De conformidad con lo previsto en el apartado cuarto de la Resolución conjunta de la Dirección General de Cultura y de la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia, de 6 de abril de 2026, por la que se establece la norma técnica que define la política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia, sin perjuicio de la publicidad realizada a través de la intranet de la Xunta de Galicia y con el objetivo de garantizar una mayor difusión y conocimiento de esta norma técnica,
RESUELVO:
Ordenar la publicación en el Diario Oficial de Galicia de la Resolución conjunta de la Dirección General de Cultura y de la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia, de 6 de abril de 2026, por la que se establece la norma técnica que define la política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia, que figura como anexo a esta resolución.
Santiago de Compostela, 5 de mayo de 2026
Anxo Manuel Lorenzo Suárez
Director general de Cultura
ANEXO
Resolución conjunta de la Dirección General de Cultura y de la Agencia
para la Modernización Tecnológica de Galicia, de 6 de abril de 2026, por la que
se establece la norma técnica que define la política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia
La Administración general y las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico de Galicia tienen la obligación de promover la utilización de tecnologías que faciliten el ejercicio de los derechos de las personas en sus relaciones administrativas y en el marco de los procedimientos de su competencia. Así lo propugna la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia.
A través de la modernización del sector público autonómico, se persigue una acción pública innovadora y de mayor calidad, sustentada en los principios de transparencia, agilidad y responsabilidad.
En este contexto en que buena parte de las relaciones entre la Administración pública autonómica y la ciudadanía se construye por medio de canales electrónicos, uno de los aspectos que cobran especial relevancia es el referido a los documentos administrativos, que pasan a generarse, igualmente, de forma electrónica.
La necesidad de contar con un marco de actuación en el sector público autonómico de Galicia para llevar a cabo la creación y la gestión de documentos electrónicos auténticos, fiables y disponibles en el tiempo constituye un mandato de la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia. Esta previsión es una consecuencia lógica del avance imparable de la administración electrónica como instrumento esencial de la gestión pública autonómica, avance del que ya dieron cuenta, con carácter previo, las bases sentadas tanto por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, como por la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.
La determinación de la política de gestión documental electrónica le corresponde a la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, con la colaboración de la entidad con competencias en materia de desarrollo digital.
Esta política quiere ser el punto de referencia para todos los desarrollos técnicos, normativos y organizativos que se hagan alrededor de la gestión de documentos electrónicos, de tal modo que quede garantizada su seguridad, su interoperabilidad y su preservación.
Será responsabilidad de la entidad con competencias en materia de desarrollo digital, en coordinación con las consellerías competentes en materia de archivos y de patrimonio documental y en materia de administraciones públicas, poner en práctica esta política de gestión documental electrónica.
Por todo lo expuesto,
SE ACUERDA:
Primero. Objeto
Es objeto de esta resolución establecer y aprobar el contenido de la política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia, que se incorpora como anexo a esta resolución.
Segundo. Ámbito de aplicación
Esta resolución será de aplicación en el ámbito de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades instrumentales integrantes del sector público autonómico.
Tercero. Desarrollo
Esta política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia actuará como contexto para el desarrollo de los aspectos técnicos, normativos y organizativos necesarios para la coordinación, aplicación y supervisión de la gestión documental electrónica, según los fines establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica y en el Esquema Nacional de Seguridad.
Cuarto. Publicación
1. Este documento y los instrumentos y las directrices a los que hace referencia estarán permanentemente disponibles y actualizados en la intranet de la Xunta de Galicia:
https://intranet.xunta.gal/arquivo-dixital-de-galicia/introducion
2. La publicidad establecida en el punto 1 se realizará sin perjuicio de la utilización de otros mecanismos de comunicación dirigidos a garantizar su conocimiento.
Quinto. Procedimiento de revisión y actualización
1. El marco de la política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia deberá actualizarse con arreglo a la legislación vigente en cada momento y a los avances tecnológicos u organizativos que lo hagan más eficiente.
2. De acuerdo con el punto anterior, revisarán y actualizarán el contenido recogido en el marco de esta política de gestión de documentos electrónicos los mismos órganos que ahora la determinan cuando:
a) Se produzcan modificaciones legislativas que puedan afectar a su contenido.
b) El uso de las nuevas tecnologías pueda favorecer la implantación de algún avance.
c) Se identifiquen nuevos casos de aplicación.
3. A fin de garantizar el cumplimiento de esta tarea, la consellería competente en materia de archivos y de patrimonio documental, con la colaboración de la entidad con competencias en materia de desarrollo digital, serán los responsables de aprobar, mediante resolución conjunta y motivada, la publicación de nuevas versiones del marco de referencia de la política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia.
Santiago de Compostela, 6 de abril de 2026. Anxo Manuel Lorenzo Suárez, Director general de Cultura; Damián Rey Rodríguez, director de la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia
ANEXO
Política de gestión de documentos electrónicos
el sector público autonómico de Galicia
1. Introducción.
El Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regulaba el desarrollo de la administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes, abrió en su momento un nuevo sendero y supuso un paso firme por parte de la Administración autonómica de Galicia en el proceso de desarrollo de los servicios electrónicos y de relación de la Administración pública con la ciudadanía a través de estos mismos medios.
La Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, nace en un momento en que el avance de la tramitación electrónica era un hecho imparable, lo que justificaba la necesaria previsión y regulación, en su artículo 43, del archivo electrónico de la Xunta de Galicia.
Sin embargo, el marco normativo que inició el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, y que se completó con otros reglamentos en sectores concretos, como es el caso de los registros o la presencia de la Administración autonómica de Galicia en internet, pronto experimentó la necesidad de una revisión y actualización en profundidad, fruto de las bases sentadas tanto por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, como por la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, bases que fueron consolidando la administración digital como herramienta esencial de la gestión para las administraciones públicas.
Ante esa necesidad, en el ámbito autonómico se aprobó la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, que derogó el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, y que se refiere específicamente a la política de gestión documental en su artículo 82 como un marco de actuación para la creación y la gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles en el tiempo.
En esencia, esta política se concibe como la herramienta necesaria para garantizar la coordinación, la aplicación y la supervisión de la gestión documental electrónica bajo las premisas fundamentales de la seguridad, la interoperabilidad y la preservación de los documentos generados por la actividad de la Administración pública autonómica.
Se redacta esta política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia habida cuenta de lo establecido por el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica, regulado por el Real decreto 4/2010, de 8 de enero, que tiene como finalidad el establecimiento de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las administraciones públicas que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos. También se redacta bajo el respeto a lo previsto por el Real decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad.
