Dando cumprimento ao disposto no ponto três do Acordo do Pleno de 20 de junho de 2025, pelo que se modifica o Acordo de 2 de fevereiro de 2018, pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza,

RESOLVO:

Ordenar a publicação do Acordo do Pleno do Conselho de Contas da Galiza, de 20 de junho de 2025, pelo que se modifica o Acordo de 2 de fevereiro de 2018, pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza, que figura como anexo a esta resolução.

Santiago de Compostela, 26 de junho de 2025

Juan Carlos Aladro Fernández
Conselheiro maior do Conselho de Contas da Galiza

ANEXO

Acordo de 20 de junho de 2025, do Pleno do Conselho de Contas da Galiza,
pelo que se modifica o Acordo de 2 de fevereiro de 2018 pelo que se acredite
e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário

Exposição de motivos.

Mediante a Resolução de 14 de fevereiro de 2018 publica-se o Acordo do Pleno do Conselho de Contas da Galiza pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza (DOG núm. 39, de 23 de fevereiro).

Mediante a aprovação deste acordo, pelo que se acredite a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário e se regula a sua composição e funcionamento, a instituição habilita um órgão permanente de consulta e asesoramento no qual se podem abordar as necessidades de adaptação da política de arquivos institucional à normativa vigente e às normas técnicas que regulam a gestão dos documentos de arquivamento.

A dita Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário acredite-se em cumprimento da normativa em matéria de arquivamento e documentalismo constituída fundamentalmente pela Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, reguladora do património documentário galego, da organização, funcionamento, acesso e difusão do contido dos arquivos de interesse para A Galiza e do Sistema de Arquivos da Galiza, e estabelece as obrigações dos arquivos que fazem parte desse sistema.

Por outra parte, a Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, e a Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público, determinaram que a gestão electrónica dos procedimentos deve ser a tramitação habitual nas administração públicas, de modo que as relações das administrações entre elas e com os seus órgãos, organismos públicos e entidades vinculadas ou dependentes têm que realizar-se através de meios electrónicos, para o qual se estabelece a obrigatoriedade para as pessoas jurídicas, entes sem personalidade e, em alguns supostos, para as pessoas físicas, de relacionar-se electronicamente com a Administração, sem prejuízo inclusive da possibilidade de estender esta obrigação a outros colectivos por via regulamentar.

Na procura da implantação e do desenvolvimento da Administração electrónica no Conselho de Contas, residenciáronse as competências neste âmbito na Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário.

Na actualidade, com o processo de modernização em matéria de arquivamento e documentação e com o processo de consolidação da Administração electrónica, ambos os dois em curso no Conselho de Contas, a instituição dá um passo mais, aprovando por Acordo do Pleno de 3 de outubro de 2023 o novo Plano estratégico do Conselho de Contas (2023-2028). Neste plano define-se como objectivo estratégico continuar trabalhando no desenvolvimento da Administração electrónica, alargando e automatizar processos do Conselho de Contas.

Em consequência, de conformidade com o exposto, resulta ajeitado o tratamento diferenciado e específico, de uma parte, das actuações em matéria arquivística e documentário e, de outra, das correspondentes à consolidação da Administração electrónica, para o qual resulta idóneo e efectivo contar com dois órgãos especializados, com o fim de conseguir uma maior axilidade e concreção nos objectivos perseguidos.

Neste senso, considera-se ajeitado proceder agora à modificação do Acordo de 2 de fevereiro de 2018 pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário, delimitando o seu alcance e suprimindo da sua regulação as funções de planeamento e instrumentalización do subsistema de gestão de documentos electrónicos, assim como de estudo e proposta de aprovação da política de gestão de documentos electrónicos, tarefas que, por outra parte, não fazem parte strictu senso do contido básico da normativa de arquivos e documentos da Galiza.

Assim pois, em vista do exposto e de conformidade com o previsto no artigo 5.f) do Regulamento de regime interior do Conselho de Contas, que lhe outorga ao Pleno do Conselho de Contas a competência para aprovar a criação de comissões técnicas em matérias e assuntos concretos, o Pleno do Conselho de Contas da Galiza, na sessão de 20 de junho de 2025, adoptou o seguinte acordo:

Um. Modificar o Acordo do Pleno de 2 de fevereiro de 2018 pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza, suprimindo as letras j) e k) do ponto 2 do artigo terceiro (finalidade e funções) e suprimindo as letras b), c) e e) do ponto 6 do artigo sexto (gestão documentário do Conselho de Contas da Galiza).

Uma vez realizadas as modificações, a redacção dos artigos terceiro e sexto fica como segue:

«Terceiro. Finalidade e funções

1. A Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário tem como finalidade o estudo das propostas relativas à normalização e regulação do Sistema de arquivos e de gestão dos documentos do Conselho de Contas, assim como o estudo e o ditame sobre as questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções, sem prejuízo das competências dos órgãos do Conselho de Contas nem das estabelecidas em favor de outros órgãos pela legislação em matéria do património documentário de interesse para A Galiza.

