De conformidade com o previsto no ponto quarto da Resolução conjunta da Direcção-Geral de Cultura e da Agência para a Modernização Tecnológica da Galiza, de 6 de abril de 2026, pela que se estabelece a norma técnica que define a política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza, sem prejuízo da publicidade realizada através da intranet da Xunta de Galicia e com o objectivo de garantir uma maior difusão e conhecimento desta norma técnica,

RESOLVO:

Ordenar a publicação no Diário Oficial da Galiza da Resolução conjunta da Direcção-Geral de Cultura e da Agência para a Modernização Tecnológica da Galiza, de 6 de abril de 2026, pela que se estabelece a norma técnica que define a política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza, que figura como anexo a esta resolução.

Santiago de Compostela, 5 de maio de 2026

Anjo Manuel Lorenzo Suárez
Director geral de Cultura

ANEXO

Resolução conjunta da Direcção-Geral de Cultura e da Agência
para a Modernização Tecnológica da Galiza, de 6 de abril de 2026, pela que se estabelece a norma técnica que define a política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza

A Administração geral e as entidades públicas instrumentais do sector público autonómico da Galiza têm a obrigação de promover a utilização de tecnologias que facilitem o exercício dos direitos das pessoas nas suas relações administrativas e no marco dos procedimentos da sua competência. Assim o propugna a Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza.

Através da modernização do sector público autonómico, persegue-se uma acção pública inovadora e de maior qualidade, sustentada nos princípios de transparência, axilidade e responsabilidade.

Neste contexto em que boa parte das relações entre a Administração pública autonómica e a cidadania se constrói por meio de canais electrónicas, um dos aspectos que cobram especial relevo é o referido aos documentos administrativos, que passam a gerar-se, igualmente, de forma electrónica.

A necessidade de contar com um marco de actuação no sector público autonómico da Galiza para levar a cabo a criação e a gestão de documentos electrónicos autênticos, fiáveis e disponíveis no tempo constitui um mandato da Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza. Esta previsão é uma consequência lógica do avance imparable da administração electrónica como instrumento essencial da gestão pública autonómica, avanço do que já deram conta, com carácter prévio, as bases sentadas tanto pela Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, como pela Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público.

A determinação da política de gestão documentário electrónica corresponde à conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário, com a colaboração da entidade com competências em matéria de desenvolvimento digital.

Esta política quer ser o ponto de referência para todos os desenvolvimentos técnicos, normativos e organizativo que se façam arredor da gestão de documentos electrónicos, de tal modo que fique garantida a sua segurança, a sua interoperabilidade e a sua preservação.

Será responsabilidade da entidade com competências em matéria de desenvolvimento digital, em coordinação com as conselharias competente em matéria de arquivos e de património documentário e em matéria de administrações públicas, pôr em prática esta política de gestão documentário electrónica.

Por todo o exposto,

ACORDA-SE:

Primeiro. Objecto

É objecto desta resolução estabelecer e aprovar o conteúdo da política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza, que se incorpora como anexo a esta resolução.

Segundo. Âmbito de aplicação

Esta resolução será de aplicação no âmbito da Administração geral da Comunidade Autónoma da Galiza e das entidades instrumentais integrantes do sector público autonómico.

Terceiro. Desenvolvimento

Esta política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza actuará como contexto para o desenvolvimento dos aspectos técnicos, normativos e organizativo necessários para a coordinação, aplicação e supervisão da gestão documentário electrónica, segundo os fins estabelecidos no Esquema Nacional de Interoperabilidade no âmbito da administração electrónica e no Esquema Nacional de Segurança.

Quarto. Publicação

1. Este documento e os instrumentos e as directrizes a que faz referência estarão permanentemente disponíveis e actualizados na intranet da Xunta de Galicia:

https://intranet.junta.gal/arquivo-digital-de-galicia/introducion

2. A publicidade estabelecida no ponto 1 realizar-se-á sem prejuízo da utilização de outros mecanismos de comunicação dirigidos a garantir o seu conhecimento.

Quinto. Procedimento de revisão e actualização

1. O marco da política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza deverá actualizar-se conforme a legislação vigente em cada momento e os avanços tecnológicos ou organizativo que o façam mais eficiente.

2. De acordo com o número anterior, reverão e actualizarão o conteúdo recolhido no marco desta política de gestão de documentos electrónicos os mesmos órgãos que agora a determinam quando:

a) Se produzam modificações legislativas que possam afectar o seu conteúdo.

b) O uso das novas tecnologias possa favorecer a implantação de alguma melhora.

c) Se identifiquem novos casos de aplicação.

3. Com o fim de garantir o cumprimento desta tarefa, a conselharia competente em matéria de arquivos e de património documentário, com a colaboração da entidade com competências em matéria de desenvolvimento digital, serão os responsáveis por aprovar, mediante resolução conjunta e motivada, a publicação de novas versões do marco de referência da política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza.

Santiago de Compostela, 6 de abril de 2026. Anjo Manuel Lorenzo Suárez, Director geral de Cultura; Damián Rey Rodríguez, director da Agência para a Modernizacón Tecnológica da Galiza

ANEXO

Política de gestão de documentos electrónicos
do sector público autonómico da Galiza

1. Introdução.

O Decreto 198/2010, de 2 de dezembro, pelo que se regulava o desenvolvimento da administração electrónica na Xunta de Galicia e nas entidades dela dependentes, abriu no seu momento um novo sendeiro e supôs um passo firme por parte da Administração autonómica da Galiza no processo de desenvolvimento dos serviços electrónicos e de relação da Administração pública com a cidadania através destes mesmos meios.

A Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, nasce nun momento em que o avanço da tramitação electrónica era um facto imparable, o que justificava a necessária previsão e regulação, no seu artigo 43, do arquivo electrónico da Xunta de Galicia.

Porém, o marco normativo que iniciou o Decreto 198/2010, de 2 de dezembro, e que se completou com outros regulamentos em sectores concretos, como é o caso dos registros ou a presença da Administração autonómica da Galiza na internet, logo experimentou a necessidade de uma revisão e de uma actualização em profundidade, fruto das bases sentadas tanto pela Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, como pela Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público, bases que foram consolidando a administração digital como ferramenta essencial da gestão para as administrações públicas.

Ante essa necessidade, no âmbito autonómico aprovou-se a Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, que derrogar o Decreto 198/2010, de 2 de dezembro, e que se refere especificamente à política de gestão documentário no seu artigo 82 como um marco de actuação para a criação e a gestão de documentos autênticos, fiáveis e disponíveis no tempo.

Em esencia, esta política concebe-se como a ferramenta necessária para garantir a coordinação, a aplicação e a supervisão da gestão documentário electrónica baixo as premisas fundamentais da segurança, a interoperabilidade e a preservação dos documentos gerados pela actividade da Administração pública autonómica.

Redige-se esta política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza tendo em conta o estabelecido pelo Esquema Nacional de Interoperabilidade no âmbito da administração electrónica, regulado pelo Real decreto 4/2010, de 8 de janeiro, que tem como finalidade o estabelecimento das condições necessárias para garantir o adequado nível de interoperabilidade técnica, semántica e organizativo dos sistemas e aplicações empregados pelas administrações públicas que permitam o exercício de direitos e o cumprimento de deveres através do acesso electrónico aos serviços públicos. Também se redige baixo o a respeito do previsto pelo Real decreto 311/2022, de 3 de maio, pelo que se regula o Esquema Nacional de Segurança.

Corresponde à conselharia competente em matéria de arquivos e de património documentário, com a colaboração da entidade com competência em desenvolvimento digital, determinar a política de gestão documentário electrónica do sector público autonómico da Galiza, a teor do estabelecido no artigo 123 da Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza.

2. Objecto e âmbito de aplicação.

A política de gestão documentário electrónica do sector público autonómico da Galiza constitui o marco de actuação para a criação e a gestão de documentos autênticos, fiáveis e disponíveis no tempo.

Esta política desenvolve os aspectos técnicos, normativos e organizativo necessários para a coordinação, a aplicação e a supervisão da gestão documentário electrónica, de forma que se garanta a segurança, a interoperabilidade e a preservação dos documentos.

Assim, esta política recolhe os princípios estratégicos, os processos e as responsabilidades relacionados com a gestão dos documentos electrónicos gerados pela Administração geral e pelas entidades instrumentais integrantes do sector público autonómico da Galiza, desde a sua criação até a sua eliminação ou conservação permanente, garantindo a sua autenticidade, fiabilidade e disponibilidade ao longo do tempo, o direito de acesso das pessoas aos documentos e a conservação do património documentário.

Esta política compila num único documento os princípios, os processos, as responsabilidades e os instrumentos já estabelecidos na normativa vigente nesta matéria e desenvolve os aspectos que o precisam.

O documento estrutúrase em 12 epígrafes, que seguem os princípios estabelecidos na Norma Técnica de Interoperabilidade de Política de Gestão de Documentos Electrónicos e nas normas técnicas internacionais em que esta se inspira. Especial relevo possuem os capítulos dedicados aos processos de gestão documentário, o que trata dos agentes e responsabilidades e o que trata dos instrumentos para a gestão documentário. Finalmente, e em relação com todos eles, no ponto 9 estabelecem-se as principais directrizes para a implantação e o desenvolvimento desta política.

3. Período de vigência.

Esta política de gestão de documentos electrónicos do sector público autonómico da Galiza entrará em vigor na data da sua aprovação e será aplicável enquanto não a substitua ou derrogue uma nova.

4. Princípios estratégicos.

A Administração pública autonómica da Galiza deve atingir o desenvolvimento pleno da administração electrónica estabelecendo como princípios estratégicos:

a) O cumprimento da legalidade vigente (aspectos normativos).

b) A neutralidade tecnológica (aspectos técnicos).

c) O envolvimento de toda a organização no processo de gestão documentário (aspectos organizativo).

5. Definições.

Para os efeitos da aplicação desta política de gestão de documentos electrónicos, ter-se-ão em conta os seguintes conceitos básicos:

Arquivo electrónico da Xunta de Galicia: é o sistema que permite a gestão de expedientes administrativos electrónicos do sector público autonómico nas suas diferentes fases. Portanto, incluirá todos os expedientes em tramitação e os finalizados durante o tempo estabelecido nos seus calendários de conservação.

Autenticidade: referido a um documento, é a propriedade que pode se lhe atribuir como consequência de que pode experimentar-se que é o que afirma ser, que foi criado ou enviado pela pessoa da qual se afirma que o criou ou enviou e que foi criado ou enviado no momento em que se afirma sem que sofresse nenhum tipo de modificação.

Avaliação documentário: fase do tratamento documentário que consiste em determinar os valores administrativo, legal-jurídico, informativo e histórico presentes em cada uma das séries documentários identificadas para os efeitos da sua selecção para a conservação ou eliminação. A avaliação determinará a vigência temporária desses valores, os prazos de transferência, o regime e os prazos de acesso e a selecção dos documentos.