Le corresponde a la consellería competente en materia de archivos y de patrimonio documental, con la colaboración de la entidad con competencia en desarrollo digital, determinar la política de gestión documental electrónica del sector público autonómico de Galicia, a tenor de lo establecido en el artículo 123 de la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia.
2. Objeto y ámbito de aplicación.
La política de gestión documental electrónica del sector público autonómico de Galicia constituye el marco de actuación para la creación y la gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles en el tiempo.
Esta política desarrolla los aspectos técnicos, normativos y organizativos necesarios para la coordinación, la aplicación y la supervisión de la gestión documental electrónica, de forma que se garantice la seguridad, la interoperabilidad y la preservación de los documentos.
Así, esta política recoge los principios estratégicos, los procesos y las responsabilidades relacionados con la gestión de los documentos electrónicos generados por la Administración general y por las entidades instrumentales integrantes del sector público autonómico de Galicia, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente, garantizando su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo, el derecho de acceso de las personas a los documentos y la conservación del patrimonio documental.
Esta política compila en un único documento los principios, los procesos, las responsabilidades y los instrumentos ya establecidos en la normativa vigente en esta materia y desarrolla los aspectos que lo precisan.
El documento se estructura en 12 epígrafes, que siguen los principios establecidos en la Norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos y en las normas técnicas internacionales en que esta se inspira. Especial relevancia poseen los capítulos dedicados a los procesos de gestión documental, el que trata de los agentes y de las responsabilidades y el que trata de los instrumentos para la gestión documental. Finalmente, y en relación con todos ellos, en el punto 9 se establecen las principales directrices para la implantación y el desarrollo de esta política.
3. Periodo de vigencia.
Esta política de gestión de documentos electrónicos del sector público autonómico de Galicia entrará en vigor en la fecha de su aprobación y será aplicable mientras no la sustituya o derogue una nueva.
4. Principios estratégicos.
La Administración pública autonómica de Galicia debe alcanzar el desarrollo pleno de la administración electrónica estableciendo como principios estratégicos:
a) El cumplimiento de la legalidad vigente (aspectos normativos).
b) La neutralidad tecnológica (aspectos técnicos).
c) La implicación de toda la organización en el proceso de gestión documental (aspectos organizativos).
5. Definiciones.
A los efectos de la aplicación de esta política de gestión de documentos electrónicos, se tendrán en cuenta los siguientes conceptos básicos:
Archivo electrónico de la Xunta de Galicia: es el sistema que permite la gestión de expedientes administrativos electrónicos del sector público autonómico en sus diferentes fases. Por lo tanto, incluirá todos los expedientes en tramitación y los finalizados durante el tiempo establecido en sus calendarios de conservación.
Autenticidad: referido a un documento, es la propiedad que puede atribuírsele a consecuencia de que puede probarse que es el que afirma ser, que fue creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo creó o envió y que fue creado o enviado en el momento en que se afirma sin que hubiera sufrido ningún tipo de modificación.
Evaluación documental: fase del tratamiento documental que consiste en determinar los valores administrativo, legal-jurídico, informativo e histórico presentes en cada una de las series documentales identificadas a los efectos de su selección para la conservación o la eliminación. La evaluación determinará la vigencia temporal de esos valores, los plazos de transferencia, el régimen y los plazos de acceso y la selección de los documentos.
Cuadro de clasificación: estructura de categorías funcionales organizadas de manera codificada, jerárquica y lógica, comprensiva de todas las actividades desarrolladas por la organización en el cumplimiento de sus fines.
Ciclo de vida de un documento electrónico: conjunto de las etapas o de los períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos hasta su selección para la conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.
Dato: es una representación de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado y adecuado para su comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o humanos.
Disponibilidad: referido a un documento, indica su propiedad o característica que permite que pueda ser consultado, localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debe señalar la actividad o la actuación donde fue generado, proporcionar la información necesaria para la comprensión de las actuaciones que motivaron su creación y su utilización, identificar el contexto marco de las actividades y de las funciones de la organización y mantener los vínculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de actuaciones.
Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que fuera generada, recibida o incorporada por las administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a derecho administrativo.
Documento esencial: se entiende por documento esencial el que resulta indispensable para que la entidad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio, respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas.
Esquema de metadatos: instrumento que define la incorporación y la gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Expediente electrónico: conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
Fiabilidad: referido a un documento, propiedad o característica que indica que su contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las actuaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y a los que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades.
Foliado o indizado: proceso de gestión del expediente electrónico mediante el que se incluye en su índice electrónico la concatenación ordenada de las referencias a los documentos que lo integran y las huellas digitales de dichos documentos, finalizando el proceso con la firma electrónica del índice.
Identidad: conjunto de características de un documento que lo identifican de manera única y lo distinguen de cualquier otro documento. Junto con la integridad, es un componente de la autenticidad.
Índice electrónico: documento electrónico que incluye la relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda, y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso.
El índice electrónico autenticado será firmado por el titular del órgano que conforme al expediente para su tramitación o bien podrá ser sellado electrónicamente, en el caso de expedientes electrónicos que se formen de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad.
Integridad: referido a un documento, propiedad o característica que indica su carácter de completo, sin alteración de ningún aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la identidad.
Interoperabilidad: capacidad de los sistemas de información y, por lo tanto, de los procedimientos a los que estos dan soporte de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
Metadato de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, la gestión y el uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Selección documental: operación a través de la que se hace explícita la propuesta de conservación o eliminación de la serie documental, una vez identificada y evaluada.
Sello de tiempo: asignación por medios electrónicos de una fecha y de una hora a un documento electrónico con la intervención de un suministrador de servicios de certificación en función de autoridad de sellado de tiempo, que actúa como tercero de confianza, que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
Sello electrónico: datos en formato electrónico anexos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos.
Serie documental: conjunto de documentos que testimonian la actividad desarrollada de forma continuada en el tiempo por uno o varios sujetos productores en el ejercicio de una determinada función y regulada generalmente por una misma norma de procedimiento.
Firma electrónica: conjunto de datos en formato electrónico, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
Sistema de gestión de documentos: marco definido por la política de gestión de documentos de una organización donde se integran los recursos y se implantan las prácticas de gestión de documentos (establecidas en forma de programa de tratamiento) en una organización. Integran el sistema, además de la política, los recursos, el programa de tratamiento y los documentos incorporados a dicho sistema.
Tipo documental: modelo estructurado y reconocido que adopta un documento en el desarrollo de una competencia concreta, en base a una regulación y cuyo formato y contenido informativo son homogéneos.
