo, completado, con la publicación de la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, a través de la cual se busca la modernización del sector público autonómico y un mejor funcionamiento de sus servicios. Se trata de poner las nuevas tecnologías al servicio de una actividad administrativa más eficiente, transparente y accesible.

En este contexto debe situarse el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia, órgano creado por la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, que en su artículo 34 lo define como órgano colegiado consultivo y de asesoramiento para el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos producidos, recibidos o acumulados en el ejercicio de sus funciones por las instituciones, administraciones y organismos públicos y por las empresas y entidades de ellos dependientes, así como a su integración en los archivos y al régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos en el ámbito del Sistema de archivos de Galicia.

Con posterioridad y siguiendo el mandato de la propia ley, mediante el Decreto 15/2016, de 14 de enero, se regulan la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia, así como el procedimiento de valoración y selección de documentos.

Los procedimientos de referencia resultan ineludibles para garantizar una adecuada y más racional gestión de los documentos en el ámbito del Sistema de archivos de Galicia. En este sentido, aunque se trata de procedimientos relativamente recientes, en la práctica están siendo decisivos para facilitar los derechos de acceso y consulta a documentos de titularidad pública o para determinar su conservación o eliminación, en su caso. La posibilidad de hacer una tramitación en sede electrónica servirá para agilizar y facilitar la tramitación de estos procedimientos otorgando mayor dinamismo al funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y mejorando la interacción de sus miembros.

A estos efectos, y en uso de las facultades que me confieren los artículos 34 y 38 de la Ley 1/1983, de 22 de febrero, de normas reguladoras de la Xunta y de su Presidencia, y de conformidad con lo establecido en la disposición final segunda del Decreto 172/2018, de 20 de diciembre,

DISPONGO:

Artículo 1. Objeto

1. Esta orden tiene por objeto la aprobación de los formularios normalizados que se emplearán para realizar las propuestas de valoración y eliminación de documentos respectivamente, ante el Consejo de Evaluación Documental de Galicia, de conformidad con el Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regulan la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el procedimiento de valoración y selección de documentos.

2. Dichos procedimientos se habilitarán en la Guía de procedimientos y servicios, disponible en la sede electrónica de la Xunta de Galicia, con los siguientes códigos:

a) Procedimiento de valoración de documentos (CT111A).

b) Procedimiento de eliminación de documentos (CT111B).

Artículo 2. Forma de presentación

Las solicitudes se presentarán obligatoriamente por medios electrónicos a través del formulario normalizado disponible en la sede electrónica de la Xunta de Galicia, https://sede.xunta.gal.

Si alguna de las personas interesadas presenta su solicitud presencialmente, se le requerirá para que la subsane a través de su presentación electrónica. A estos efectos, se considerará como fecha de presentación de la solicitud aquella en la que fuera realizada la subsanación.

Para la presentación de las solicitudes podrá emplearse cualquiera de los mecanismos de identificación y firma admitidos por la sede electrónica de la Xunta de Galicia, incluido el sistema de usuario y clave Chave365 (https://sede.xunta.gal/chave365).

Artículo 3. Documentación complementaria necesaria para la tramitación de los procedimientos

1. Las personas interesadas deberán adjuntar con la solicitud de propuesta de valoración de documentos (anexo I) la siguiente documentación:

a) Estudio de identificación, valoración y selección, según modelo normalizado (DOG núm. 90, de 11 de mayo de 2017).

2. Las personas interesadas deberán adjuntar con la solicitud de eliminación de documentos (anexo II) la siguiente documentación:

a) Informe de la archivera o archivero (anexo III).

b) Relación de documentos que se van a eliminar (anexo IV).

3. La documentación complementaria deberá presentarse electrónicamente. Las personas interesadas se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten. Excepcionalmente, la Administración podrá requerir la exhibición del documento original para el cotejo de la copia electrónica presentada.

Si alguna de las personas interesadas presenta la documentación complementaria presencialmente, se le requerirá para que la subsane a través de su presentación electrónica.

A estos efectos, se considerará como fecha de presentación aquella en la que fuese realizada la subsanación.

Siempre que se realice la presentación de documentos separadamente de la solicitud, se deberán indicar el código y el órgano responsable del procedimiento, el número de registro de entrada de la solicitud y el número de expediente, si se dispone de él.

4. En el caso de que alguno de los documentos a presentar de forma electrónica supere los tamaños máximos establecidos o tenga un formato no admitido por la sede electrónica de la Xunta de Galicia, se permitirá su presentación de forma presencial dentro de los plazos previstos y en la forma indicada en el párrafo anterior. La información actualizada sobre el tamaño máximo y los formatos admitidos puede consultarse en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

Artículo 5. Notificaciones

1. Las notificaciones de resoluciones y actos administrativos se practicarán solo por medios electrónicos, en los términos previstos en la normativa reguladora del procedimiento administrativo común.