Quadro de classificação: estrutura de categorias funcional organizadas de maneira codificada, xerárquica e lógica, comprensiva de todas as actividades desenvolvidas pela organização no cumprimento dos seus fins.

Ciclo de vida de um documento electrónico: conjunto das etapas ou dos períodos pelos que atravessa a vida do documento, desde a sua identificação num sistema de gestão de documentos até a sua selecção para a conservação permanente, de acordo com a legislação sobre arquivos de aplicação em cada caso, ou para a sua destruição regulamentar.

Dado: é uma representação de factos, conceitos ou instruções de um modo formalizado e adequado para a sua comunicação, a sua interpretação ou o seu processamento por meios automáticos ou humanos.

Disponibilidade: referido a um documento, indica a sua propriedade ou característica que permite que possa ser consultado, localizado, recuperado, apresentado ou interpretado. O documento deve assinalar a actividade ou a actuação onde foi gerado, proporcionar a informação necessária para a compreensão das actuações que motivaram a sua criação e utilização, identificar o contexto marco das actividades e as funções da organização e manter os vínculos existentes com outros documentos como reflexo de uma sequência de actuações.

Documento electrónico: informação de qualquer natureza em forma electrónica, arquivar num suporte electrónico segundo um formato determinado e susceptível de identificação e de tratamento diferenciado admitido no Esquema Nacional de Interoperabilidade e normativa correspondente, e que fosse gerada, recebida ou incorporada pelas administrações públicas no exercício das suas funções sujeitas a direito administrativo.

Documento essencial: percebe-se por documento essencial o que resulta indispensável para que a entidade possa alcançar os seus objectivos, cumprir com as suas obrigações diárias de serviço, respeitar a legalidade vigente e os direitos das pessoas.

Esquema de metadado: instrumento que define a incorporação e a gestão dos metadado de conteúdo, contexto e estrutura dos documentos electrónicos ao longo do seu ciclo de vida.

Expediente electrónico: conjunto de documentos electrónicos correspondentes a um procedimento administrativo, qualquer que seja o tipo de informação que contenham.

Fiabilidade: referido a um documento, a uma propriedade ou a uma característica que indica que o seu conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das actuações, as actividades ou os factos dos que dá testemunho e ao que se pode recorrer no curso de posteriores actuações ou actividades.

Foliado ou indizado: processo de gestão do expediente electrónico mediante o que se inclui no seu índice electrónico a concatenación ordenada das referências aos documentos que o integram e as pegadas digitais dos supracitados documentos, finalizando o processo com a assinatura electrónica do índice.

Identidade: conjunto de características de um documento que o identificam de maneira única e o distinguem de qualquer outro documento. Junto com a integridade, é um componente da autenticidade.

Índice electrónico: documento electrónico que inclui a relação de documentos electrónicos de um expediente electrónico, assinado pela Administração, órgão ou entidade actuante, segundo proceda, e cuja finalidade é garantir a integridade do expediente electrónico e permitir a sua recuperação sempre que seja preciso.

O índice electrónico autenticar será assinado pelo titular do órgão que conforme o expediente para a sua tramitação ou bem poderá ser selado electronicamente, no caso de expedientes electrónicos que se formem de maneira automática, através de um sistema que garanta a sua integridade.

Integridade: referido a um documento, propriedade ou característica que indica o seu carácter de completo, sem alteração de nenhum aspecto essencial. A integridade é um componente da autenticidade junto à identidade.

Interoperabilidade: capacidade dos sistemas de informação e, portanto, dos procedimentos aos que estes dão suporte de partilhar dados e possibilitar o intercâmbio de informação e conhecimento entre eles.

Metadado de gestão de documentos: informação estruturada ou semiestruturada que faz possível a criação, a gestão e o uso de documentos ao longo do tempo no contexto da sua criação. Os metadado de gestão de documentos servem para identificar, autenticar e contextualizar documentos, e do mesmo modo as pessoas, os processos e os sistemas que os acreditem, gerem, mantêm e utilizam.

Selecção documentário: operação através da que se faz explícita a proposta de conservação ou eliminação da série documentário, uma vez identificada e avaliada.

Sê-lo de tempo: asignação por meios electrónicos de uma data e de uma hora a um documento electrónico com a intervenção de um subministrador de serviços de certificação em função de autoridade de selado de tempo, que actua como terceiro de confiança, que assegure a exactidão e a integridade da marca de tempo do documento.

Sê-lo electrónico: dados em formato electrónico anexo a outros dados em formato electrónico, ou associados de maneira lógica com eles, para garantir a origem e a integridade destes últimos.

Série documentário: conjunto de documentos que testemunham a actividade desenvolvida de forma continuada no tempo por um ou vários sujeitos produtores no exercício de uma determinada função e regulada geralmente por uma mesma norma de procedimento.

Assinatura electrónica: conjunto de dados em formato electrónico, consignados junto a outros ou associados com eles, que podem ser utilizados como médio de identificação do assinante.

Sistema de gestão de documentos: marco definido pela política de gestão de documentos de uma organização onde se integram os recursos e se implantam as práticas de gestão de documentos (estabelecidas em forma de programa de tratamento) numa organização. Integram o sistema, ademais da política, os recursos, o programa de tratamento e os documentos incorporados ao supracitado sistema.

