Exposición de motivos

El Consejo de Gobierno de la USC, en su sesión de 17 de julio de 2026, aprobó la modificación del Reglamento de transformación digital, administración electrónica y desarrollo de las tecnologías de la información y de la comunicación de la Universidad de Santiago de Compostela.

En fecha 31 de julio de 2026 se publicó una corrección de errores del citado Reglamento en el tablón electrónico de anuncios de la USC.

Por ello, este rectorado

RESUELVE:

Ordenar la publicación en el Diario Oficial de Galicia de la modificación del Reglamento de transformación digital, administración electrónica y desarrollo de las tecnologías de la información y de la comunicación de la Universidad de Santiago de Compostela, aprobado por el Consejo de Gobierno de la USC, en su sesión de 17 de julio de 2026, en el que se integra la corrección de errores publicada en el tablón electrónico de anuncios del día 31 de julio de 2026.

Santiago de Compostela, 31 de julio de 2026

Rosa M. Crujeiras Casais
Rectora de la Universidad de Santiago de Compostela

Reglamento de estrategia digital, administración electrónica
y desarrollo de las tecnologías de la información y de la comunicación
de la Universidad de Santiago de Compostela

En los últimos años la Universidad de Santiago de Compostela (USC) aprobó diversas normativas con la finalidad de poner en marcha la administración electrónica en sus actuaciones y procedimientos. En particular, es preciso destacar el Reglamento por el que se implantan medios electrónicos que facilitan el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos de la Universidad de Santiago de Compostela y se crean la sede electrónica, el registro electrónico y el tablón de anuncios de la USC, aprobado por el Consejo de Gobierno el 29 de enero de 2013 y modificado posteriormente por acuerdos del mismo órgano de 3 de marzo de 2017 y de 21 de junio de 2019.

La experiencia acumulada y la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, llevaron a la elaboración de un nuevo Reglamento de administración electrónica adaptado a las exigencias legales del momento, que fue aprobado por el Consejo de Gobierno el 24 de julio de 2020.

Recientemente se aprobó el Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, de obligado cumplimiento para todas las administraciones públicas, lo que hace necesaria una adaptacion del reglamento de la Universidad en esta materia.

Al mismo tiempo y de conformidad con los principios del Plan de digitalización de las administraciones publicas 2021-2025, enmarcado en la estrategia digital de la Unión Europea, la Universidad apuesta por avanzar en el proceso de transformación digital con la máxima colaboración de los miembros de la comunidad universitaria en su diseño y en su implantación.

La planificación de este proceso, en el cual es preciso integrar la propia administración electrónica, aconseja organizar de manera conjunta todos los aspectos relacionados con la digitalización para dar coherencia a la toma de decisiones y agilizar su ejecución. Esta es la razón de que se unifique en un solo documento jurídico la regulación sobre la administración electrónica y la gobernanza de la transformación digital y de los desarrollos tecnológicos necesarios para la consecución de este objetivo.

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

1. Este reglamento tiene por objeto regular el uso de medios electrónicos en la actividad administrativa de la Universidad de Santiago de Compostela (USC) y las relaciones a través de estos medios con los miembros de la comunidad universitaria, con la ciudadanía y con otras entidades públicas y privadas, así como establecer el sistema de gobernanza de la estrategia digital y de la administración electrónica en la USC.

2. Sus disposiciones son de aplicación:

a) A todos los órganos y las unidades administrativas de la USC.

b) A los miembros de la comunidad universitaria (estudiantes, personal docente e investigador, personal técnico, de gestión y de administración y servicios y personal de investigación y de apoyo técnico a la investigación).

c) A las demás personas físicas y jurídicas que se relacionen por medios electrónicos con la USC.

Artículo 2. Obligación de relaciónarse electrónicamente con la USC

Además de los sujetos obligados por la normativa estatal aplicable, los miembros de la comunidad universitaria (estudiantado, personal docente e investigador, personal técnico, de gestión y de administración y servicios y personal de investigación y de apoyo técnico a la investigación) estarán obligados a relacionarse con la USC, a través de medios electrónicos para los procedimientos tramitados por esta Universidad, salvo que no sea viable técnicamente en atención a la especialidad del procedimiento o exista una regulación del procedimiento especial en contrario.

CAPÍTULO II

La sede electrónica de la USC

Artículo 3. Definicion de la sede electrónica

1. La sede electrónica de la USC es la dirección electrónica que posibilita el ejercicio del derecho de acceso a los servicios públicos de la USC, por medios electrónicos, a los miembros de la comunidad universitaria y al resto de las personas que se relacionen con ella.

2. La dirección electrónica de referencia de la sede es https://sede.usc.es o https://sede.usc.gal

3. La sede electrónica se regirá, además de por el presente reglamento, por la legislación estatal y autonómica aplicable.

Artículo 4. Principios que rigen la sede electrónica

La sede electrónica de la USC está sujeta a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad.

Artículo 5. Disponibilidad

La sede electrónica de la USC estará disponible todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones que se produzcan por razones técnicas. Las interrupciones programadas serán comunicadas en la misma sede electrónica con la mayor antelación posible.

