A Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, estabeleceu para os/as empregados/as públicos/as a obrigação de relacionar com as administrações públicas mediante meios electrónicos para os trâmites e actuações que realizem com elas por razão da sua condição de empregado/a público/a, na forma que determine regulamentariamente cada Administração.

Pela sua vez, o artigo 53.1.d) prescreve que as pessoas interessadas no procedimento administrativo têm direito a não apresentar dados e documentos não exixir pelas normas aplicável ao procedimento de que se trate, que já se encontrem em poder das administrações públicas ou que fossem elaborados por elas.

No âmbito da Comunidade Autónoma da Galiza, a Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, dota o ordenamento jurídico autonómico de uma regulação única que sistematiza num único corpo toda a regulação relativa às relações digitais ad extra e ad intra no sector público autonómico da Galiza, os direitos das pessoas nas suas relações digitais e que promove um regime jurídico novo na administração digital do sector público autonómico da Galiza segundo as prescrições estabelecidas na Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, e na Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público. Neste sentido, os procedimentos e os serviços digitais que se implantem deverão respeitar o princípio de «só uma vez» com a finalidade de garantir que a mesma informação se facilite uma só vez e, ademais, a Administração deverá impulsionar a introdução na gestão pública de novas ferramentas, serviços e processos de prestação da actividade para o seu pessoal empregado público.

No que respeita à relação do pessoal docente com a Administração e, concretamente, com esta conselharia, são numerosos os procedimentos administrativos em que o pessoal docente pode participar como pessoa interessada: processos de provisão de postos, de selecção de pessoal, de habilitação de especialidade, entre outros. Por esta razão, é obrigado proceder à regulação do expediente do pessoal docente com a finalidade de garantir que o professorado disponha de uma ferramenta digital que lhe permita não só relacionar-se electronicamente com a Administração, senão também achegar uma só vez a documentação necessária para os diferentes procedimentos em que participe.

Em consequência, procede regular o conteúdo, o uso e o acesso ao expediente do pessoal docente que dá os ensinos regulados na Lei orgânica 2/2006, de 3 de maio, de educação, em centros dependentes da Conselharia de Cultura, Educação e Universidade, pelo que esta conselharia

RESOLVE:

Artigo 1. Objecto

Esta ordem tem por objecto regular o conteúdo, o uso, o acesso e os efeitos dos dados armazenados de forma electrónica no expediente administrativo do pessoal funcionário dos corpos docentes e do pessoal laboral docente que dá os ensinos regulados na Lei orgânica 2/2006, de 3 de maio, de educação, em centros dependentes da Conselharia de Cultura, Educação e Universidade (código de procedimento ED011A).

Artigo 2. Âmbito de aplicação

Esta ordem será de aplicação ao pessoal funcionário dos corpos docentes e ao pessoal laboral docente que dá os ensinos regulados na Lei orgânica 2/2006, de 3 de maio, de educação, em centros dependentes da Conselharia de Cultura, Educação e Universidade.

Artigo 3. Expediente administrativo

3.1. O expediente administrativo integrará todos os dados pessoais, académicos e profissionais do pessoal docente incluído no âmbito de aplicação desta ordem num suporte electrónico que permitirá a gestão integral do expediente, assim como a configuração de um sistema de informação corporativo para a gestão do pessoal docente por parte dos órgãos directivos da conselharia competente em matéria de educação.

3.2. O pessoal incluído no âmbito de aplicação desta ordem poderá aceder ao seu expediente pessoal no endereço www.edu.xunta.gal/datospersoais para a sua consulta, modificação, actualização, assim como para todos aqueles trâmites que seja preciso realizar para a participação nos procedimentos administrativos que se determine.

Artigo 4. Tipos de dados e tratamento

4.1. O expediente do pessoal docente incluirá dados tanto identificativo como de características pessoais, assim como académicos ou profissionais, e qualquer outro dado que se considere necessário para a gestão dos procedimentos do pessoal docente.

4.2. Os dados de carácter pessoal serão os necessários para as comunicações que se devam realizar nos diferentes procedimentos relativos à gestão dos recursos humanos, assim como os dados bancários para o pagamento das retribuições.

4.3. Os dados de tipo académico ou profissional e qualquer outro dado necessário para a gestão dos procedimentos do pessoal docente serão os precisos para a valoração dos conhecimentos e experiência da pessoa. Estes dados empregarão na tramitação e valoração de requisitos e méritos nos correspondentes processos de selecção de pessoal, provisão de postos de trabalho, processos de desenvolvimento profissional, assim como aqueles outros necessários para a gestão do pessoal docente.

