Dando cumprimento ao disposto no punto tres do Acordo do Pleno do 20 de xuño de 2025, polo que se modifica o Acordo do 2 de febreiro de 2018, polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia,

RESOLVO:

Ordenar a publicación do Acordo do Pleno do Consello de Contas de Galicia, do 20 de xuño de 2025, polo que se modifica o Acordo do 2 de febreiro de 2018, polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia, que figura como anexo a esta resolución.

Santiago de Compostela, 26 de xuño de 2025

Juan Carlos Aladro Fernández
Conselleiro maior do Consello de Contas de Galicia

ANEXO

Acordo do 20 de xuño de 2025, do Pleno do Consello de Contas de Galicia,
polo que se modifica o Acordo do 2 de febreiro de 2018 polo que se crea
e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental

Exposición de motivos.

Mediante a Resolución do 14 de febreiro de 2018 publícase o Acordo do Pleno do Consello de Contas de Galicia polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia (DOG núm. 39, do 23 de febreiro).

Mediante a aprobación deste acordo, polo que se crea a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental e se regula a súa composición e funcionamento, a institución habilita un órgano permanente de consulta e asesoramento no cal se poden abordar as necesidades de adaptación da política de arquivos institucional á normativa vixente e ás normas técnicas que regulan a xestión dos documentos de arquivamento.

A dita Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental créase en cumprimento da normativa en materia de arquivamento e documentalismo constituída fundamentalmente pola Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, reguladora do patrimonio documental galego, da organización, funcionamento, acceso e difusión do contido dos arquivos de interese para Galicia e do Sistema de Arquivos de Galicia, e establece as obrigas dos arquivos que forman parte dese sistema.

Por outra parte, a Lei 39/2015, do 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas, e a Lei 40/2015, do 1 de outubro, de réxime xurídico do sector público, determinaron que a xestión electrónica dos procedementos debe ser a tramitación habitual nas administración públicas, de xeito que as relacións das administracións entre elas e cos seus órganos, organismos públicos e entidades vinculadas ou dependentes teñen que realizarse a través de medios electrónicos, para o cal se establece a obrigatoriedade para as persoas xurídicas, entes sen personalidade e, nalgúns supostos, para as persoas físicas, de relacionarse electronicamente coa Administración, sen prexuízo incluso da posibilidade de estender esta obriga a outros colectivos por vía regulamentaria.

Na procura da implantación e do desenvolvemento da Administración electrónica no Consello de Contas, residenciáronse as competencias neste eido na Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental.

Na actualidade, co proceso de modernización en materia de arquivamento e documentación e co proceso de consolidación da Administración electrónica, ambos os dous en curso no Consello de Contas, a institución dá un paso máis, aprobando por Acordo do Pleno do 3 de outubro de 2023 o novo Plan estratéxico do Consello de Contas (2023-2028). Neste plan defínese como obxectivo estratéxico continuar traballando no desenvolvemento da Administración electrónica, ampliando e automatizando procesos do Consello de Contas.

En consecuencia, de conformidade co exposto, resulta axeitado o tratamento diferenciado e específico, dunha parte, das actuacións en materia arquivística e documental e, doutra, das correspondentes á consolidación da Administración electrónica, para o cal resulta idóneo e efectivo contar con dous órganos especializados, co fin de conseguir unha maior axilidade e concreción nos obxectivos perseguidos.

Neste senso, considérase axeitado proceder agora á modificación do Acordo do 2 de febreiro de 2018 polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental, delimitando o seu alcance e suprimindo da súa regulación as funcións de planificación e instrumentalización do subsistema de xestión de documentos electrónicos, así como de estudo e proposta de aprobación da política de xestión de documentos electrónicos, tarefas que, por outra parte, non forman parte strictu senso do contido básico da normativa de arquivos e documentos de Galicia.

Así pois, en vista do exposto e de conformidade co previsto no artigo 5.f) do Regulamento de réxime interior do Consello de Contas, que lle outorga ao Pleno do Consello de Contas a competencia para aprobar a creación de comisións técnicas en materias e asuntos concretos, o Pleno do Consello de Contas de Galicia, na sesión do 20 de xuño de 2025, adoptou o seguinte acordo:

Un. Modificar o Acordo do Pleno do 2 de febreiro de 2018 polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia, suprimindo as letras j) e k) do punto 2 do artigo terceiro (finalidade e funcións) e suprimindo as letras b), c) e e) do punto 6 do artigo sexto (xestión documental do Consello de Contas de Galicia).

Unha vez realizadas as modificacións, a redacción dos artigos terceiro e sexto queda como segue:

«Terceiro. Finalidade e funcións

1. A Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental ten como finalidade o estudo das propostas relativas á normalización e regulación do Sistema de arquivos e de xestión dos documentos do Consello de Contas, así como o estudo e o ditame sobre as cuestións relativas á cualificación e utilización dos documentos producidos, recibidos ou acumulados no exercicio das súas funcións, sen prexuízo das competencias dos órganos do Consello de Contas nin das establecidas en favor doutros órganos pola lexislación en materia do patrimonio documental de interese para Galicia.