Artículo 6. Titularidad y gestión

1. La titularidad, la gestión y la administración de la sede corresponde a la USC en el pleno ejercicio de sus competencias.

2. El órgano responsable de la gestión y de la seguridad de la sede electrónica de la Universidad de Santiago de Compostela es la Secretaría General. Igualmente, le corresponderá la coordinación y la supervisión de la implantación de las medidas jurídicas, tecnológicas y administrativas que se señalan en el presente reglamento y las resoluciones que se dicten en su aplicación.

3. Las tareas de administración material y de mantenimiento de la sede electrónica corresponden al Área de Tecnologías de la Información y de la Comunicación (ATIC). En especial, se implantarán las medidas de seguridad necesarias para garantizar la accesibilidad y la integridad de la información y los servicios ofrecidos en la sede.

4. Mediante resolución rectoral se regulará el procedimiento de autorización de acceso a aplicaciones, recursos y servicios de la Universidad de Santiago de Compostela, en el que se contemplará el acceso a la administración de la sede al personal técnico, de gestión y de administración y servicios de la Universidad.

Artículo 7. Contenido de la sede

1. La sede electrónica de la USC contendrá los apartados de Información de la Sede, los servicios generales y servicios personales.

2. El apartado de Información de la sede contendrá, al menos, un apartado sobre aspectos técnicos, los canales de acceso a los servicios y la normativa de proteccion de datos de carácter personal.

3. El apartado de Servicios generales contendrá, al menos, el Catálogo de procedimientos y el tablón oficial de anuncios.

4. El apartado de Servicios personales contendrá, al menos, el Registro electrónico para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Artículo 8. Catálogo de procedimientos

1. El catálogo de procedimientos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos estará situado en el apartado de Servicios generales en la sede electrónica.

2. En cada procedimiento se podrá acceder a la información relativa a este, que en todo caso, deberá contener las instrucciones generales para la tramitación, el órgano competente, los efectos del silencio administrativo y los recursos que procedan contra la resolución y el órgano ante el que se tendrían que interponer, con indicación de los plazos.

3. Los órganos, las unidades y los servicios de la USC solicitarán a la unidad administrativa que se determine la incorporación, la modificación o la supresión de un nuevo procedimiento administrativo y/o de una actuación electrónica automatizada.

Artículo 9. Buzón de quejas y sugerencias

1. La sede electrónica contará con un formulario para que la comunidad universitaria y la ciudadanía puedan presentar las quejas y las sugerencias en relación con el funcionamiento de la sede. Las consultas que versen sobre materias distintas no serán admitidas y se reenviarán al buzón de correo del órgano, de la unidad o del servicio que corresponda.

2. La presentación de una queja o una sugerencia no supondrá el inicio de un procedimiento administrativo.

CAPÍTULO III

Identificación y firma electrónica

Artículo 10. Identificación de la sede

La sede electrónica de la USC se identificará mediante un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

Artículo 11. Sello de órgano

1. Cuando la actuación administrativa sea realizada de forma automatizada deberá utilizarse el sello electrónico de órgano de la USC o el correspondiente al órgano administrativo que tenga atribuidas las competencias. Estos sellos electrónicos incorporarán una referencia específica a la Universidad de Santiago de Compostela.

2. La creación de sellos electrónicos vinculados a determinados órganos administrativos se realizará mediante resolución de la Secretaría General de la Universidad.

3. Le corresponde a la Secretaría General la custodia de los sellos electrónicos de órgano de la USC.

Artículo 12. Acceso de la comunidad universitaria y de la ciudadanía a la sede

1. Para acceder a los servicios desde la sede electrónica, los miembros de la comunidad universitaria y la ciudadanía podrán utilizar los sistemas de identificación y de firma electrónica admitidos por la USC, conforme a la política de firma de la Universidad. En todo caso, se deberán emplear certificados reconocidos o cualificados para la realización de aquellas actuaciones que requieran asegurar la integridad y la autenticidad de documentos electrónicos.

2. Para facilitar el acceso de personas de nacionalidades distintas de la española a procedimientos administrativos de la USC podrán utilizarse de modo excepcional otros sistemas de acceso en determinadas convocatorias de la USC, procurando que sean mecanismos de identificación que utilicen credenciales de servicios de identificación de terceros de amplia difusión en las relaciones electrónicas. Estos medios de identificación no serán de uso general, sino que tendrán que autorizarse de forma expresa mediante resolución de la Secretaría General, previo informe preceptivo de la ATIC, para cada procedimiento en que se demanden.

3. En la sede electrónica figurarán los sistemas y los certificados electrónicos admitidos para relacionarse electrónicamente con la USC y establecidos en la política de firma de la USC.

Artículo 13. Asistencia en el uso de medios electrónicos

1. La USC asistirá en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas que así lo soliciten, garantizando, en todo caso, la accesibilidad universal y la no discriminación en el acceso y en el uso de la sede electrónica y de los servicios digitales, así como la adopción de medidas específicas para las personas con discapacidad o con dificultades de acceso a los medios electrónicos, de conformidad con la normativa vigente en materia de accesibilidad del sector público y con el Real decreto legislativo 1/2013, de 29 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley general de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.