Trazabilidad: propiedad o característica consistente en que las actuaciones de una entidad pueden serle imputadas exclusivamente a dicha entidad. En el ámbito de la gestión de documentos, es el proceso que facilita el seguimiento de la creación, la incorporación, el movimiento, el uso y la eventual modificación de los documentos dentro de un sistema de gestión de documentos.
Validación: proceso de verificación y de confirmación de la validez de una firma o sello electrónicos.
Gestión documental: conjunto de funciones, procesos archivísticos y medios que, integrados en la gestión administrativa general y aplicados con carácter transversal y de modo continuo en el seno del Sistema de archivos de Galicia, sirven para garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, así como para la configuración del patrimonio documental de Galicia.
6. procesos de gestión documental.
Forman parte de la gestión de documentos electrónicos los siguientes procesos:
6.1. Captura.
Es el proceso de incorporación de los documentos al sistema de gestión documental. Los documentos producidos por la Administración autonómica, salvo en los casos previstos por la Ley 39/2015, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, deben ser generados en formato electrónico. Para los documentos recibidos por la Administración a través de los registros presenciales y del registro electrónico, el proceso de captura se identifica con el proceso de registro. Los que provengan de fuentes externas, si son en papel, deberán ser incorporados al correspondiente expediente mediante un proceso de digitalización.
Para incorporar los documentos al sistema, es necesaria la identificación previa de los procedimientos de los que formarán parte. La identificación de procedimientos y trámites administrativos tiene como finalidad analizar los documentos generados en cada actuación administrativa y determinar los metadatos que deban asociarse a ellos desde el momento de su creación.
Con independencia del método y del momento de la captura (desde el registro, desde las aplicaciones de gestión, desde la interfaz de usuario o desde los procesos de digitalización garantizada), todo documento electrónico deberá tener un identificador único asignado por el sistema que lo acompañará a lo largo de su ciclo de vida. Los demás metadatos obligatorios en el momento de la captura están definidos en el esquema institucional de metadatos de la Xunta de Galicia.
6.2. Registro.
Es el proceso que deja constancia legal de la remisión o recepción de un documento por los órganos administrativos de la Administración autonómica y de su incorporación al sistema de gestión, de acuerdo con lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas. Los documentos que proceden de fuentes externas a la Administración autonómica se registran en un registro único de acuerdo con lo establecido en la legislación.
En la Administración pública autonómica de Galicia existe un Sistema único de registro regulado por el Decreto 191/2011, de 22 de septiembre, de organización y de funcionamiento de los registros de la Administración general y de las entidades públicas instrumentales de la Comunidad Autónoma de Galicia, así como por la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia. Esta ley define el Sistema único de registro como el conjunto de órganos y unidades que realizan funciones de registro de entrada y salida de cuantas solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos se reciban o remitan en la Administración general y en las entidades instrumentales del sector público autonómico, para su debida constancia.
El Sistema único de registro está integrado por la Red de oficinas de atención a la ciudadanía y registro, por el Registro Electrónico General y, si existieran, por los registros electrónicos de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico que se creen conforme a lo previsto en la antedicha ley.
Los documentos en soporte papel aportados por la ciudadanía serán digitalizados e incorporarán los metadatos mínimos obligatorios establecidos en las normas técnicas de interoperabilidad de digitalización y de documento electrónico, según se establece en el protocolo de digitalización para la obtención de copias electrónicas auténticas.
La recepción de documentos procedentes de otras administraciones se realizará mediante el sistema de interconexión de registros (SIR).
6.3. Clasificación.
Es el proceso que permite estructurar las series documentales de acuerdo con las competencias, las funciones y las actividades que desarrolla la Administración autonómica, estableciendo vínculos entre sí, contextualizándolas, permitiendo la aplicación uniforme de dictámenes de selección y de acceso y facilitando la migración de documentos entre funciones y actividades.
El instrumento que facilita esta operación es el cuadro de clasificación funcional de la Xunta de Galicia, de cuyo mantenimiento es responsable el Archivo de Galicia en colaboración con las unidades gestoras y productoras de documentos y que está integrado en la aplicación del inventario de información administrativa de la Xunta de Galicia.
Desde el momento de su creación, a los documentos y a los expedientes se les debe asignar un código de serie y procedimiento que permita contextualizarlos en su función y ámbito competencial. Todos los procedimientos administrativos gestionados por la Xunta de Galicia deberán estar vinculados a la correspondiente serie documental, incluidos los de carácter interno.
6.4. Descripción.
Es el proceso por el que se representa la información de los documentos de forma estructurada mediante la incorporación de los metadatos. La descripción de los documentos y de los expedientes electrónicos se hace de acuerdo con el documento en que se define el esquema institucional de metadatos de la Xunta de Galicia.
Según el momento en que se incorporan los metadatos, pueden dividirse en:
a) Metadatos en el momento de la captura del documento.
b) Metadatos producidos por los distintos procesos documentales que se van incorporando a lo largo de la vida del documento.
Hasta el momento de la transferencia al archivo, el proceso de incorporación de metadatos debería realizarse de la forma más automatizada posible. Las aplicaciones de gestión o tramitación, el sistema de registro, los directorios corporativos de identidades, los directorios de unidades orgánicas y la plataforma de firma y el sistema de inventario de información administrativa serán las fuentes que proporcionen la información para incluir en cada uno de los elementos.
El esquema de metadatos deberá:
a) Identificar cuáles son los metadatos mínimos obligatorios.
b) Identificar el momento en que los metadatos deben ser creados.
c) Identificar los metadatos de asignación automática y los de asignación manual.
d) Establecer reglas para la asignación de metadatos manuales.
Ya en la fase de archivo, los metadatos descriptivos deberán ajustarse a las normas técnicas de descripción archivística.
6.5. Acceso.
El proceso de acceso se refiere a cómo se establecen y se ejecutan los criterios y permisos para consultar los documentos y los expedientes electrónicos dentro del archivo electrónico.
Al archivo electrónico, como a cualquier otro sistema de información, le son aplicables las medidas de protección previstas en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
El acceso a los documentos y a los expedientes electrónicos debe estar sometido a un control en función de los permisos establecidos. Será en la fase de análisis de cada procedimiento cuando se determinen los perfiles de usuarios que podrán tener acceso a los expedientes resultantes en cada etapa de su ciclo de vida, según lo determinado por la unidad responsable del procedimiento, habida cuenta de la legislación vigente, lo dictaminado por el Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el modelo de acceso y seguridad establecido.