4.4. Além disso, incorporará ao expediente a informação gerada nos sistemas informáticos de gestão de pessoal que se correspondam com outro tipo de procedimentos que se possam realizar através de qualquer plataforma de tramitação do pessoal objecto de aplicação desta ordem, ou qualquer outro processo que a conselharia competente em matéria de educação considere incluir no exercício das suas competências de gestão e ordenação do pessoal.

4.5. Os dados anteriormente mencionados poder-se-ão empregar em todos os procedimentos em que intervenha a pessoa interessada e que os órgãos directivos da conselharia competente em matéria de educação considerem oportunos, independentemente da sua finalidade inicial, sempre que seja necessário para o cumprimento das obrigações e o exercício dos direitos no âmbito da manutenção, cumprimento e desenvolvimento da relação laboral ou administrativa que vincula o pessoal com a Administração educativa.

Artigo 5. Conteúdo do expediente administrativo

5.1. Os dados contidos no expediente administrativo classificar-se-ão nas seguintes categorias:

a) Dados pessoais:

– Dados identificativo do pessoal docente: DNI/NIE e nome e apelidos.

– Dados de características pessoais: sexo, data de nascimento; país, câmara municipal e lugar de nascimento, e país de nacionalidade.

– Dados correspondentes ao seu endereço particular e aos dispositivos móveis e contas de correio electrónico mediante os quais se formularão as comunicações ordinárias com o pessoal docente com independência que para cada procedimento as comunicações deverão realizar do modo que para cada um deles se estabeleça como válido.

– Dados bancários para o pagamento das retribuições.

b) Dados profissionais:

– Corpos.

– Especialidades.

– Destinos.

– Situações administrativas.

– Cargos directivos.

– Cargos não directivos.

– Cargos não docentes.

– Participação em tribunais de oposição e comissões de selecção nos procedimentos de selecção de pessoal docente em etapas não universitárias.

– Titorías e outras funções.

c) Dados académicos:

– Formação recebida.

– Formação dada.

– Títulos.

– Línguas.

– Publicações e méritos artísticos.

– Outros méritos.

5.2. A conselharia competente em matéria de educação incluirá no expediente administrativo todos aqueles dados profissionais do pessoal docente que presta serviços para a própria conselharia, os dados pessoais de que disponha por terem sido facilitados pelo dito pessoal mediante a sua participação nos diferentes procedimentos administrativos cuja gestão lhe corresponde, assim como aqueles dados académicos que possua a conselharia por serem da sua competência.

5.3. Os dados diferentes dos referidos no parágrafo anterior que o pessoal docente alegue no expediente administrativo requererão, para a sua incorporação, da validação do pessoal funcionário da conselharia competente em matéria de educação que se designe.

Artigo 6. Gestão do expediente administrativo

6.1. A elaboração, o desenvolvimento, a direcção, a gestão e o seguimento dos expedientes do pessoal docente corresponderá à pessoa titular do órgão superior ou de direcção com competência em matéria de centros e recursos humanos, sem prejuízo das atribuições que lhe correspondem ao órgão superior ou de direcção com competência em matéria de educação e formação profissional no relativo às competências de reconhecimento, certificação e registro das actividades de formação do professorado e às próprias das chefatura territoriais.

6.2. A pessoa titular do órgão superior ou de direcção com competência em matéria de centros e recursos humanos designará pessoal funcionário específico para realizar as tarefas de validação da documentação achegada pelo pessoal docente para a sua incorporação ao expediente, consonte os procedimentos específicos estabelecidos para tais fins, excepto no relativo à documentação de actividades de formação que sejam susceptíveis de reconhecimento e certificação, para o qual se designará pessoal funcionário de validação específico da unidade correspondente. Para estes efeitos, o pessoal funcionário de validação será o encarregado da verificação da dita documentação mediante a comprovação da validade e acreditação documentário suficiente da documentação alegada pelo pessoal docente, assim como da posterior incorporação ao expediente docente que corresponda.

6.3. A informação contida no expediente do pessoal docente estará acessível:

a) Ao próprio pessoal docente, no que atinge ao seu expediente pessoal, mediante o acesso ao endereço web www.edu.xunta.gal/datospersoais, para o qual precisará da conta de correio electrónico @edu.junta.gal ou qualquer dos mecanismos de identificação e assinatura admitidos pela sede electrónica da Xunta de Galicia, incluído o sistema de utente e chave Chave365 (https://sede.junta.gal/chave365).

b) Ao pessoal encarregado da gestão de recursos humanos em matéria de educação, através das suas próprias aplicações informáticas de gestão.

c) Ao pessoal funcionário de validação, para a verificação da documentação achegada e posterior incorporação ao expediente do pessoal docente.

d) Ao pessoal que tenha atribuídas competências sobre o pessoal compreendido no âmbito de aplicação do artigo 2 e que necessite acesso à informação para exercer as ditas competências.