2. Asimismo, si alguna persona interesada no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación y/o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por personal funcionario mediante el uso del sistema de firma electrónica para el que esté debidamente habilitado. En este caso, será necesario que la persona interesada se identifique ante el personal funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, debiendo quedar constancia de ello.

3. La USC mantendrá actualizado un registro del personal funcionario habilitado para la identificación o la firma regulada en este artículo.

CAPÍTULO IV

El Registro electrónico de la USC

Artículo 14. Definición

1. El Registro electrónico de la USC es el medio para la recepción y la remisión electrónica de solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a los procedimientos administrativos que sean competencia de la Universidad. Cuando, mediante el Registro electrónico de la USC, se presenten solicitudes, escritos y comunicaciones que no vayan dirigidas a un órgano, una unidad o un servicio de la USC, tal presentación no surtirá efecto alguno y se tendrá por no realizada, sin perjuicio de lo previsto en el número 6 del artículo 16.

2. El órgano responsable del funcionamiento procedimental del Registro electrónico de la USC es la Secretaría General.

3. La gestión ordinaria del Registro electrónico la realizarán las oficinas de Asistencia en Materia de Registros de los campus de Santiago de Compostela y de Lugo.

Artículo 15. Funcionalidades del Registro electrónico

El Registro electrónico de la USC tiene las siguientes funcionalidades:

a) La recepción de escritos, de solicitudes y de comunicaciones.

b) La expedición de justificantes o recibos electrónicos acreditativos de la presentación de dichos escritos, solicitudes y comunicaciones.

c) La anotación de los asientos de entrada de dichos escritos, solicitudes y comunicaciones.

d) La remisión de escritos, de solicitudes y de comunicaciones a los órganos o a las unidades destinatarias en la Universidad.

e) La anotación de los asientos de salida de los acuerdos, las resoluciones, las notificaciónes y las comunicaciones de la USC.

f) Cualquier otra que se le atribuya legal o reglamentariamente.

Artículo 16. Modelos normalizados de solicitudes, escritos y comunicaciones

1. La presentación de solicitudes, de escritos y de comunicaciones ante la USC mediante el Registro electrónico deberá realizarse utilizando el modelo normalizado general o bien el específico para el procedimiento de que se trate, que estarán disponibles en la sede electrónica de la USC.

2. Los órganos, las unidades y los servicios de la USC solicitarán a la unidad administrativa que se determine la incorporación, la modificación o la supresión de un nuevo modelo normalizado de solicitud, escrito o comunicación.

3. En todo caso, en los modelos normalizados de solicitud deberá figurar una dirección de correo electrónico a efectos de aviso de puesta a disposición de notificaciónes. Con carácter complementario podrá indicarse una dirección postal o un número de teléfono.

4. Las solicitudes, los escritos y las comunicaciones deberán aportarse conforme a lo establecido en el artículo 66 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Podrán ser objeto de subsanación cuando concurra algúna de las siguientes circunstancias específicas de la tramitación electrónica:

a) Cuando contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

b) Cuando no se cubran los campos requeridos como obligatorios en los formularios normalizados, o la información contenida presente incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

c) Cuando no se utilice el formulario específico para el procedimiento de que se trate.

5. En los casos de necesidad de subsanación, el órgano, la unidad o el servicio competente requerirá a la persona interesada para que, en un plazo de diez días, subsane la falta o aporte los documentos preceptivos, con indicación de que, si así no lo hiciera, se entenderá que desiste de su petición o que decae en su derecho al trámite correspondiente, previa resolución dictada al efecto. Cuando la necesidad de subsanación venga provocada por la presentación presencial de una solicitud de iniciación por un sujeto obligado a relacionarse electrónicamente con la USC, la fecha de la subsanación mediante la presentación electrónica de la solicitud se considerará como fecha de presentación de esta a todos los efectos.

6. Se inadmitirán a trámite aquellas solicitudes, aquellos escritos y aquellas comunicaciones recibidas en el registro electrónico que no se dirijan a un órgano, a una unidad o a un servicio de la Universidad, salvo que las mismas puedan ser remitidas al organismo competente a través del Sistema de interconexión de registros.

7. A efectos de este reglamento se consideran interacciones informales con la ciudadanía aquellas comunicaciones que se efectúen a través de canales digitales como buzones de correo electrónico o redes sociales con la finalidad de proporcionar información general o dar una respuesta de naturaleza informativa a determinadas cuestiones. Estas interacciones informales en ningún caso serán vinculantes ni para la persona que las formula ni para el órgano, unidad o servicio que las responda y no servirán para la válida presentación de solicitudes, de escritos y de comunicaciones.

Artículo 17. Fechas y horario de apertura

1. El Registro electrónico de la USC permitirá la presentación de escritos, de solicitudes y de comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, teniendo en cuenta que determinados formularios solo estarán disponibles en los plazos indicados en la convocatoria correspondiente.