Tipo documentário: modelo estruturado e reconhecido que adopta um documento no desenvolvimento de uma competência concreta, com base numa regulação e cujo formato e conteúdo informativo são homoxéneos.

Rastrexabilidade: propriedade ou característica consistente em que as actuações de uma entidade lhe podem ser imputadas exclusivamente à supracitada entidade. No âmbito da gestão de documentos, é o processo que facilita o seguimento da criação, da incorporação, do movimento, do uso e da eventual modificação dos documentos dentro de um sistema de gestão de documentos.

Validação: processo de verificação e de confirmação da validade de uma assinatura ou de um sê-lo electrónicos.

Gestão documentário: conjunto de funções, processos arquivísticos e médios, que, integrados na gestão administrativa geral e aplicados com carácter transversal e de modo contínuo no seio do Sistema de arquivos da Galiza, servem para garantir a autenticidade, a fiabilidade, a integridade e a disponibilidade dos documentos ao longo do tempo, assim como para a configuração do património documentário da Galiza.

6. Processos de gestão documentário.

Fazem parte da gestão de documentos electrónicos os seguintes processos:

6.1. Captura.

É o processo de incorporação dos documentos ao sistema de gestão documentário. Os documentos produzidos pela Administração autonómica, salvo nos casos previstos pela Lei 39/2015, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, devem ser gerados em formato electrónico. Para os documentos recebidos pela Administração através dos registros pressencial e do registro electrónico, o processo de captura identifica com o processo de registro. Os que provam de fontes externas, se são em papel, deverão ser incorporados ao correspondente expediente mediante um processo de digitalização.

Para incorporar os documentos ao sistema, é necessária a identificação prévia dos procedimentos dos que farão parte. A identificação de procedimentos e de trâmites administrativos tem como finalidade analisar os documentos gerados em cada actuação administrativa e determinar os metadado que devam associar-se a eles desde o momento da sua criação.

Com independência do método e do momento da captura (desde registro, desde aplicações de gestão, desde interface de utente ou desde processos de digitalização garantida), todo documento electrónico deverá ter um identificador único atribuído pelo sistema que o acompanhará ao longo do seu ciclo de vida. Os demais metadado obrigatórios no momento da captura estão definidos no esquema institucional de metadado da Xunta de Galicia.

6.2. Registro.

É o processo que deixa constância legal da remissão ou da recepção de um documento pelos órgãos administrativos da Administração autonómica e da sua incorporação ao sistema de gestão, de acordo com o estabelecido na Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas. Os documentos que procedem de fontes externas à Administração autonómica registam-se num registro único de acordo com o estabelecido na legislação.

Na Administração pública autonómica da Galiza existe um Sistema único de registro regulado pelo Decreto 191/2011, de 22 de setembro, de organização e de funcionamento dos registros da Administração geral e das entidades públicas instrumentais da Comunidade Autónoma da Galiza, assim como pela Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza. Esta lei define o Sistema único de registro como o conjunto de órgãos e de unidades que realizam funções de registro de entrada e de saída de quantas solicitudes, escritos, comunicações e documentos se recebam ou remetam na Administração geral e nas entidades instrumentais do sector público autonómico, para a sua devida constância.

O Sistema único de registro está integrado pela Rede de escritórios de atenção à cidadania e registro, pelo Registro Electrónico Geral e, se existissem, pelos registros electrónicos das entidades públicas instrumentais do sector público autonómico que se criem conforme o previsto na antedita lei.

Os documentos em suporte papel achegados pela cidadania serão dixitalizados e incorporarão os metadado mínimos obrigatórios estabelecidos nas normas técnicas de interoperabilidade de digitalização e de documento electrónico, segundo se estabelece no protocolo de digitalização para a obtenção de cópias electrónicas autênticas.

A recepção de documentos procedentes de outras administrações realizará mediante o sistema de interconexión de registros (SIR).

6.3. Classificação.

É o processo que permite estruturar as séries documentários de acordo com as competências, funções e actividades que desenvolve a Administração autonómica, estabelecendo vínculos entre sim, contextualizándoas, permitindo a aplicação uniforme de ditames de selecção e de acesso e facilitando a migração de documentos entre funções e actividades.

O instrumento que facilita esta operação é o quadro de classificação funcional da Xunta de Galicia, de cuja manutenção é responsável o Arquivo da Galiza em colaboração com as unidades administrador e produtoras de documentos e que está integrado na aplicação do inventário de informação administrativa da Xunta de Galicia.

Desde o momento da sua criação, aos documentos e aos expedientes deve-se-lhes atribuir um código de série e procedimento que permita contextualizalos na sua função e do seu âmbito competencial. Todos os procedimentos administrativos geridos pela Xunta de Galicia deverão estar vinculados à correspondente série documentário, incluídos os de carácter interno.

6.4. Descrição.

É o processo pelo que se representa a informação dos documentos de forma estruturada mediante a incorporação dos metadado. A descrição dos documentos e dos expedientes electrónicos faz-se de acordo com o documento em que se define o esquema institucional de metadado da Xunta de Galicia.

Segundo o momento em que se incorporam os metadado, podem dividir-se em:

a) Metadado no momento da captura do documento.

b) Metadado produzidos pelos diferentes processos documentários que se vão incorporando ao longo da vida do documento.

Até o momento da transferência ao arquivo, o processo de incorporação de metadado deveria realizar da forma mais automatizado possível. As aplicações de gestão ou tramitação, o sistema de registro, os directorios corporativos de identidades, os directorios de unidades orgânicas e a plataforma de assinatura e o sistema de inventário de informação administrativa serão as fontes que proporcionem a informação para incluir em cada um dos elementos.