Dentro del proceso de acceso, se consideran también los métodos de copia, entrega y verificación de los documentos nacidos en formato electrónico a las personas interesadas.
6.6. Cualificación.
El proceso de cualificación de los documentos incluye la determinación de los documentos esenciales, la valoración de los documentos, la determinación de los plazos de conservación y el dictamen de la autoridad cualificadora.
Son documentos esenciales los que resultan indispensables para que la organización pueda alcanzar sus objetivos, cumplir las obligaciones diarias de servicio y respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas. La gestión de estos documentos requiere de un análisis de riesgos y del establecimiento de medidas especiales de protección que aseguren especialmente su disponibilidad, seguridad, privacidad, estabilidad y rendimiento.
La valoración documental es el proceso que tiene por finalidad analizar los valores de los documentos producidos y/o conservados por la entidad, para determinar el destino final de la serie en que se incluyen, bien sea este la conservación, bien la eliminación parcial o total, así como los plazos de transferencia y acceso.
Le corresponde al Consejo de Evaluación Documental de Galicia, como órgano colegiado consultivo y de asesoramiento de la Administración autonómica de Galicia, dictaminar sobre los análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas e informativas de las series documentales presentadas, elaborar las tablas de valoración y elevarlas a la persona titular de la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental para su aprobación, quien dispondrá su publicación en el Diario Oficial de Galicia. En este contexto, cabe resaltar que el artículo 12.2 del Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia, establece que la evaluación de procedimientos administrativos electrónicos incluirá en el proceso de análisis documental, previamente a su implantación en las aplicaciones de gestión de documentos electrónicos, el informe de evaluación y la selección del Consejo de Evaluación Documental de Galicia.
Para los documentos y los expedientes electrónicos, las tablas de valoración deben aplicarse de forma automatizada.
6.7. Conservación.
Según se establece en la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, los documentos de titularidad pública son patrimonio documental de Galicia desde su creación. Quedan excluidos de esta consideración únicamente los que así fueran evaluados tras el procedimiento legalmente establecido.
La conservación permanente de los documentos y de los expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información (datos), una vez finalizados los procedimientos administrativos o las actuaciones correspondientes, deberá evitar los problemas derivados de la obsolescencia tecnológica y asegurar la información del contexto en que fueron producidos, según lo establecido en el modelo de conservación.
Se establecerá un plan de preservación basado en la revisión periódica de las características de los documentos, especialmente de la obsolescencia de formatos, que preverá la posible migración a otros sistemas o tecnologías. El plan de preservación deberá incluir también una solución para el tratamiento de los elementos de las firmas con certificado digital para los documentos nacidos digitales que se incluyan en el repositorio de preservación. Las medidas de preservación aplicadas en el archivo electrónico administrativo se centrarán en el uso, desde la creación de los documentos, de formatos de conservación a largo plazo, especialmente el formato PDF(A). Este formato es el que se establece como de uso obligatorio en la Orden de 6 de febrero de 2014 por la que se aprueba el protocolo de identificación y firma electrónicas de la Administración general y del sector público autonómico de Galicia, junto a la firma electrónica PAdES para todos los documentos que tengan como destinatarios ciudadanas o ciudadanos u otras administraciones públicas, y para todas las firmas realizadas en una actuación automatizada.
6.8. Transferencia.
Es el procedimiento por el que se traslada la responsabilidad sobre los documentos desde la unidad encargada de su tramitación a la unidad responsable del archivo, una vez cumplidos los plazos de permanencia establecidos en la evaluación para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. Tiene como objetivo facilitar el paso de los documentos a través de los diferentes archivos del sistema, de manera que puedan recibir el tratamiento adecuado al punto de su ciclo de vida.
La transferencia de documentos comprenderá, como mínimo, los siguientes pasos:
a) Adaptación de los documentos que se vayan a transferir preferiblemente a un formato longevo, como PDF-A y, en todo caso, a formatos recogidos en la norma técnica de interoperabilidad (NTI) del catálogo de estándares.
b) Incorporación de las firmas que pudieran faltar, así como de la información necesaria para su verificación y su validación, y de los sellos de tiempo que garanticen su conservación a largo plazo, a no ser que se garantice su conservación por otros medios.
c) Configuración de los documentos y expedientes según las estructuras establecidas en las NTI de documento electrónico y de expediente electrónico.
En este sentido, hace falta recordar que la NTI de documento electrónico establece como componentes de un documento electrónico:
1º. El contenido, entendido como conjunto de datos o información del documento.
2º. En su caso, la firma electrónica.
3º. Los metadatos del documento electrónico.
Por su parte, la NTI de expediente electrónico establece como componentes de un expediente electrónico:
1º. Los documentos electrónicos que configuran el expediente. Los documentos pueden incluirse como elementos independientes o dentro de carpetas, entendidas estas como una agrupación de documentos creados por motivos funcionales o como parte de otro expediente anidado en el primero.
2º. El índice electrónico, que, debidamente autenticado, garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, de acuerdo con el artículo 70.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
3º. La firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante de acuerdo con la normativa aplicable, según se establece en el artículo 51 del Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
4º. Los metadatos del expediente electrónico.
En el momento de la transferencia, en estos metadatos mínimos deberán estar incluidos los equivalentes a lo que en el esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico (e-EMGDE, por su sigla en castellano) se denomina <13.3. Transferencia> y sus subelementos <13.3.1. Fase de archivo> y 13.3.2. <Plazo de transferencia>.
Los procesos de transferencia deben producir un registro (listado de documentos y expedientes) que dejen constancia de que los documentos electrónicos fueron enviados y recibidos, y garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
Para los documentos que deban custodiarse a largo plazo, se establecerá un plan de preservación que incluya los mecanismos necesarios para asegurar estas garantías.
6.9. Eliminación.
Es el proceso por el que se borran y destruyen los documentos que finalizaron el período de conservación establecido en los calendarios de conservación conforme a lo establecido por el Esquema Nacional de Seguridad. Su objetivo es impedir su recuperación o restauración para su posterior reutilización.
La eliminación de documentos, definida en el artículo 2 del Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el procedimiento de evaluación y de selección de documentos, está sujeta a la aplicación de las tablas de evaluación dictaminadas por el Consejo de Evaluación Documental de Galicia y aprobadas por el titular de la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental.
Cuando la documentación fuera requerida por los juzgados, quedará en suspenso el calendario de eliminación aprobado, en su caso.
Cualquier eliminación de un documento o de un expediente electrónico debe incluir todas sus copias auténticas y su copia de seguridad.
El procedimiento de borrado y de destrucción deberá hacerse de acuerdo con el Procedimiento de destrucción de documentos electrónicos.