2. Solo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible, la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios y usuarias del registro con la antelación que resulte posible. En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del registro electrónico, y siempre que sea posible, se visualizará un mensaje que comunique tal circunstancia.

3. Se establecerá reglamentariamente la ampliación de plazos, así como el protocolo que se deberá seguir en el caso de incidencias técnicas no imputables a las personas interesadas en la presentación de solicitudes, de escritos y de comunicaciones.

4. En la sede electrónica se publicará el calendario de días inhábiles relativo a los procedimientos y a los trámites en la USC.

5. El cómputo de plazos se regirá por lo establecido en la normativa estatal del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

Artículo 18. Sistemas y certificados admitidos

1. En la sede electrónica estará disponible la información sobre la relación de prestadores de servicios de certificación y de tipos de certificados electrónicos reconocidos o cualificados que amparen la identificación y las firmas electrónicas con que es admisible la presentación de solicitudes, de escritos y de comunicaciones.

2. Para presentar declaraciones responsables y determinadas solicitudes, interponer recursos, desistir de acciones o renunciar a derechos será necesaria la firma con certificados electrónicos reconocidos o cualificados.

3. Las personas jurídicas se relacionarán con la USC mediante los certificados electrónicos admitidos, conforme a la política de firma de la Universidad. La USC podrá adherirse al registro de apoderamientos de la Administración general del Estado o de la Comunidad Autónoma, o tener un registro propio.

Artículo 19. Representación

1. Cuando en una solicitud haya más de una persona interesada, la solicitud deberá ir acompañada de un documento con la autorización expresa de la representación, y las actuaciones se seguirán con la persona que se hubiera señalado expresamente o, en su ausencia, con la persona interesada que figure en primer lugar en la solicitud.

2. Cualquier persona física con capacidad de obrar podrá representar por vía electrónica a otras personas, físicas o jurídicas, siempre que acredite la citada representación mediante la aportación de apoderamiento suficiente o mediante otro medio admitido en derecho.

3. Para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, deberá acreditarse la representación. Para los actos y las gestiones de mero trámite se presumirá esa representación.

4. Bajo la dependencia de las oficinas de Asistencia en Materia de Registros se gestionará el Registro electrónico de apoderamientos.

Artículo 20. Oficinas de Asistencia en Materia de Registros

1. Las personas que no estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con la USC podrán voluntariamente presentar escritos, solicitudes y comunicaciones presencialmente en las oficinas de Asistencia en Materia de Registros de la USC, previa acreditación de su identidad.

2. El número de oficinas de Asistencia en Materia de Registros y sus funciones se determinan en una norma específica.

Artículo 21. Copias electrónicas

La Administración universitaria podrá obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, así como realizar copias electrónicas de documentos en soporte papel, garantizando su autenticidad, su integridad y su conservación del documento electrónico, tanto para el procedimiento concreto como para cualquier otro que tramite la Administración universitaria, siempre que la normativa o los procesos técnicos lo permitan.

Artículo 22. Recibos acreditativos de la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones

1. El Registro electrónico generará automáticamente un recibo de la presentación realizada, lo que constituirá su único justificante.

2. En el recibo acreditativo figurarán los enlaces a instancia solicitada y a los documentos aportados, que se archivarán en un repositorio documental de la USC.

3. Las personas interesadas podrán presentar documentos complementarios a la solicitud siempre que no excedan de un determinado volumen, que se fijará en la información de la sede.

4. La presentación de escritos, de solicitudes y de comunicaciones dará lugar a asientos individualizados, que incluirán:

a) El número de registro de entrada individualizado.

b) En el caso de personas físicas, la identidad de estas, el número de su DNI o equivalente, así como una dirección de correo electrónico, que operará como mecanismo de aviso de notificaciónes.

c) En el caso de personas jurídicas, los datos de la identidad de esta y de la persona física representante, así como una dirección de correo electrónico, que operará como mecanismo de aviso de notificaciónes.

d) La fecha y la hora de presentación.

e) El procedimiento al que se refiere la solicitud, en su caso.

f) El contenido de la solicitud registrada.

g) Información de los documentos anexos presentados.

h) Cualquier otra información que se juzgue necesaria.

5. El archivo de la documentación de los asientos corresponderá al órgano competente para la tramitación del procedimiento.

Artículo 23. Registro de salida

1. La expedición de acuerdos, de resoluciones, de escritos, de comunicaciones y de notificaciónes electrónicas realizadas por la Administración universitaria dará lugar a asientos individualizados, que incluirán al menos:

a) El número de registro de salida individualizado.

b) La fecha y la hora de salida.

c) La unidad expedidora.

d) Extracto del contenido del escrito registrado.

e) La persona destinataria del escrito.

f) Cualquier otra información que se juzgue necesaria.

2. El registro electrónico generará automáticamente el número de registro de salida.

CAPÍTULO V

Normas sobre tramitación electrónica de los procedimientos

Artículo 24. Emisión de certificados electrónicos

La Universidad de Santiago de Compostela, a través del proveedor o proveedores de servicios de certificación con los que tenga contrato vigente, emitirá certificados electrónicos para ser usados por la Universidad y por sus trabajadores, de acuerdo con los usos específicos para los cuales se emitan en cada caso.