O esquema de metadado deverá:

a) Identificar quais são os metadado mínimos obrigatórios.

b) Identificar o momento em que os metadado devem ser criados.

c) Identificar os metadado de asignação automática e os de asignação manual.

d) Estabelecer regras para a asignação de metadado manuais.

Já na fase de arquivo, os metadado descritivos deverão ajustar às normas técnicas de descrição arquivística.

6.5. Acesso.

O processo de acesso refere-se a como se estabelecem e se executam os critérios e as permissões para consultar os documentos e os expedientes electrónicos dentro do arquivo electrónico.

Ao arquivo electrónico, como a qualquer outro sistema de informação, são-lhe aplicável as medidas de protecção previstas no Esquema Nacional de Segurança (ENS).

O acesso aos documentos e aos expedientes electrónicos deve estar submetido a um controlo em função das permissões estabelecidas. Será na fase de análise de cada procedimento quando se determinem os perfis de utentes que poderão ter acesso aos expedientes resultantes em cada etapa do seu ciclo de vida, segundo o determinado pela unidade responsável do procedimento, tendo em conta a legislação vigente, o ditaminado pelo Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o modelo de acesso e de segurança estabelecido.

Dentro do processo de acesso, consideram-se também os métodos de cópia, de entrega e de verificação dos documentos nascidos em formato electrónico às pessoas interessadas.

6.6. Qualificação.

O processo de qualificação dos documentos inclui a determinação dos documentos essenciais, a valoração dos documentos, a determinação dos prazos de conservação e o ditame da autoridade cualificadora.

São documentos essenciais os que resultam indispensáveis para que a organização possa alcançar os seus objectivos, cumprir as obrigações diárias de serviço e respeitar a legalidade vigente e os direitos das pessoas. A gestão destes documentos requer de uma análise de riscos e do estabelecimento de medidas especiais de protecção que assegurem especialmente a sua disponibilidade, segurança, privacidade, estabilidade e rendimento.

A valoração documentário é o processo que tem por finalidade analisar os valores dos documentos produzidos e/ou conservados pela entidade, para determinar o destino final da série em que se insiren, bem seja este a conservação, bem a eliminação parcial ou total, assim como os prazos de transferência e de acesso.

Corresponde ao Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, como órgão colexiado consultivo e de asesoramento da Administração autonómica da Galiza, ditaminar sobre as análises das características históricas, administrativas, jurídicas e informativas das séries documentários apresentadas, elaborar as tabelas de valoração e elevar à pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário para a sua aprovação, quem disporá a sua publicação no Diário Oficial da Galiza. Neste contexto, cabe ressaltar que o artigo 12.2 do Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, pelo que se regula a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, estabelece que a avaliação de procedimentos administrativos electrónicos incluirá no processo de análise documentário, previamente à sua implantação nas aplicações de gestão de documentos electrónicos, o relatório de avaliação e de selecção do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

Para os documentos e os expedientes electrónicos, as tabelas de valoração devem aplicar-se de forma automatizado.

6.7. Conservação.

Segundo se estabelece na Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e de documentos da Galiza, os documentos de titularidade pública são património documentário da Galiza desde a sua criação. Ficam excluídos desta consideração unicamente os que assim fossem avaliados trás o procedimento legalmente estabelecido.

A conservação permanente dos documentos e dos expedientes electrónicos, assim como de outros agrupamentos documentários ou de informação (dados), uma vez finalizados os procedimentos administrativos ou actuações correspondentes, deverá evitar os problemas derivados da obsolescencia tecnológica e assegurar a informação do contexto em que foram produzidos, segundo o estabelecido no modelo de conservação.

Estabelecer-se-á um plano de preservação baseado na revisão periódica das características dos documentos, especialmente da obsolescencia de formatos, que preverá a possível migração a outros sistemas ou tecnologias. O plano de preservação deverá incluir também uma solução para o tratamento dos elementos das assinaturas com certificado digital para os documentos nascidos digitais que se incluam no repositorio de preservação. As medidas de preservação aplicadas no arquivo electrónico administrativo centrarão no uso, desde a criação dos documentos, de formatos de conservação a longo prazo, especialmente o formato PDF(A). Este formato é o que se estabelece como de uso obrigatório na Ordem de 6 de fevereiro de 2014 pela que se aprova o protocolo de identificação e de assinatura electrónicas da Administração geral e do sector público autonómico da Galiza, junto à assinatura electrónica PAdES para todos os documentos que tenham como destinatarios cidadãs ou cidadãos ou outras administrações públicas, e para todas as assinaturas realizadas numa actuação automatizado.

6.8.Transferência.

É o procedimento pelo que se transfere a responsabilidade sobre os documentos desde a unidade encarregada da sua tramitação à unidade responsável do arquivo, uma vez cumpridos os prazos de permanência estabelecidos na avaliação para cada uma das etapas do ciclo vital dos documentos. Tem como objectivo facilitar o passo dos documentos através dos diferentes arquivos do sistema, de maneira que possam receber o tratamento adequado no ponto do seu ciclo de vida.