Artigo 7. Solicitudes de actualização e/ou modificação do expediente

7.1. As solicitudes (anexo I) apresentar-se-ão obrigatoriamente por meios electrónicos através do formulario normalizado acessível na sede electrónica da Xunta de Galicia https://sede.junta.gal

As solicitudes também se poderão cobrir na página web http://www.edu.xunta.gal/datospersoais e apresentar-se-ão obrigatoriamente por meios electrónicos na sede electrónica da Xunta de Galicia https://sede.junta.gal

De conformidade com o artigo 68.4 da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, se alguma das pessoas interessadas apresenta a sua solicitude presencialmente, requerer-se-á para que a emende através da sua apresentação electrónica. Para estes efeitos, considerar-se-á data de apresentação da solicitude aquela em que fosse realizada a emenda.

Para a apresentação das solicitudes poderá empregar-se quaisquer dos mecanismos de identificação e assinatura admitidos pela sede electrónica da Xunta de Galicia, incluído o sistema de utente e chave Chave365 (https://sede.junta.gal/chave365).

No caso de apresentar mais de uma solicitude do mesmo tipo, somente se admitirá a última apresentada na sede electrónica da Xunta de Galicia.

7.2. Documentação complementar.

7.2.1. As pessoas interessadas deverão achegar com a solicitude (anexo I) a seguinte documentação:

a) Alegações correspondentes à categoria de dados profissionais: corpos.

– Título administrativo ou diligência de tomada de posse como pessoal funcionário de carreira.

b) Alegações correspondentes à categoria de dados profissionais: especialidades.

– Credencial de aquisição da nova especialidade expedida pela Administração educativa competente.

c) Alegações correspondentes à categoria de dados profissionais: destinos.

– Diligências expedidas pela Administração educativa competente das diferentes tomadas de posse e demissões.

d) Alegações correspondentes à categoria de dados profissionais: situações administrativas.

– Diligências de concessão e demissão da situação administrativa.

e) Alegações correspondentes à categoria de dados profissionais: cargos directivos, cargos não directivos, cargos não docentes, titorías e outras funções docentes.

– Diligências de tomada de posse e demissão no cargo directivo, cargo não directivo, cargo não docente, titoría ou outra função docente.

f) Alegações relativas à categoria de dados profissionais: participação em tribunais de oposição e comissões de selecção nos procedimentos de selecção de pessoal docente em etapas não universitárias.

– Certificado expedido pelo órgão da Administração educativa convocante que custodie as actas dos tribunais dos procedimentos selectivos ou acta de constituição do tribunal correspondente.

g) Alegações correspondentes à categoria de dados académicos: formação recebida e formação dada.

– Certificado das actividades de formação, expedido pela entidade organizadora, em que constem de modo expresso a data de início e finalização, o número de horas de duração ou de impartição da actividade, a modalidade da acção formativa, a forma de participação: pressencial, em rede ou mista, e a programação destas.

h) Alegações correspondentes à categoria de dados académicos: títulos.

– Título ou certificação do pagamento dos direitos de expedição do título ou certificado supletorio do título ou certificação académica oficial em que conste ter finalizado os estudos e a correspondente verificação do depósito do título.

i) Alegações correspondentes à categoria de dados académicos: línguas.

– Certificado de acreditação de competência linguística da língua estrangeira segundo o Marco comum europeu de referência para as línguas (MCER).

j) Alegações correspondentes à categoria de dados académicos: publicações e méritos artísticos.

1. Livros: portada e contraportada do livro, certificar da editora onde constem o título do livro, pessoas autoras, ISBN, depósito legal e data da primeira edição, número de exemplares e que a difusão destes foi em livrarias comerciais.

Em relação com os livros editados por administrações públicas e universidades (públicas-privadas) que não se difundissem em livrarias comerciais: portada e contraportada do livro, título do livro, pessoas autoras, data da primeira edição, número de exemplares, os centros de difusão (centros educativos, centros de docentes, instituições culturais, etc.).

Para o caso de que a editora ou associação desaparecesse, os dados requeridos neste certificar deverão justificar por qualquer meio de prova admissível em direito.