Artículo 25. Certificados electrónicos de persona física

1. La USC admitirá como sistema de identificación y de firma electrónica los certificados electrónicos de persona física indicados en su política de firma.

2. La expedición de certificados electrónicos de persona física podrá ser realizada en las diferentes oficinas de Asistencia en Materia de Registro habilitadas a tal fin y en las inidades de Gestión de Centros y Departamentos. Dichas oficinas y unidades colaborarán en el mantenimiento, la renovación y la gestión de los certificados y deberán comunicar a la Secretaría General cualquier incidencia que se detecte.

3. La regulación de estos certificados será la que establezca el/la proveedor/a o proveedores/as de servicios de certificación concertado con la Universidad.

Artículo 26. Certificados de empleado público

1. La USC podrá emitir un certificado de empleado público (CEP) para todos aquellos cargos y puestos que emitan resoluciones o acuerdos que tengan eficacia fuera de la USC o que comporten capacidad específica de firma o de representación en nombre de la Universidad.

2. Solo se le otorgarán certificados de empleado público al personal de la USC, a empleados públicos con cualquier vínculo jurídico, siempre en situación de activo y que ejerzan sus funciones en la Universidad de Santiago de Compostela.

3. Los certificados de empleado serán revocados al cesar en sus funciones del cargo o puesto en la USC o al cesar su vínculo con ella.

4. La firma con CEP acreditará la identidad del/de la titular y la ocupación del cargo o puesto, y tendrá plenos efectos en el procedimiento.

5. La solicitud de CEP deberá realizarse personalmente a través de la sede electrónica. Con anterioridad a la expedición, se procederá a comprobar que el/la titular presta sus servicios en la USC. El registro y la expedición de certificados de empleado público serán realizados exclusivamente en las oficinas de Asistencia en Materia de Registros del Campus de Santiago y de Lugo por personal nombrado a tal fin. Los demás órganos, unidades y servicios de la USC deberán colaborar en el mantenimiento y la gestión de los certificados y deberán comunicar a la Secretaría General cualquier incidencia que se detecte.

6. Para la renovación de claves con o sin renovación de la tarjeta física, el procedimiento será el mismo que para la emisión inicial del certificado.

7. La revocación del CEP se producirá cuando concurra alguno de los siguientes casos:

a) De oficio, cuando una persona deje de prestar sus servicios o cese en el cargo o puesto, o por su uso indebido.

b) A instancia de parte, por destrucción o pérdida de la tarjeta, por necesidad de cambio de la clave privada, o por su caducidad.

8. Un certificado revocado no puede volver a utilizarse y no puede levantarse la revocación ni anularse de ninguna otra forma, pero podrá volver a solicitarse uno nuevo, en caso de que se modifiquen las circunstancias de la revocación.

9. Quien sea titular del CEP será responsable exclusivo de la custodia y del uso de las claves privadas de firma, sin que pueda comunicar, ceder o autorizar a un tercero su uso.

10. La entrega del CEP supone las siguientes obligaciones:

a) Advertir a la Secretaría General de cualquier error en los datos almacenados.

b) Comunicar igualmente a la Secretaría General cualquier variación en el puesto de trabajo.

c) No comunicar las claves a terceras personas.

d) Solicitar la renovación de los certificados contenidos en la tarjeta antes de que expire su período de validez.

e) Realizar un uso exclusivo y adecuado del certificado en base a las competencias y a las facultades atribuidas por el cargo o puesto de trabajo.

f) Asumir la presente normativa o la que se dicte en su desarrollo o sustitución.

Artículo 27. Certificado de representación de persona jurídica

1. El personal de la Universidad que precise obligatoriamente de un certificado de representación de persona jurídica para cumplir con sus funciones deberá contar con una autorización del rector o rectora para su tramitación ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

2. Corresponde a la Secretaría General la tramitación de dichas autorizaciones.

Artículo 28. Documentos públicos administrativos

1. La USC emitirá los documentos públicos administrativos a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

2. Los documentos electrónicos administrativos deben cumplir los requisitos de validez previstos en la normativa reguladora.

3. Se considerarán válidos los documentos electrónicos administrativos, que, cumpliendo los requisitos previstos, sean trasladados a una tercera persona a través de medios electrónicos.

4. La sede electrónica dispondrá de un sistema para que una tercera persona pueda comprobar la autenticidad y la integridad de los documentos emitidos originalmente en forma electrónica por la Universidad, mediante un código seguro de verificación (CSV). Este CSV se insertará en todos los documentos generados en formato electrónico. También podrá incluirse en copias auténticas de documentos en formato papel.

5. Por acuerdo del Consejo de Gobierno se aprobará la política de gestión de documentos administrativos electrónicos de la USC.

Artículo 29. Firma de documentos públicos administrativos

1. Los documentos electrónicos que tengan efectos administrativos en un procedimiento, tales como resoluciones o acuerdos, deberán estar firmados por el cargo o por el personal funcionario que tenga las competencias para dictarlos o una delegación expresa. La firma se realizará con un certificado de empleado público. Asimismo, el documento deberá incluir un código seguro de verificación del acto administrativo que permita su verificación a través de la sede electrónica de la USC.