A transferência de documentos compreenderá, no mínimo, os seguintes passos:

a) Adaptação dos documentos que vão transferir-se preferivelmente a um formato lonxevo, como PDF-A e, em todo o caso, a formatos recolhidos na norma técnica de interoperabilidade (NTI) do catálogo de standard.

b) Incorporação das assinaturas que pudessem faltar, assim como da informação necessária para a sua verificação e a sua validação, e dos sê-los de tempo que garantam a sua conservação a longo prazo, a não ser que se garanta a sua conservação por outros meios.

c) Configuração dos documentos e dos expedientes segundo as estruturas estabelecidas nas NTI de documento electrónico e de expediente electrónico.

Neste sentido, é preciso recordar que a NTI de documento electrónico estabelece como componentes de um documento electrónico:

1º. O conteúdo, percebido como conjunto de dados ou informação do documento.

2º. De ser o caso, a assinatura electrónica.

3º. Os metadado do documento electrónico.

Por sua parte, a NTI de expediente electrónico estabelece como componentes de um expediente electrónico:

1º. Os documentos electrónicos que configuram o expediente. Os documentos podem incluir-se como elementos independentes ou dentro de pastas, percebidas estas como um agrupamento de documentos criados por motivos funcional ou como parte de outro expediente aniñado no primeiro.

2º. O índice electrónico, que, devidamente autenticado, garantirá a integridade do expediente electrónico e permitirá a sua recuperação sempre que seja preciso, de acordo com o artigo 70.3 da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas.

3º. A assinatura do índice electrónico pela Administração, órgão ou entidade actuante de acordo com a normativa aplicável, segundo se estabelece no artigo 51 do Real decreto 203/2021, de 30 de março, pelo que se aprova o Regulamento de actuação e de funcionamento do sector público por meios electrónicos.

4º. Os metadado do expediente electrónico.

No momento da transferência, nestes metadado mínimos deverão estar incluídos os equivalentes ao que no esquema de metadado para a gestão do documento electrónico (e-EMGDE, pela sua sigla em castelhano) se denomina <13.3. Transferência> e os seus subelementos <13.3.1. Fase de arquivo> e <13.3.2. Prazo de transferência>.

Os processos de transferência devem produzir um registro (listagem de documentos e expedientes) que deixem constância de que os documentos electrónicos foram enviados e recebidos, e garantir a sua autenticidade, fiabilidade, integridade e disponibilidade.

Para os documentos que devam custodiar-se a longo prazo, estabelecer-se-á um plano de preservação, que inclua os mecanismos necessários para assegurar estas garantias.

6.9. Eliminação.

É o processo pelo que se apagam e se destroem os documentos que finalizaram o período de conservação estabelecido nos calendários de conservação conforme o estabelecido pelo Esquema Nacional de Segurança. O seu objectivo é impedir a sua recuperação ou restauração para a sua posterior reutilização.

A eliminação de documentos, definida no artigo 2 do Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, pelo que se regula a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e de selecção de documentos, está sujeita à aplicação das tabelas de avaliação ditaminadas pelo Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e aprovadas pelo titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e de património documentário.

Quando a documentação fosse requerida pelos julgados, ficará em suspenso o calendário de eliminação aprovado, se é o caso.

Qualquer eliminação de um documento ou de um expediente electrónico deve incluir todas as suas cópias autênticas e as suas cópias de segurança.

O procedimento de apagado e de destruição deverá fazer-se de acordo com o Procedimento de destruição de documentos electrónicos.

7. Agentes e responsabilidades.

Relacionam-se a seguir os agentes implicados na gestão de documentos electrónicos e as responsabilidades que a normativa lhes atribui nesta matéria:

7.1. Elaboração e impulso da política de gestão de documentos electrónicos:

a) Responsável por arquivos e património documentário.

A conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário, com a colaboração da entidade com competência em desenvolvimento digital, é responsável pela elaboração da política de gestão de documentos electrónicos e participa na criação das directrizes, dos instrumentos e dos documentos elaborados para facilitar o seu cumprimento.

Corresponde-lhe, em concreto, colaborar com os órgãos competente em matéria de desenvolvimento digital e em matéria de administrações públicas (habilitação dos procedimentos administrativos) para que o desenho dos procedimentos se adecúe ao estabelecido nesta política. Igualmente, corresponde-lhe a realização e a manutenção dos principais instrumentos de gestão documentário.

b) Responsável pelo desenvolvimento digital.

A entidade com competência em desenvolvimento digital, ademais de colaborar com a conselharia competente em matéria de arquivos e de património documentário na elaboração da política de gestão de documentos electrónicos, é também responsável pela elaboração, do desenvolvimento e da execução da estratégia tecnológica global do sector público autonómico para facilitar o seu cumprimento garantindo que os serviços digitais respondam às exixencias de autenticidade, fiabilidade, integridade e disponibilidade segundo a normativa vigente.

Corresponde-lhe a elaboração do modelo tecnológico, do modelo de digitalização, o estabelecimento da política de assinatura electrónica e de certificados digitais e a gestão e actualização continuada do catálogo dos sistemas digitais, assim como o estabelecimento dos requisitos e dos procedimentos de incorporação neste.

c) Responsável em matéria de administrações públicas.

Corresponde à conselharia com competências em matéria de administrações públicas, junto à entidade competente em matéria de desenvolvimento digital, com a colaboração da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário, a coordinação do desenho dos procedimentos administrativos e dos serviços, de forma que se adecúen ao estabelecido nesta política e nos modelos que a desenvolvem. Além disso, corresponde-lhe a coordinação dos contidos e dos serviços disponíveis na sede electrónica da Xunta de Galicia, a gestão e a coordinação da Rede de escritórios de atenção à cidadania e registro e a gestão e coordinação do Registro Electrónico Geral.

d) Responsáveis pela gestão de procedimentos e de serviços geradores de documentos electrónicos.