7. Agentes y responsabilidades.
Se relacionan a continuación los agentes implicados en la gestión de documentos electrónicos y las responsabilidades que la normativa les atribuye en esta materia:
7.1. Elaboración e impulso de la política de gestión de documentos electrónicos:
a) Responsable de archivos y patrimonio documental.
La consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental, con la colaboración de la entidad con competencia en desarrollo digital, es responsable de la elaboración de la política de gestión de documentos electrónicos y participa en la creación de las directrices, instrumentos y documentos elaborados para facilitar su cumplimiento.
Le corresponde, en concreto, colaborar con los órganos competentes en materia de desarrollo digital y en materia de administraciones públicas (habilitación de los procedimientos administrativos) para que el diseño de los procedimientos se adecúe a lo establecido en esta política. Igualmente, le corresponde la realización y el mantenimiento de los principales instrumentos de gestión documental.
b) Responsable del desarrollo digital.
La entidad con competencia en desarrollo digital, además de colaborar con la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental en la elaboración de la política de gestión de documentos electrónicos, es también responsable de la elaboración, desarrollo y ejecución de la estrategia tecnológica global del sector público autonómico para facilitar su cumplimiento garantizando que los servicios digitales respondan a las exigencias de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad según la normativa vigente.
Le corresponde la elaboración del modelo tecnológico, del modelo de digitalización, el establecimiento de la política de firma electrónica y de certificados digitales y la gestión y la actualización continuada del catálogo de los sistemas digitales, así como el establecimiento de los requisitos y procedimientos de incorporación en este.
c) Responsable en materia de administraciones públicas.
Le corresponde a la consellería con competencias en materia de administraciones públicas, junto a la entidad competente en materia de desarrollo digital, con la colaboración de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, la coordinación del diseño de los procedimientos administrativos y servicios, de forma que se adecúen a lo establecido en esta política y en los modelos que la desarrollan. Asimismo, le corresponde la coordinación de los contenidos y de los servicios disponibles en la sede electrónica de la Xunta de Galicia, la gestión y la coordinación de la Red de oficinas de atención a la ciudadanía y el registro y la gestión y la coordinación del Registro Electrónico General.
d) Responsables de la gestión de procedimientos y de servicios generadores de documentos electrónicos.
Les corresponde a los responsables de la gestión de procedimientos y de servicios productores de documentos electrónicos implicar a todo el personal de cualquier nivel que genere documentos electrónicos en la aplicación de las directrices establecidas en la política y las especificaciones establecidas en los modelos que la desarrollan. Serán las secretarías generales técnicas, las direcciones generales, las subdirecciones generales, las jefaturas de servicio y los órganos asimilados de los entes instrumentales de la Xunta de Galicia los responsables de garantizar su cumplimiento.
e) Responsables en materia de formación del personal empleado público.
Les corresponde a las entidades del sector público autonómico competentes en materia de formación del personal empleado público realizar las actividades formativas que aseguren la obtención de las competencias digitales mínimas del personal que posibiliten el correcto desarrollo de su puesto de trabajo. Asimismo, las actividades formativas relativas a la implantación continuada de la administración electrónica, a la seguridad de la información, a la protección de datos y a la puesta en marcha de nuevos servicios digitales.
f) Comisión de Seguridad y Gobierno Electrónico.
Le corresponde a este órgano colegiado de carácter transversal la coordinación, el asesoramiento, el impulso y la promoción de las actuaciones en materia de seguridad de la información, el desarrollo de la administración electrónica, la homogeneización del funcionamiento digital, el acceso a la información pública y a la participación ciudadana y el seguimiento de la aplicación efectiva de las medidas aprobadas en el campo de la seguridad y del gobierno electrónico.
g) Consejo de Evaluación Documental de Galicia.
Le corresponde a este órgano colegiado consultivo y de asesoramiento de la Administración autonómica de Galicia, adscrito a la consellería competente en materia de archivos y de patrimonio documental, dictaminar la cualificación y la evaluación documental de los documentos producidos, recibidos y acumulados por la Administración autonómica, la emisión de los dictámenes preceptivos y la elaboración de las tablas de evaluación, que serán elevadas a la persona titular de la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental para su aprobación.
h) Consejo de Archivos de Galicia.
Le corresponde a este órgano colegiado consultivo y de asesoramiento de la Administración autonómica de Galicia, adscrito a la consellería competente en materia de archivos y de patrimonio documental, emitir un informe al órgano superior competente en materia de archivos y de patrimonio documental sobre las normas técnicas básicas a las cuales deben adecuarse los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de archivos de Galicia.
7.2. Personal responsable de la ejecución.
Todo el personal implicado en el tratamiento de los documentos, desde su captura y su registro hasta su definitiva conservación y custodia, será responsable de la ejecución de esta política.
8. Instrumentos para la gestión documental.
Se recogen en los siguientes apartados distintos instrumentos que permiten el correcto desarrollo de todos los procesos y gestión documental.
Se distinguen los que, teniendo impacto en los procesos de gestión documental, poseen un carácter general y afectan a un conjunto más amplio de procesos administrativos de aquellos otros creados específicamente para la gestión documental.
8.1. Instrumentos de carácter general.
8.1.1. El catálogo de sistemas digitales.
En él se recogen las aplicaciones y los sistemas de información e infraestructuras tecnológicas que utilizan o se ponen a disposición de los órganos y de las entidades del sector público autonómico para su funcionamiento interno, para la prestación de servicios a la ciudadanía y para la relación con otras administraciones públicas.
Tiene como finalidad garantizar la gobernanza tecnológica y la utilización de sistemas transversales o especializados, en los cuales se promueva la aplicación adecuada de los criterios de reutilización, la transferencia tecnológica, la interoperabilidad, la seguridad, la facilidad de uso y la accesibilidad.
El catálogo de los sistemas digitales recogerá, con respecto a los elementos que lo integran, la identificación de sus características técnicas y funcionales, las entidades responsables de su gestión, así como la determinación de su ámbito de utilización, el criterio de obligatoriedad de uso y las condiciones de uso.
8.1.2. El inventario de información administrativa.
El inventario de la información administrativa del sector público autonómico recoge los conjuntos de datos o de catálogos corporativos que, con carácter transversal, sirven para la identificación unívoca de los contenidos de los catálogos, la ordenación y la clasificación de la información y de la documentación del sector público autonómico, garantizando la interoperabilidad entre los sistemas y entre las administraciones.
El inventario incluye los catálogos y los conjuntos de información especialmente relevantes para la gestión documental, en particular, los enumerados a continuación.