2. Los documentos de la USC que formen parte de un procedimiento administrativo que tengan efectos frente a terceros o con efectos en otras administraciones públicas deberán firmarse con certificado de empleado público y mediante el uso de la herramienta corporativa de portafirmas.

3. La firma de documentos en procedimientos de tramitación internos se realizará ordinariamente con firma con clave concertada o certificados personales y mediante el uso de la herramienta corporativa de portafirmas.

Artículo 30. Expediente administrativo electrónico

1. Los expedientes administrativos tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciónes y demás diligencias deban integrarlos, así como de un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita, según lo establecido en la Ley estatal del procedimiento administrativo común.

2. La formación de los expedientes electrónicos es competencia del órgano, de la unidad o del servicio responsable de su tramitación.

3. El derecho de acceso al expediente electrónico de las personas interesadas en el procedimiento y, en su caso, a la obtención de copia total o parcial del mismo, se entenderá satisfecho con la remisión de una dirección electrónica o localizador, en el caso de existir, que de acceso al expediente puesto a disposición.

Artículo 31. Actuación administrativa automatizada

Por resolución de la Secretaría General se autorizará la utilización de sellos de órgano en determinados procedimientos automatizados de la USC.

Artículo 32. Comunicaciones internas

1. Las comunicaciones internas son las transmisiones de documentos que se producen entre los órganos, los servicios y las unidades administrativas de la Universidad de Santiago de Compostela, que son parte de un procedimiento administrativo y, por lo tanto, de un expediente administrativo. Se podrán considerar También comunicaciones internas los escritos de trámites ordinarios intercambiados entre órganos que requieran la constancia de la autoría, del envío, de la entrega y de la lectura de los mismos.

2. Las comunicaciones internas se realizarán por medios electrónicos y no serán objeto de un asiento de registro oficial, aunque podrá quedar constancia de ellas por medio de las aplicaciones corporativas de gestión de la USC, no siendo necesario el envío físico de la documentación.

Artículo 33. Notificaciónes electrónicas

1. La USC practicará todas las notificaciónes por medios electrónicos, sin perjuicio de su práctica adicional en papel para aquellas personas que no estén obligadas a relacionarse electrónicamente con la USC y que no hubieran solicitado de manera voluntaria la notificación exclusivamente electrónica.

2. La recepción de notificaciónes electrónicas es obligatoria para todos los miembros de la comunidad universitaria y para el resto de ciudadanos/as o entidades obligados a relacionarse electrónicamente con la USC.

3. Las notificaciónes por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica de la USC.

4. La notificación se entenderá rechazada cuando hubieran transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido. En tal caso, se entenderá a todos los efectos efectuado el trámite de notificación y se continuará con la tramitación del procedimiento.

5. Las notificaciónes electrónicas, su contenido y los medios electrónicos por los que se realicen respetarán los principios de accesibilidad y de usabilidad de acuerdo con las normas establecidas al respecto.

6. En los supuestos de sucesión de personas físicas o jurídicas la práctica de las notificaciónes se realizará de acuerdo con lo establecido en la normativa estatal de aplicación.

7. La Administración universitaria enviará a la persona interesada o, en su caso, a quien la represente, un aviso informándola de la puesta a disposición de la notificación mediante el procedimiento de comparecencia en sede. El aviso se remitirá a la dirección de correo electrónico indicada por la persona interesada. La falta de práctica de este aviso, de carácter informativo, no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

Artículo 34. Intercambio y/o consulta de documentos de otras administraciones públicas

1. Las personas interesadas tendrán derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Universidad o hubieran sido elaborados por otra Administración, prevía indicación de la Administración en cuyo poder esté dicha documentación y del procedimiento en el cual fue tramitada.

2. Asimismo, las personas interesadas tienen derecho a no aportar documentos que hubieran sido aportados anteriormente a cualquier Administración. A tal efecto, la persona interesada deberá indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los documentos. La Universidad podrá consultar o solicitar documentos de otras administraciones, siempre que la obtención de la información pueda hacerse mediante plataformas de intermediación de datos o servicios electrónicos habilitados a tal efecto a los que la USC tenga acceso, y que la persona interesada hubiera expresado su no oposición a la consulta. Excepcionalmente, si la Universidad no pudiese consultar o solicitar dichos documentos, podrá solicitar nuevamente a la persona interesada su aportación.

Artículo 35. Copias electrónicas auténticas

La competencia para la expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos de la Universidad corresponde a las unidades tramitadoras respecto a los expedientes que gestionen, al personal habilitado de las oficinas de Asistencia en Materia de Registros respecto a la documentación que se presente para ser incorporada a un expediente electrónico, y al Archivo Histórico Universitario.

Artículo 36. Archivo electrónico

La USC mantendrá un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos y en las condiciones establecidos en la normativa reguladora aplicable.