Corresponde-lhes aos responsáveis pela gestão de procedimentos e de serviços produtores de documentos electrónicos implicar todo o pessoal de qualquer nível que gere documentos electrónicos na aplicação das directrizes estabelecidas na política e as especificações estabelecidas nos modelos que a desenvolvem. Serão as secretarias gerais técnicas, as direcções gerais, as subdirecções gerais, as chefatura de serviço e os órgãos assimilados dos entes instrumentais da Xunta de Galicia os responsáveis por garantir o seu cumprimento.

e) Responsáveis em matéria de formação do pessoal empregado público.

Corresponde às entidades do sector público autonómico competente em matéria de formação do pessoal empregado público realizar as actividades formativas que assegurem a obtenção das competências digitais mínimas do pessoal que possibilitem o correcto desenvolvimento do seu posto de trabalho. Além disso, as actividades formativas relativas à implantação continuada da administração electrónica, à segurança da informação, à protecção de dados e à posta em marcha de novos serviços digitais.

f) Comissão de Segurança e Governo Electrónico.

Corresponde-lhe a este órgão colexiado de carácter transversal a coordinação, asesoramento, impulso e promoção das actuações em matéria de segurança da informação, o desenvolvimento da administração electrónica, a homoxeneización do funcionamento digital, o acesso à informação pública e à participação cidadã e o seguimento da aplicação efectiva das medidas aprovadas no âmbito da segurança e do governo electrónico.

g) Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

Corresponde-lhe a este órgão colexiado consultivo e de asesoramento da Administração autonómica da Galiza, adscrito à conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário, ditaminar a qualificação e a avaliação documentário dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Administração autonómica, a emissão dos ditames preceptivos e a elaboração das tabelas de avaliação, que serão elevadas à pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e de património documentário para a sua aprovação.

h) Conselho de Arquivos da Galiza.

Corresponde-lhe a este órgão colexiado consultivo e de asesoramento da Administração autonómica da Galiza, adscrito à conselharia competente em matéria de arquivos e de património documentário, emitir um relatório ao órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário sobre as normas técnicas básicas às quais devem adecuarse os sistemas de gestão documentário dos arquivos que fazem parte do Sistema de arquivos da Galiza.

7.2. Pessoal responsável da execução.

Todo o pessoal implicado no tratamento dos documentos, desde a sua captura e o seu registro até a sua definitiva conservação e custodia, será responsável pela execução desta política.

8. Instrumentos para a gestão documentário.

Recolhem-se nos seguintes pontos diferentes instrumentos que permitem o correcto desenvolvimento de todos os processos e a gestão documentário.

Distinguem-se os que, tendo impacto nos processos de gestão documentário, possuem um carácter geral e afectam um conjunto mais amplo de processos administrativos daqueles outros criados especificamente para a gestão documentário.

8.1. Instrumentos de carácter geral.

8.1.1. O catálogo de sistemas digitais.

Nele recolhem-se as aplicações e os sistemas de informação e de infra-estruturas tecnológicas que utilizam ou se põem à disposição dos órgãos e das entidades do sector público autonómico para o seu funcionamento interno, para a prestação de serviços à cidadania e para a relação com outras administrações públicas.

Tem como finalidade garantir a gobernanza tecnológica e a utilização de sistemas transversais ou especializados, nos cales se promova a aplicação adequada dos critérios de reutilização, a transferência tecnológica, a interoperabilidade, a segurança, a facilidade de uso e a acessibilidade.

O catálogo dos sistemas digitais recolherá, com respeito aos elementos que o integram, a identificação das suas características técnicas e funcional, as entidades responsáveis da sua gestão, assim como a determinação do seu âmbito de utilização, o critério de obrigatoriedade de uso e as condições de uso.

8.1.2. O inventário de informação administrativa.

O inventário da informação administrativa do sector público autonómico recolhe os conjuntos de dados ou de catálogos corporativos, que, com carácter transversal, servem para a identificação unívoca dos contidos dos catálogos, a ordenação e a classificação da informação e da documentação do sector público autonómico, garantindo a interoperabilidade entre os sistemas e entre as administrações.

O inventário inclui catálogos e conjuntos de informação especialmente relevantes para a gestão documentário, em particular, os enumerar a seguir.

8.1.3. O directorio oficial do sector público autonómico.

O directorio oficial do sector público autonómico (DIROF) constitui o esquema completo da composição da estrutura orgânica da Xunta de Galicia, incluída a relação de unidades orgânicas (qualquer unidade administrativa que realize um exercício de funções de transcendência jurídica), os seus escritórios de registro associadas (qualquer escritório de registro oficial e dentro do âmbito do Surex-Sistema único de registro da Xunta de Galicia) e das suas unidades de gestão económico-orçamentais (as unidades não definidas como unidades orgânicas, mas que realizam funções de gestão económico-orçamental). Constitui, portanto, um elemento essencial para contextualizar os documentos com o seu âmbito de produção e facilita a interoperabilidade a nível interno da Administração autonómica e a nível externo com outras administrações.

A modo de consulta, estão disponíveis nele todas as unidades, os escritórios e as relações disponíveis no sistema estatal do directorio comum de unidades orgânicas e escritórios (DIR3).