2. As funcións da comisión concrétanse nas seguintes:

a) Ser o ámbito onde se canalizan e coordinan as actividades propias da unidade administrativa responsable en materia de arquivamento como cabeceira do sistema arquivístico do consello, mediante o traballo conxunto dos seus membros e a consulta ás unidades produtoras da documentación.

b) Normalizar os documentos de arquivo cara á súa simplificación e racionalización.

c) Regular o fluxo documental na etapa de produción dos documentos, consonte o procedemento administrativo e as normas de procedemento do consello, baixo criterios de legalidade e eficiencia.

d) Elaborar instrucións relativas á produción, identificación, clasificación, ordenación e servizo da documentación, prestando unha atención prioritaria a aquelas series documentais resultantes do desempeño das funcións especificas do consello (fiscalización, axuizamento e prevención da corrupción) e a aquelas que testemuñan a creación, a organización e o funcionamento da institución (documentación dos órganos de goberno).

e) Recibir as propostas de identificación e avaliación documental presentadas pola persoa titular da unidade administrativa responsable en materia de arquivamento, con vistas a determinar para cada serie de documentos a súa vixencia, a calidade da súa información e a súa accesibilidade ou reserva.

f) Establecer, baixo criterios administrativos, xurídicos e históricos, os períodos de conservación dos documentos ao longo do seu ciclo de vida e determinar a súa accesibilidade.

g) Normalizar os procesos de selección e eliminación de documentos, ditaminando a forma de disposición final, co fin de determinar as series que, polos seus valores informativos e testemuñais, sexa preciso conservar unha vez esgotados os seus valores administrativos.

h) Proceder á cualificación dos documentos esenciais, froito do desenvolvemento de funcións e actividades consideradas esenciais pola institución.

i) Impulsar que se aplique na xestión dos documentos un sistema de xestión corporativo acorde co previsto nas normas, que garanta a autenticidade, fiabilidade, dispoñibilidade e integridade dos documentos, e que se lles incorporen desde a súa creación ou rexistro os metadatos de identificación, clasificación, conservación e acceso establecidos.

3. A Comisión Técnica de Arquivo asesorará e informará os órganos do Consello de Contas en todo o relativo a temas da súa competencia.

Sexto. Xestión documental do Consello de Contas de Galicia

1. Os documentos xerados e recibidos no exercicio das súas competencias polo Consello de Contas de Galicia son documentos de titularidade pública integrados no patrimonio documental de Galicia.

2. Enténdese por Sistema de arquivos e de xestión dos documentos do Consello de Contas o conxunto de órganos, arquivos, unidades administrativas e servizos encargados da custodia dos documentos e arquivos desde que se xeran ou reciben ata que se eliminan ou conservan definitivamente, é dicir, ao longo de todo o seu ciclo de vida.

3. O Sistema de arquivos e de xestión dos documentos do consello instrumentalízase a través de normas e directrices técnicas de carácter corporativo, e co recurso das ferramentas técnicas, funcionais e operativas necesarias para a consecución dos seus obxectivos.

4. Enténdese por xestión documental do Consello de Contas de Galicia o conxunto de funcións, procesos e medios que, integrados na xestión administrativa xeral e aplicados con carácter transversal e de modo continuo no seo do Sistema de arquivos do consello, serven para garantir a autenticidade, a fiabilidade, a integridade e a dispoñibilidade dos documentos ao longo do tempo, así como para a configuración do seu patrimonio documental.

5. A xestión documental do consello está integrada polos seguintes procesos e funcións arquivísticas: a identificación, a avaliación, a organización, a descrición, a conservación e o servizo dos documentos.

6. A xestión documental no consello incluirá:

a) A definición dos sistemas de información e a aprobación dunha política de xestión de documentos do Consello de Contas de Galicia que asegure a adecuada xestión documental.

b) O deseño dos documentos para garantir a súa autenticidade, integridade, fiabilidade, dispoñibilidade, contextualización e interoperabilidade».

Dous. Dispor que a dita modificación entre en vigor o día seguinte ao da publicación do Acordo do 20 de xuño de 2025, do Pleno do Consello de Contas de Galicia, polo que se modifica o Acordo do Pleno do 2 de febreiro de 2018, polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia.

Tres. Facultar o conselleiro maior para ordenar a publicación do Acordo do 20 de xuño de 2025 do Pleno do Consello de Contas de Galicia, polo que se modifica o Acordo do Pleno do 2 de febreiro de 2018 polo que se crea e se regula a Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental do Consello de Contas de Galicia, no Diario Oficial de Galicia.