2. Las notificaciones electrónicas se realizarán mediante el Sistema de notificación electrónica de Galicia-Notifica.gal, disponible a través de la sede electrónica de la Xunta de Galicia (https://sede.xunta.gal). Este sistema remitirá a las personas interesadas avisos de la puesta a disposición de las notificaciones a la cuenta de correo y/o teléfono móvil que consten en la solicitud. Estos avisos no tendrán, en ningún caso, efectos de notificación practicada y su falta no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

3. En este caso las personas interesadas deberán crear y mantener su dirección electrónica habilitada única a través do Sistema de notificación electrónica de Galicia-Notifica.gal, para todos los procedimientos administrativos tramitados por la Administración general y del sector público autonómico. En todo caso, la Administración general podrá de oficio crear la indicada dirección, a los efectos de asegurar que las personas interesadas cumplan su obligación de relacionarse por medios electrónicos.

4. Las notificaciones se entenderán practicadas en el momento en el que se produzca el acceso a su contenido y rechazadas cuando hubiesen transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido.

5. Si el envío de la notificación electrónica no fuese posible por problemas técnicos, la Administración general y del sector público autonómico practicará la notificación por los medios previstos en la normativa reguladora del procedimiento administrativo común.

Artículo 6. Trámites administrativos posteriores a la presentación de solicitudes

1. Todos los trámites administrativos que las personas interesadas deban realizar durante la tramitación de este procedimiento deberán ser realizados electrónicamente accediendo a la Carpeta ciudadana de la persona interesada, disponible en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

2. Una vez presentadas las solicitudes de propuestas de valoración o eliminación de documentos, su tramitación y resolución seguirán el procedimiento previsto en el Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regulan la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el procedimiento de valoración y selección de documentos.

Artículo 7. Comprobación de datos

1. Para la tramitación de estos procedimientos se consultarán automáticamente los datos incluidos en los siguientes documentos elaborados por las administraciones públicas:

a) NIF de la entidad solicitante.

b) DNI/NIE de la persona representante.

2. En el caso de que las personas interesadas se opongan a esta consulta, deberán indicarlo en la casilla correspondiente habilitada en el formulario de inicio y aportar los documentos.

3. Excepcionalmente, en el caso de que alguna circunstancia imposibilitase la obtención de los citados datos se podrá solicitar a las personas interesadas la presentación de los documentos correspondientes.

Disposición adicional primera. Información básica sobre protección de datos personales

Los datos personales recabados en este procedimiento serán tratados en su condición de responsable por la Xunta de Galicia, Consellería de Cultura y Turismo con la finalidad de llevar a cabo la tramitación administrativa que se derive de la gestión de este procedimiento y su actualización de la información y contenidos de la Carpeta ciudadana.

El tratamiento de los datos se basa en el cumplimiento de una misión de interés público o en ejercicio de poderes públicos, conforme a la normativa recogida en la ficha del procedimiento incluida en la Guía de procedimientos y servicios, en el propio formulario anexo y en las referencias recogidas en https://www.xunta.gal/informacion-xeral-proteccion-datos. No obstante, determinados tratamientos podrán fundamentarse en el consentimiento de las personas interesadas, reflejándose esta circunstancia en dicho formulario.

Los datos serán comunicados a las administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias, cuando sea necesario para la tramitación y resolución de sus procedimientos o para que las personas interesadas puedan acceder de forma integral a la información relativa a una materia.

A fin de dar la publicidad exigida al procedimiento, los datos identificativos de las personas interesadas serán publicados, conforme a lo descrito en la presente norma reguladora, a través de los distintos medios de comunicación institucionales de los que dispone la Xunta de Galicia como diarios oficiales, páginas web o tablones de anuncios.

Las personas interesadas podrán acceder, rectificar y suprimir sus datos, así como ejercer otros derechos o retirar su consentimiento, a través de la sede electrónica de la Xunta de Galicia o presencialmente en los lugares y registros establecidos en la normativa reguladora del procedimiento administrativo común, según se explicita en la información adicional recogida en https://www.gal/proteccion-datos-persoais.

Disposición adicional segunda. Actualización de modelos normalizados

Los modelos normalizados aplicables en la tramitación de los procedimientos regulados en esta disposición podrán ser modificados con el objeto de mantenerlos actualizados y adaptados a la normativa vigente. A estos efectos, será suficiente la publicación de estos modelos adaptados o actualizados en la sede electrónica de la Xunta de Galicia, donde estarán permanentemente accesibles para todas las personas interesadas.

Disposición final. Entrada en vigor

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 2 de junio de 2020

Román Rodríguez González
Conselleiro de Cultura y Turismo

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