8.1.3. El directorio oficial del sector público autonómico.
El directorio oficial del sector público autonómico (DIROF) constituye el esquema completo de la composición de la estructura orgánica de la Xunta de Galicia, incluida la relación de unidades orgánicas (cualquier unidad administrativa que realice un ejercicio de funciones de trascendencia jurídica), sus oficinas de registro asociadas (cualquier oficina de registro oficial y dentro del ámbito del Surex-Sistema único de registro de la Xunta de Galicia) y de sus unidades de gestión económico-presupuestarias (las unidades no definidas como unidades orgánicas, pero que realizan funciones de gestión económico-presupuestaria). Constituye, por lo tanto, un elemento esencial para contextualizar los documentos con su ámbito de producción y facilita la interoperabilidad a nivel interno de la Administración autonómica y a nivel externo con otras administraciones.
A modo de consulta, están disponibles en él todas las unidades, las oficinas y las relaciones disponibles en el sistema estatal del directorio común de unidades orgánicas y oficinas (DIR3).
8.1.4. El catálogo de procedimientos y servicios.
Es el instrumento donde se incluye información sobre los procedimientos y servicios prestados por la Administración autonómica, especificando la denominación del procedimiento, a quien va dirigido, las unidades que intervienen en su tramitación, su objeto y la normativa aplicable. Los procedimientos se presentan de forma clasificada, estructurados en familias y con indicación de su nivel de informatización y de seguridad. Cada procedimiento debe estar ligado a una serie documental.
8.2. Instrumentos específicos.
8.2.1. El cuadro de clasificación funcional.
El cuadro de clasificación es un instrumento que permite agrupar los expedientes y los documentos producidos por la organización de acuerdo con una estructura en que se representan sus funciones, sus actividades y sus ámbitos competenciales. El cuadro de clasificación permite así contextualizar los documentos desde el mismo momento de su producción y facilita la aplicación de políticas uniformes de conservación/eliminación y de acceso a las diferentes agrupaciones documentales establecidas de acuerdo con él.
La consellería competente en materia de archivos y de patrimonio documental será la responsable de su elaboración y de su mantenimiento.
8.2.2. El catálogo de series documentales.
La unidad básica del cuadro de clasificación es la serie documental, definida como el conjunto de documentos que testimonian la actividad desarrollada de forma continuada en el tiempo por uno o varios sujetos productores en el ejercicio de una determinada función y regulada generalmente por normas de procedimiento. Por este motivo, podemos considerar este instrumento como un desarrollo de la estructura del cuadro de clasificación.
Todos los procedimientos administrativos gestionados por la Xunta de Galicia deberán estar vinculados a la correspondiente serie documental.
Le corresponde su mantenimiento al órgano con competencias en materia de archivos y patrimonio documental.
8.2.3. El catálogo de tipologías documentales.
Es el instrumento que sirve para normalizar las denominaciones de las tipologías que deben asignarse a cada uno de los documentos que conforman los expedientes administrativos, facilitando así su identificación por los sistemas que gestionan el archivo electrónico administrativo.
El responsable de archivos y de patrimonio documental es el encargado de su desarrollo y de su mantenimiento.
8.2.4. El catálogo de formatos.
Identifica los formatos de documentos electrónicos admitidos por la Administración autonómica en cumplimiento de la NTI sobre el catálogo de estándares.
La entidad competente en materia de desarrollo digital es la encargada de su elaboración y de su mantenimiento, en coordinación con el responsable de archivos y patrimonio documental, teniendo siempre en cuenta la posible obsolescencia futura y las necesidades de migración de formatos.
8.2.5. El esquema institucional de metadatos.
Es el instrumento que determina los metadatos que deban crearse (de contenido, de contexto y de estructura) para cada documento, forme parte de un expediente o no, y la manera en que se gestionarán a lo largo de todo su ciclo de vida.
La elección de los elementos de entre el conjunto de los establecidos en el esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico (e-EMGDE) constituye el esquema institucional de metadatos de la Xunta de Galicia, es decir, el conjunto de elementos y subelementos que pueden ser utilizados para describir documentos electrónicos.
Siguiendo la terminología de la ISO (International Standards Organization) en su documento ISO/TC 46/SC 11 N800R1, relativo a la «orientación sobre la elaboración de un esquema de metadatos, que desarrolla la norma ISO 23081», un perfil de aplicación deberá determinar, además, sus directrices de uso y los ejemplos y los comentarios para ayudar a su comprensión.
Así, el perfil de aplicación de metadatos de la Xunta de Galicia deberá establecer el conjunto de elementos y de subelementos que pueden ser utilizados para describir documentos electrónicos y sus reglas de uso, tanto en lo relativo al sintáctico como al semántico y de obligatoriedad.
El órgano responsable en materia de archivos y de patrimonio documental, junto con el órgano responsable en materia de desarrollo digital y los responsables de las unidades de gestión, serán los encargados de su elaboración y de su mantenimiento.
8.2.6. Los estudios de identificación y de valoración de series documentales y las tablas de valoración.
Son los documentos que dejan constancia del proceso de análisis orgánico, funcional y procesal que permite identificar el contexto de producción de cada serie documental y evaluar su valor primario y secundario para determinar su destino final, que puede ser la conservación permanente o la eliminación total o parcial y las condiciones de acceso público, de acuerdo con la legislación vigente.
Les corresponde a las personas titulares de los documentos y a las personas responsables de los archivos de la Administración autonómica de Galicia la realización de estos estudios, los cuales deberán ser aprobados por la persona titular de la consellería con competencias en materia de archivos y de patrimonio documental, previo dictamen del Consejo de Evaluación Documental de Galicia.
La información recogida en estos análisis debe formar parte del inventario de información administrativa.
8.2.7. El catálogo de documentos esenciales.
El catálogo de documentos esenciales es el instrumento en que se recogen los documentos que en el proceso de análisis fueron considerados imprescindibles para garantizar derechos y obligaciones, tanto de la Administración como de la ciudadanía, y aseguran la continuidad de los servicios en caso de emergencia, razón por la que requieren un proceso especial de duplicación para garantizar su disponibilidad.
Los documentos esenciales serán objeto de un proceso de análisis de riesgos para evaluar y determinar las medidas específicas que deben tomarse para garantizar su seguridad y su conservación, de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad.
Le corresponde al órgano responsable de archivos y de patrimonio documental, en coordinación con los órganos responsables en materia de administraciones públicas y del desarrollo digital, la elaboración y el mantenimiento del catálogo de documentos esenciales.