2. As funções da comissão concretizam-se nas seguintes:

a) Ser o âmbito onde se canalizam e coordenam as actividades próprias da unidade administrativa responsável em matéria de arquivamento como cabeceira do sistema arquivístico do conselho, mediante o trabalho conjunto dos seus membros e a consulta às unidades produtoras da documentação.

b) Normalizar os documentos de arquivo para a sua simplificação e racionalização.

c) Regular o fluxo documentário na etapa de produção dos documentos, consonte o procedimento administrativo e as normas de procedimento do conselho, sob critérios de legalidade e eficiência.

d) Elaborar instruções relativas à produção, identificação, classificação, ordenação e serviço da documentação, prestando uma atenção prioritária a aquelas séries documentários resultantes do desempenho das funções especificas do conselho (fiscalização, axuizamento e prevenção da corrupção) e a aquelas que testemunham a criação, a organização e o funcionamento da instituição (documentação dos órgãos de governo).

e) Receber as propostas de identificação e avaliação documentário apresentadas pela pessoa titular da unidade administrativa responsável em matéria de arquivamento, tendo em vista determinar para cada série de documentos a sua vigência, a qualidade da sua informação e a sua acessibilidade ou reserva.

f) Estabelecer, sob critérios administrativos, jurídicos e históricos, os períodos de conservação dos documentos ao longo do seu ciclo de vida e determinar a sua acessibilidade.

g) Normalizar os processos de selecção e eliminação de documentos, ditaminando a forma de disposição final, com o fim de determinar as séries que, pelos seus valores informativos e testemuñais, seja preciso conservar uma vez esgotados os seus valores administrativos.

h) Proceder à qualificação dos documentos essenciais, fruto do desenvolvimento de funções e actividades consideradas essenciais pela instituição.

i) Impulsionar que se aplique na gestão dos documentos um sistema de gestão corporativo acorde com o previsto nas normas, que garanta a autenticidade, fiabilidade, disponibilidade e integridade dos documentos, e que se lhes incorporem desde a sua criação ou registro os metadado de identificação, classificação, conservação e acesso estabelecidos.

3. A Comissão Técnica de Arquivo asesorará e informará os órgãos do Conselho de Contas em todo o relativo a temas da sua competência.

Sexto. Gestão documentário do Conselho de Contas da Galiza

1. Os documentos gerados e recebidos no exercício das suas competências pelo Conselho de Contas da Galiza são documentos de titularidade pública integrados no património documentário da Galiza.

2. Percebe-se por Sistema de arquivos e de gestão dos documentos do Conselho de Contas o conjunto de órgãos, arquivos, unidades administrativas e serviços encarregados da custodia dos documentos e arquivos desde que se geram ou recebem até que se eliminam ou conservam definitivamente, é dizer, ao longo de todo o seu ciclo de vida.

3. O Sistema de arquivos e de gestão dos documentos do conselho instrumentalízase através de normas e directrizes técnicas de carácter corporativo, e com o recurso das ferramentas técnicas, funcional e operativas necessárias para a consecução dos seus objectivos.

4. Percebe-se por gestão documentário do Conselho de Contas da Galiza o conjunto de funções, processos e médios que, integrados na gestão administrativa geral e aplicados com carácter transversal e de modo contínuo no seio do Sistema de arquivos do conselho, servem para garantir a autenticidade, a fiabilidade, a integridade e a disponibilidade dos documentos ao longo do tempo, assim como para a configuração do seu património documentário.

5. A gestão documentário do conselho está integrada pelos seguintes processos e funções arquivísticas: a identificação, a avaliação, a organização, a descrição, a conservação e o serviço dos documentos.

6. A gestão documentário no conselho incluirá:

a) A definição dos sistemas de informação e a aprovação de uma política de gestão de documentos do Conselho de Contas da Galiza que assegure a adequada gestão documentário.

b) O desenho dos documentos para garantir a sua autenticidade, integridade, fiabilidade, disponibilidade, contextualización e interoperabilidade».

Dois. Dispor que a dita modificação entrer o dia seguinte ao da publicação do Acordo de 20 de junho de 2025, do Pleno do Conselho de Contas da Galiza, pelo que se modifica o Acordo do Pleno de 2 de fevereiro de 2018, pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza.

Três. Facultar o conselheiro maior para ordenar a publicação do Acordo de 20 de junho de 2025 do Pleno do Conselho de Contas da Galiza, pelo que se modifica o Acordo do Pleno de 2 de fevereiro de 2018 pelo que se acredite e se regula a Comissão Técnica de Arquivo e Gestão Documentário do Conselho de Contas da Galiza, no Diário Oficial da Galiza.