CAPÍTULO VI

El tablón de anuncios oficial

Artículo 37. Definición

1. El tablón de anuncios oficial de la USC, que estará disponible en la sede electrónica, es el lugar donde se lleva a cabo la públicación oficial de los acuerdos y de las resoluciones de la Universidad de Santiago de Compostela que no tengan naturaleza de disposiciones normativas de carácter general, las cuales deberán ser públicadas en el Boletín Oficial de la USC, sin perjuicio de su publicación, cuando corresponda, en otros diarios oficiales.

2. También se publicarán en el tablón de anuncios oficial de la Universidad los acuerdos y las resoluciones de los centros, de los departamentos, de las institutos y de otras estructuras universitarias, cuyos tablones físicos se suprimirán progresivamente.

Artículo 38. Eficacia

1. La eficacia de los acuerdos, las resoluciones y los actos administrativos estará determinada por la fecha de la publicación en el tablón de anuncios oficial de la USC, salvo que en las normas reguladoras de los procedimientos se supedite su vigencia a la publicación en algún boletín oficial, momento a partir del cual comenzarán a contar los plazos legales.

2. La publicación en el tablón de anuncios electrónico de los acuerdos y de las resoluciones les conferirá el carácter oficial y auténtico y generará plenos efectos jurídicos.

3. La inserción posterior en el Boletín Oficial de la USC de los acuerdos y de las resoluciones ya publicados en el tablón electrónico o boletín correspondiente tendrá carácter meramente informativo y complementario.

Artículo 39. Accesibilidad

1. Se garantiza el acceso al contenido del tablón de anuncios oficial de la USC a toda la ciudadanía, sin perjuicio de que, en función del carácter del documento objeto de publicación, se pueda restringir a la comunidad universitaria o a las personas interesadas en un concreto procedimiento administrativo.

2. Cuando los contenidos del tablón de anuncios oficial incluyan datos de carácter personal la publicidad preferentemente tendrá carácter temporal. En el caso de los acuerdos o de las resoluciones definitivas, el acceso será permanente.

Artículo 40. Estructura del tablón de anuncios oficial

En el tablón de anuncios oficial se incluirán todos los documentos publicados hasta que se proceda a su retirada, en su caso. Asimismo, incluirá un buscador para la localización de documentos.

CAPÍTULO VII

Organización de la estrategia digital y de la administración electrónica
en la Universidad de Santiago de Compostela

Artículo 41. Comisión de Coordinación de la Estrategia Digital

1. Se crea la Comisión de Coordinación de la Estrategia Digital de la Universidad de Santiago de Compostela como órgano de coordinación encargado de velar por el adecuado desarrollo de la estrategia digital de la Universidad y de fijar las directrices en esta materia.

2. La Comisión desarrollará sus funciones en el marco de las líneas estratégicas que apruebe el Consejo de Gobierno.

3. La Comisión estará compuesta por:

a) El rector o rectora o persona en quien delegue, que la presidirá.

b) Las personas del equipo de gobierno con competencias en los ámbitos de actuación de la Comisión que determine el rector o rectora.

c) La persona titular de la Secretaría General.

d) La persona titular de la Gerencia.

e) La persona directora de ATIC.

f) Un representante del estudiantado designado por el Consejo de Gobierno.

g) Un representante del PDI designado por el Consejo de Gobierno.

h) Un representante del PTGAS designado por el Consejo de Gobierno.

4. Actuará como secretario/a de la Comisión el miembro de la misma que se determine en su constitución, salvo que se decida encargar esta función a un miembro del PTGAS con competencias técnicas en la materia, el cual participará en las reuniones con voz, pero sin voto.

5. Corresponderá a esta Comisión, con el asesoramiento experto que proceda:

a) Analizar el potencial de nuevas tecnologías para su aplicación en los ámbitos de la gestión, de la docencia, de la investigación y de la innovación en la USC, así como la viabilidad de su implantación.

b) Programar y priorizar los nuevos desarrollos TIC (incluyendo tanto proyectos de nueva creación como aquellas mejoras de aplicaciones existentes, que, por su complejidad, puedan considerarse como nuevos desarrollos) necesarios para la digitalización de la USC, conforme a las directrices estratégicas aprobadas y, cuando proceda, a las propuestas y a los informes emanados de la Comisión de Administración Electrónica. Asimismo, aprobar su programación temporal y designar para cada proyecto una persona responsable técnica y otra funcional encargadas de su seguimiento y de la rendición de cuentas de los resultados.

c) Impulsar la creación de grupos de trabajo para la formulación y el análisis de propuestas de nuevos desarrollos TIC en los diferentes ámbitos, determinar su composición, la duración del mandato de las personas integrantes y el calendario de trabajo.

d) Recibir y analizar las propuestas de nuevos desarrollos TIC y, en particular, determinar las necesidades de recursos humanos y/o presupuestarios para su ejecución y aprobar, en su caso, la programación temporal correspondiente.

e) Tanto el PTGAS y PDI con responsabilidades de gestión como el estudiantado, a través de las personas que lo representen, podrán dirigirse a la Comisión por medio del formulario que se habilitará para realizar nuevas propuestas tecnológicas en estrategia digital.