2. Revistas: portada e contraportada da revista, certificar em que constem o número de exemplares, lugares de distribuição e venda, associação científica ou didáctica, legalmente constituída, a que pertence a revista, título da publicação, pessoas autoras, ISSN ou ISMN, depósito legal e data de edição.

Em relação com as revistas editadas por administrações públicas e universidades (públicas-privadas) que no se difundissem em estabelecimentos comerciais: certificado onde constem o título da revista, pessoas autoras, data da primeira edição, número de exemplares, os centros de difusão (centros educativos, centros de docentes, instituições culturais, etc.).

Para o caso de publicações somente em formato electrónico, apresentar-se-á um relatório em que o organismo emissor certificar que a publicação aparece na correspondente base de dados bibliográfica. Neste documento indicar-se-ão a base de dados, o título da publicação, as pessoas autoras, o ano e a URL.

3. Exposições: programas onde constem a participação da pessoa interessada e certificação da entidade organizadora.

4. Prêmios: certificado da entidade que emite o prêmio, onde conste n o/os nome/s da/das pessoa/s premiada/s, o seu âmbito e a categoria do prêmio.

5. Composições: certificado ou documento acreditador em que figurem que é a pessoa autora e o depósito legal desta.

6. Gravações: certificado ou documento acreditador em que figurem que é a pessoa autora ou intérprete e o depósito legal desta.

7. Concertos: programas onde constem a participação da pessoa interessada e certificação da entidade organizadora, onde constem a realização do concerto e a participação como pessoa directora, solista ou solista com orquestra/grupo.

k) Outros méritos: a acreditação justificativo do mérito correspondente, expedida pelas entidades convocantes, ou, de ser o caso, acreditação justificada de ter participado nos projectos de investigação ou inovação expedidos pela Administração educativa correspondente.

7.2.2. De conformidade com o artigo 28.3 da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, não será necessário achegar os documentos que fossem apresentados anteriormente pela pessoa interessada e que já constem no expediente do pessoal docente.

7.2.3. A documentação complementar deverá apresentar-se electronicamente.

Se alguma das pessoas interessadas apresenta a documentação complementar presencialmente, requerer-se-á para que a emende através da sua apresentação electrónica. Para estes efeitos, considerar-se-á data de apresentação aquela em que fosse realizada a emenda.

As pessoas interessadas responsabilizarão da veracidade dos documentos que apresentem. Excepcionalmente, quando a relevo do documento no procedimento o exixir ou existam dúvidas derivadas da qualidade da cópia, a Administração poderá solicitar de maneira motivada o cotexo das cópias achegadas pela pessoa interessada, para o qual poderá requerer a exibição do documento ou da informação original.

7.2.4. Sempre que se realize a apresentação de documentos separadamente da solicitude, dever-se-ão indicar o código e o órgão responsável do procedimento, o número de registro de entrada da solicitude e o número de expediente, se se dispõe dele.

7.3. Comprovação de dados.

7.3.1. Para a tramitação deste procedimento consultar-se-ão automaticamente os dados incluídos nos seguintes documentos em poder da Administração actuante ou elaborados pelas administrações públicas, excepto que a pessoa interessada se oponha à sua consulta:

a) DNI/NIE da pessoa solicitante ou representante.

b) Títulos oficiais universitários que constem no Registro Central do Ministério de Educação, excepto no caso das pessoas que possuam um título de mestre ou grau de mestre com uma especialidade ou menção diferente da de Primária, os títulos de licenciatura ou engenharia em que exista uma especialidade, a licenciatura em Filosofia e Letras ou em Filosofia e Ciências da Educação que possuam uma secção e/ou subsecção determinada, a licenciatura em Filoloxía, licenciatura em Tradução e Interpretação ou o grau no âmbito de uma língua estrangeira.

c) Títulos oficiais não universitários que constem no Registro Central do Ministério de Educação.

7.3.2. Em caso que as pessoas interessadas se oponham a esta consulta, deverão indicá-lo no recadro correspondente habilitado no formulario correspondente e achegar os documentos.

7.3.3. Excepcionalmente, em caso que alguma circunstância impossibilitar a obtenção dos citados dados, poder-se-lhes-á solicitar às pessoas interessadas que apresentem os documentos correspondentes.