8.2.8. El Registro de actas de eliminación.
Constituye un instrumento esencial para documentar los procesos de eliminación de expedientes y de documentos, a consecuencia de la aplicación de las tablas de valoración.
El responsable de archivos y de patrimonio documental es el encargado de la creación y del mantenimiento de este instrumento. La información de este registro deberá estar disponible en el inventario de información administrativa.
9. Directrices para la implantación y el desarrollo de la política de gestión de documentos electrónicos.
Para lograr una correcta gestión, uso y conservación de los documentos a lo largo de todos los procesos que configuran su ciclo de vida (detallados en el punto 6), es preciso establecer los criterios, las directrices y las instrucciones de carácter funcional, tecnológico, organizativo y operativo que lleven a buen término los principios establecidos en esta política de gestión.
9.1. Modelo tecnológico.
Define la tecnología que le da soporte a la gestión de documentos electrónicos y que se asienta en una infraestructura centralizada en el Centro de Proceso de Datos Integral (CPDI).
El modelo distingue dos entornos tecnológicos diferentes: el que le da soporte al archivo electrónico administrativo y el que le da soporte al archivo electrónico de patrimonio documental. La relación entre ambos se produce cuando los documentos gestionados en el archivo electrónico administrativo son migrados al archivo digital de patrimonio documental.
El archivo electrónico administrativo se basa en un repositorio donde se gestionan los documentos y los expedientes electrónicos con sus correspondientes metadatos. El repositorio documental será único para todos los componentes que intervienen en la gestión documental, ya sean aplicaciones de soporte (para registro, firma o notificación, por ejemplo) o aplicaciones tramitadoras y de gestión económica.
El archivo electrónico de patrimonio documental se basa en dos estructuras paralelas y relacionadas: una estructura de datos para la difusión y la recolección, que cumple con las condiciones del protocolo OAI/PMH, y un repositorio de preservación para los documentos y los expedientes electrónicos desarrollado según el modelo OAIS (Open Archival Information System).
El responsable en materia de desarrollo digital es el encargado de su desarrollo y mantenimiento.
9.2. Política de firma electrónica y certificados digitales.
Define quién, cuándo y cómo deberá realizarse el proceso de firma.
En la Resolución de 25 de febrero de 2014, por la que se aprueba la política de firma electrónica y de certificados de la Administración general y del sector público autonómico de Galicia, se adopta como política de firma electrónica y de certificados la política de firma de la Administración general del Estado. Esta política deberá publicarse en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
La firma de los documentos electrónicos se realizará mediante la plataforma de firma corporativa. Cuando el documento deba ser firmado por la ciudadanía, podrá ser utilizada la interfaz de la plataforma de firma corporativa u otro sistema que utilice la misma política en lo que se refiere a tipos, formatos y certificados empleados.
Los documentos electrónicos administrativos emitidos por la Administración para entregarle a la ciudadanía deberán estar en formato PDF/A y firmados en formato PAdES. Además, deberán contener un código seguro de verificación (CSV) que podrá ser verificado a través de la sede electrónica. Cuando el ciudadano o la ciudadana pida una copia del documento o expediente electrónico en formato papel, su impresión llevará, además del código CSV, una leyenda alusiva a su carácter de copia auténtica de un original electrónico.
El responsable en materia de desarrollo digital es el encargado de su elaboración y mantenimiento.
9.3. Modelo de seguridad y acceso.
Este modelo aborda la seguridad del archivo en su conjunto, es decir, para todos los subsistemas que forman parte de su arquitectura global, habida cuenta de los aspectos más relevantes relacionados con esta materia:
a) La autenticación, identificando de manera unívoca al usuario que intenta acceder al sistema.
b) La autorización de las operaciones para cada tipo de usuario.
c) La creación de un registro de auditoría y de trazabilidad que deje evidencia de qué usuario realizó qué operación sobre qué elemento.
El responsable en materia de desarrollo digital es el encargado de su desarrollo y mantenimiento, con la colaboración del responsable en materia de archivos y patrimonio documental.
9.4. Modelo de digitalización.
Describe el procedimiento y las herramientas que se deben utilizar para la generación de copias electrónicas auténticas de documentos en soporte papel, definiendo el formato del documento resultante, los metadatos que hay que incorporar y los mecanismos de seguridad exigidos.
El responsable en materia de desarrollo digital es el encargado de su desarrollo y mantenimiento, en colaboración con el responsable de archivos y patrimonio documental.
9.5. Modelo de ciclo de vida del documento electrónico.
El modelo de ciclo de vida de documento electrónico recogerá los criterios aplicables a los documentos electrónicos en los distintos procesos de gestión documental desde su captura hasta su eliminación o conservación: captura, registro, clasificación, descripción, acceso, cualificación, conservación, transferencia y eliminación.
El responsable del archivo y del patrimonio documental, junto con el responsable en materia de desarrollo digital, serán los encargados de su desarrollo y de su mantenimiento.
9.6. Modelo de conservación de documentos electrónicos.
Describe el procedimiento para garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos electrónicos a largo plazo. Este procedimiento deberá abarcar también, en su caso, la preservación de la información producida en los sistemas digitales durante la tramitación de los diferentes procedimientos o estrechamente relacionada con ellos.
La consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, junto con la entidad competente en materia de desarrollo digital, serán los encargados de su elaboración y mantenimiento.
9.7. Procedimiento de destrucción de documentos electrónicos.
La información de los dictámenes aprobados según el procedimiento establecido en el Decreto 15/2016, de 14 de enero, pasará a formar parte del inventario de información administrativa que las normas de interoperabilidad establecen como sistema de gestión y coordinación de los procedimientos administrativos en el entorno de la administración electrónica.
La eliminación de documentos exigirá la apertura del correspondiente expediente, en el cual deberán quedar identificados los documentos que es necesario eliminar, si procede realizar algún tipo de muestreo, el método de borrado que se va a aplicar, la actualización de los metadatos que aseguren la trazabilidad del proceso y la generación de la correspondiente acta de eliminación, que deberá ser enviada al Consejo de Evaluación Documental de Galicia.
La consellería competente en materia de archivos y de patrimonio documental, junto con el responsable en materia de desarrollo digital, serán los encargados del desarrollo y del mantenimiento del procedimiento de destrucción de documentos electrónicos.
9.8. El Plan de gestión de riesgos.
Los documentos esenciales serán objeto de un proceso de análisis de riesgos para evaluar y determinar las medidas específicas que deben tomarse para garantizar su seguridad y su conservación, de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad. El Plan de gestión de riesgos llevará a cabo este análisis y determinará las directrices de actuación en función de los riesgos identificados.