Artículo 42. Comisión de Administración Electrónica

1. Corresponde a la Comisión de Administración Electrónica impulsar el desarrollo de la administración electrónica en la USC y llevar a cabo su seguimiento.

2. La Comisión de Administración Electrónica estará formada por:

a) El rector o la rectora, o persona en quien delegue, que la presidirá.

b) Las personas del equipo de gobierno con competencias en los ámbitos de actuación de esta Comisión que determine el rector o la rectora.

c) La persona titular de la Secretaría General.

d) La persona titular de la Gerencia.

e) La persona directora de ATIC.

f) La persona directora del Archivo Universitario.

g) Un representante del estudiantado designado por el Consejo de Gobierno.

h) Un representante del PDI designado por el Consejo de Gobierno.

i) Un representante del PTXAS designado por el Consejo de Gobierno.

3. Actuará como secretario/a de la Comisión un miembro del PTGAS con competencias en administración electrónica designado por la persona titular de la Secretaría General, que participará en las reuniones con voz, pero sin voto.

4. Podra asistir a las reuniones de la Comisión, con voz y sin voto, cualquier miembro del PTGAS o del PDI que sea invitado.

5. Son funciones de esta Comisión:

a) Priorizar el desarrollo y la implantación de la administración electrónica y el uso de las TIC en la actividad administrativa y académica de la USC.

b) Elaborar un informe anual, que será elevado al Consejo de Gobierno.

c) Decidir acerca de los programas y de las aplicaciones que se pretendan utilizar para la tramitación electrónica de los procedimientos, y sobre la relación de estándares, herramientas y normas técnicas que serán adoptadas por los diferentes procedimientos electrónicos de la USC, teniendo en cuenta el principio de neutralidad tecnológica.

d) Proponer las líneas de actuación que se seguirán en la incorporación de nuevos procedimientos administrativos electrónicos, incluyendo un orden de prioridad para su implantación.

e) Informar, antes de su aprobación, sobre la propuesta de normativas generales de la USC en materia de administración electrónica.

f) Proponer acciones formativas dirigidas al PTGAS de la USC que guarden relación con la administración electrónica o con la modernizacion de los servicios públicos.

g) Proponer al rector o rectora la composición de un grupo de trabajo operativo en administración electrónica.

h) Cualquier otra función que le sea encomendada por el rector o la rectora o por el Consejo de Gobierno.

6. La Comisión de Administración Electrónica contará con la asistencia de un grupo operativo de trabajo en administración electrónica que preparará y elaborará documentos e informes, realizará el seguimiento ordinario de la ejecución de los acuerdos adoptados y llevará a cabo cualquier otra labor que la Comisión le encomiende.

Artículo 43. Impulso y ejecución de la transformación digital y de la administración electrónica

1. El vicerrectorado con competencias en transformación digital ejercerá sus funciones en esta materia de acuerdo con las líneas estratégicas que apruebe el Consejo de Gobierno y las directrices que determine la Comisión de Coordinación de Estrategia Digital.

2. La Secretaría General ejercerá sus funciones en materia de Administración electrónica de acuerdo con lo establecido en este reglamento y con las directrices fijadas por la Comisión de Administración Electrónica.

Disposición adicional

En los casos no previstos en esta normativa se estará a lo dispuesto en la legislación de procedimiento administrativo común, en particular, en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas; y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, y sus disposiciones de desarrollo, o las normas que las sustituyan.

Disposición transitoria primera

Lo dispuesto en el artículo 34 del presente reglamento será de aplicación siempre que la obtención de la información se pueda hacer mediante acceso de la USC a las plataformas de intermediación de datos o servicios electrónicos habilitados a esta por las distintas administraciones públicas. Transitoriamente, cuando se trate de información para la que no exista plataforma de intermediación de datos o servicio electrónico o la USC no tenga acceso a estos, la Universidad podrá requerir de la persona interesada la presentación de la correspondiente documentación.

Disposición transitoria segunda

Lo dispuesto en los artículos 18, 30, 34, 35 y 36 será de aplicación progresiva, en función del grado de implantación de las medidas tecnológicas y administrativas necesarias.

Disposición transitoria tercera

Este reglamento no será de aplicación al funcionamiento de los órganos colegiados de la USC, que se regirán por la Ley estatal de régimen jurídico del sector público y por sus reglamentos de régimen interno.

Disposición derogatoria

Quedan derogadas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo que se dispone en este reglamento y, expresamente, el Reglamento de administración electrónica aprobado por el Consejo de Gobierno el 24 de julio de 2020 (DOG de 17 de septiembre) y el Reglamento para la gobernanza de las tecnologías de la información y de las comunicaciones de la Universidad de Santiago de Compostela, aprobado por el Consejo de Gobierno el 12 de mayo de 2017.

Disposición final primera

Se faculta a la Secretaría General para dictar las instrucciones que sean necesarias para la aplicación de este reglamento en materia de administración electrónica.

Disposición final segunda

Este reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su públicación en el Diario Oficial de Galicia.