Artigo 8. Prazo de apresentação de solicitudes

O pessoal docente poderá apresentar, durante todo o ano, as solicitudes de actualização e/ou modificação do expediente pessoal, relativas unicamente às actividades de formação susceptíveis de ser reconhecidas e certificado consonte o estabelecido na Ordem de 14 de maio de 2013 pela que se regulam a convocação, o reconhecimento, a certificação e o registro das actividades de formação permanente do professorado na Galiza, excepto nos períodos estabelecidos em cada curso académico para o prazo de apresentação de solicitudes do concurso geral de deslocações ou concursos específicos, em que unicamente será o pessoal docente concursante o que poderá solicitar a actualização e/ou modificação de qualquer categoria de dados do expediente.

Artigo 9. Notificações

9.1. As notificações de resoluções e actos administrativos efectuar-se-ão só por meios electrónicos, nos termos previstos na normativa reguladora do procedimento administrativo comum.

9.2. De conformidade com o artigo 45.2 da Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, as notificações electrónicas efectuarão mediante o comparecimento na sede electrónica da Xunta de Galicia e através do Sistema de notificações electrónicas da Galiza-Notifica.gal.

Este sistema remeterá às pessoas interessadas aviso da posta à disposição das notificações à conta de correio e/ou telemóvel que constem na solicitude. Estes aviso não terão, em nenhum caso, efeitos de notificação efectuada e a sua falta não impedirá que a notificação seja considerada plenamente válida.

9.3. De conformidade com o artigo 47 da Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, as pessoas interessadas deverão criar e manter o seu endereço electrónico habilitado único através do Sistema de notificação electrónica da Galiza-Notifica.gal, para todos os procedimentos administrativos tramitados pela Administração geral e as entidades instrumentais do sector público autonómico. Em todo o caso, a Administração geral e as entidades do sector público autonómico da Galiza poderão, de ofício, criar o indicado endereço, para os efeitos de assegurar o cumprimento por parte das pessoas interessadas da sua obrigação de relacionar-se por meios electrónicos.

9.4. As notificações perceber-se-ão efectuadas no momento em que se produza o acesso ao seu conteúdo e perceber-se-ão rejeitadas quando transcorressem dez dias naturais desde a posta à disposição da notificação sem que se aceda ao seu conteúdo.

9.5. Se o envio da notificação electrónica não for possível por problemas técnicos, efectuar-se-á a notificação pelos médios previstos na normativa reguladora do procedimento administrativo comum.

Artigo 10. Trâmites administrativos posteriores à apresentação de solicitudes

Todos os trâmites administrativos que as pessoas interessadas devam realizar trás a apresentação da solicitude deverão ser efectuados electronicamente acedendo à Pasta cidadã da pessoa interessada, disponível na sede electrónica da Xunta de Galicia.

Disposição adicional primeira. Recursos

Contra esta ordem pode interpor-se recurso contencioso-administrativo, ante a Sala do Contencioso-Administrativo do Tribunal Superior de Justiça da Galiza, no prazo de dois meses, de conformidade com o disposto no artigo 46 da Lei 29/1998, de 13 de julho, reguladora da jurisdição contencioso-administrativa.

Disposição adicional segunda. Actualização dos modelos normalizados

De conformidade com a disposição adicional sexta da Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, o/os modelo/s normalizado/s aplicável/s na tramitação de o/dos procedimento/s regulado/s nesta disposição poderá n ser actualizado/s com o fim de mantê-lo/s adaptado/s à normativa vigente. Para estes efeitos, será suficiente a publicação de o/dos modelo/s actualizado/s na sede electrónica da Xunta de Galicia, onde estará n permanentemente acessível/s para todas as pessoas interessadas, sem que seja necessária uma nova publicação no Diário Oficial da Galiza.

Disposição adicional terceira. Prazo extraordinário para o pessoal docente dependente de outra Administração educativa que obtém largo no concurso geral de deslocações na Comunidade Autónoma da Galiza

O pessoal docente dependente de outra Administração educativa que obtém largo no concurso geral de deslocações na Comunidade Autónoma da Galiza poderá solicitar a actualização do expediente pessoal no prazo extraordinário que se publicará na portal da conselharia competente em matéria de educação www.edu.xunta.gal nos cursos académicos em que o concurso geral de deslocações seja a nível estatal.

Disposição derradeiro primeira. Autorização de desenvolvimento

Autoriza-se a pessoa titular do órgão superior ou de direcção com competência em matéria de centros e recursos humanos a ditar as disposições que sejam necessárias para a execução e o desenvolvimento desta ordem.

Disposição derradeiro segunda. Entrada em vigor

Esta ordem entrará em vigor o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, 2 de junho de 2021

Román Rodríguez González
Conselheiro de Cultura, Educação e Universidade