Le corresponde al órgano responsable del desarrollo digital en coordinación con los órganos responsables en materia de archivos y patrimonio documental y en materia de administraciones públicas la elaboración del Plan de gestión de riesgos.
10. Formación.
La formación de todo el personal implicado en la gestión de documentos electrónicos deberá estar presente en los planes de formación continua de la Administración autonómica.
11. Supervisión y actualización.
La correcta aplicación de esta política está sujeta a procedimientos periódicos de supervisión que verifiquen su correcto cumplimiento.
A estos efectos, se constituirá un grupo de trabajo integrado por personal responsable de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, así como de la entidad con competencias en materia de desarrollo digital.
12. Referencias normativas y técnicas.
12 1. Legislación estatal:
– Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica.
– Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
– Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
– Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.
– Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derecho digitales.
– Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
– Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
– Real decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad.
12.2. Legislación autonómica:
– Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia.
– Ley 1/2016, de 18 de enero, de transparencia y buen gobierno.
– Ley 5/2016, de 4 de mayo, del patrimonio cultural de Galicia.
– Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia.
– Decreto 191/2011, de 22 de septiembre, de organización y funcionamiento de los registros de la Administración general y de las entidades públicas instrumentales de la Comunidad Autónoma de Galicia, en lo que no se oponga a lo regulado en la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia.
– Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el procedimiento de evaluación y selección de documentos.
– Decreto 25/2016, de 3 de marzo, por el que se regula la composición y el funcionamiento del Consejo de Archivos de Galicia.
12.3. Normas técnicas de interoperabilidad y guías de aplicación:
– Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de documento electrónico.
– Guía de aplicación de la NTI del documento electrónico (2ª ed.) (2016).
– Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad del expediente electrónico.
– Guía de aplicación de la NTI del expediente electrónico (2ª ed.) (2016).
– Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de digitalización de documentos.
– Guía de aplicación de la NTI de digitalización de documentos (2ª ed.) (2016).
– Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de procedimientos de copiado auténtico y de conversión entre documentos electrónicos.
– Guía de aplicación de la NTI de procedimientos de copiado auténtico y de conversión entre documentos electrónicos (2ª ed.) (2016).
– Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad del modelo de datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales.
– Guía de aplicación de la NTI del modelo de datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales. SICRES 3.0 (2ª ed.) (2013).
– Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las administraciones públicas españolas.
– Guía de aplicación de la NTI de requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las administraciones públicas españolas (2011).
– Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos.
– Guía de aplicación de la NTI de política de gestión de documentos electrónicos (2ª ed.) (2016).
– Guías de aplicación de la política de gestión de documentos electrónicos (2019) (once guías de aplicación que se corresponden con los procesos de gestión documental definidos en la NTI de política de gestión de documentos electrónicos).
– Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de los protocolos de intermediación de datos.
– Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de la relación de modelos de datos.
– Guía de aplicación de la NTI de relación de modelos de datos (2ª ed.) (2014).
– Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad del catálogo de estándares.
– Guía de aplicación de la NTI del catálogo de estándares (2012).
– Resolución de 19 de febrero de 2013, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de reutilización de recursos de información.
– Guía de aplicación de la NTI de reutilización de recursos de información (2ª ed.) (2016).
– Resolución de 27 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de política de firma y sello electrónicos y de certificados de la Administración.
– Perfiles de certificados electrónicos (2016).
– Guía de aplicación de la NTI de la política de firma y sello electrónicos y de certificados de la Administración (2ª ed.) (2017).
12.4. Normativa ISO de buenas prácticas en gestión documental:
– UNE-ISO 15489-1 (2016). Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios.
– UNE-ISO/TR 26122:2008. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
– UNE-ISO 23081-1:2018. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
– UNE-ISO 23081-2:2021. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos conceptuales y de implementación.
– UNE-ISO 23081-3:2017. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de autoevaluación.
– UNE-ISO/TR 13028:2011. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.
– UNE-ISO/TR 15801:2008 IN. Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre la veracidad y la fiabilidad.
– UNE-ISO 13008:2023. Información y documentación. Proceso de migración y de conversión de documentos electrónicos.
– UNE-ISO/TR 18128:2014 IN. Información y documentación. Apreciación del riesgo en procesos y sistemas de gestión documental.
12.5. Especificaciones tecnológicas de gestión documental
– ISO 14721:2015. Sistemas de transferencia de datos e información espaciales Sistema abierto de información de archivo (OAIS). Modelo de referencia.
– MoReq 2010. Requisitos modulares para sistemas de gestión de documentos.
– UNE-ISO 16175-1 (2012). Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en contornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios.
– UNE-ISO 16175-2 (2012). Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.
– UNE-ISO 16175-3 (2012). Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.
– OAI-PMH (Iniciativa de archivos abiertos. Protocolo para la recolección de metadatos).
– METS (Estándar para la codificación y la transmisión de metadatos).
– EAD (Descripción archivística codificada).
– EAC (Contexto archivístico codificado-instituciones, personas y familias).
12.6. Normas relacionadas con los procesos de auditoría y certificación de los sistemas de gestión de documentos en las organizaciones:
– UNE-ISO 30300:2023. Información y documentación. Gestión de documentos. Conceptos fundamentales y vocabulario.
– UNE-ISO 30301:2019. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
– UNE-ISO 30301:2019/Amd 1:2024. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Modificación 1: Acciones relativas al cambio climático.
– UNE-ISO 30302:2022. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de implantación.
12.7. Normas relacionadas con la conservación de los documentos y de la información de forma fidedigna:
– UNE-ISO 13008:2023. Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.
– UNE-ISO 15801:2019. Gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre integridad y fiabilidad.
– UNE-ISO 18492:2008. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.
12.8. Normas de descripción archivística:
– ISAD (G). Norma internacional de descripción archivística (generalidades). 2000.
– ISAAR (CPF). Norma internacional de descripción de registros de autoridad de archivo para instituciones, personas y familias. 2004.
– ISDIAH. Norma internacional para la descripción de instituciones de archivo. 2008.
– ISDF. Norma internacional de descripción de funciones. 2007.
– NEDA. Norma española de descripción archivística. 2017.
– NOGADA. Norma gallega de descripción archivística. 2010.
– RIC. Versión 1.0. Documento en contexto. Modelo conceptual 2023.
12.9. Normas relacionadas con la recolección y la difusión del patrimonio documental:
– EDM. Europeana Data Model.
– UNE-ISO 15836:2011. Información y documentación. Conjunto de elementos de metadatos Dublin Core.