8.1.4. O catálogo de procedimentos e serviços.

É o instrumento onde se inclui informação sobre os procedimentos e os serviços prestados pela Administração autonómica, especificando a denominação do procedimento, a quem vai dirigido, as unidades que intervêm na sua tramitação, o seu objecto e a normativa aplicável. Os procedimentos apresentam-se de forma classificada, estruturados em famílias e com indicação do seu nível de informatização e segurança. Cada procedimento deve estar ligado a uma série documentário.

8.2. Instrumentos específicos.

8.2.1. O quadro de classificação funcional.

O quadro de classificação é um instrumento que permite agrupar os expedientes e os documentos produzidos pela organização de acordo com uma estrutura em que se representam as suas funções, actividades e âmbitos competenciais. O quadro de classificação permite assim contextualizar os documentos desde o mesmo momento da sua produção e facilita a aplicação de políticas uniformes de conservação/eliminação e de acesso aos diferentes agrupamentos documentários estabelecidas de acordo com ele.

A conselharia competente em matéria de arquivos e de património documentário será a responsável pela sua elaboração e do sua manutenção.

8.2.2. O catálogo de séries documentários.

A unidade básica do quadro de classificação é a série documentário, definida como o conjunto de documentos que testemunham a actividade desenvolvida de forma continuada no tempo por um ou vários sujeitos produtores no exercício de uma determinada função e regulada geralmente por normas de procedimento. Por este motivo, podemos considerar este instrumento como um desenvolvimento da estrutura do quadro de classificação.

Todos os procedimentos administrativos geridos pela Xunta de Galicia deverão estar vinculados à correspondente série documentário.

Corresponde-lhe a sua manutenção ao órgão com competências em matéria de arquivos e de património documentário.

8.2.3. O catálogo de tipoloxías documentários.

É o instrumento que serve para normalizar as denominações das tipoloxías que devem atribuir-se a cada um dos documentos que conformam os expedientes administrativos, facilitando assim a sua identificação pelos sistemas que gerem o arquivo electrónico administrativo.

O responsável por arquivos e património documentário é o encarregado do seu desenvolvimento e manutenção.

8.2.4. O catálogo de formatos.

Identifica os formatos de documentos electrónicos admitidos pela Administração autonómica em cumprimento da NTI sobre o catálogo de standard.

A entidade competente em matéria de desenvolvimento digital é a encarregada da sua elaboração e manutenção, em coordinação com o responsável por arquivos e de património documentário, tendo sempre em conta a possível obsolescencia futura e as necessidades de migração de formatos.

8.2.5. O esquema institucional de metadado.

É o instrumento que determina os metadado que devam criar-se (de conteúdo, contexto e estrutura) para cada documento, faça parte de um expediente ou não, e a maneira em que se gerirão ao longo de todo o seu ciclo de vida.

A eleição dos elementos dentre o conjunto dos estabelecidos no esquema de metadado para a gestão do documento electrónico (e-EMGDE) constitui o esquema institucional de metadado da Xunta de Galicia, é dizer, o conjunto de elementos e subelementos que podem ser utilizados para descrever documentos electrónicos.

Seguindo a terminologia da ISSO (International Standards Organization) no seu documento ISSO/TC 46/SC 11 N800R1, relativo à «orientação sobre a elaboração de um esquema de metadado, que desenvolve a norma ISSO 23081», um perfil de aplicação deverá determinar, ademais, as suas directrizes de uso e os exemplos e os comentários para ajudar à sua compreensão.

Assim, o perfil de aplicação de metadado da Xunta de Galicia deverá estabelecer o conjunto de elementos e subelementos que podem ser utilizados para descrever documentos electrónicos e as suas regras de uso, tanto no relativo ao sintáctico como ao semántico e de obrigatoriedade.

O órgão responsável em matéria de arquivos e património documentário, juntamente com o órgão responsável em matéria de desenvolvimento digital e os responsáveis pelas unidades de gestão, serão os encarregados da sua elaboração e do sua manutenção.

8.2.6. Os estudos de identificação e de valoração de séries documentários e de tabelas de valoração.

São os documentos que deixam constância do processo de análise orgânica, funcional e processual que permite identificar o contexto de produção de cada série documentário e avaliar o seu valor primário e secundário para determinar o seu destino final, que pode ser a conservação permanente ou a eliminação total ou parcial e as condições de acesso público, de acordo com a legislação vigente.

Corresponde às pessoas titulares dos documentos e às pessoas responsáveis dos arquivos da Administração autonómica da Galiza a realização destes estudos, os quais deverão ser aprovados pela pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e de património documentário, depois do ditame do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

A informação recolhida nestas análises deve fazer parte do inventário de informação administrativa.

8.2.7. O catálogo de documentos essenciais.

O catálogo de documentos essenciais é o instrumento em que se recolhem os documentos que no processo de análise foram considerados imprescindíveis para garantir direitos e obrigações, tanto da Administração como da cidadania, e asseguram a continuidade dos serviços em caso de emergência, razão pela que requerem um processo especial de duplicação para garantir a sua disponibilidade.

Os documentos essenciais serão objecto de um processo de análise de riscos para avaliar e determinar as medidas específicas que devem tomar-se para garantir a sua segurança e conservação, de conformidade com o Esquema Nacional de Segurança.

Corresponde ao órgão responsável por arquivos e de património documentário, em coordinação com os órgãos responsáveis em matéria de administrações públicas e do desenvolvimento digital, a elaboração e a manutenção do catálogo de documentos essenciais.

8.2.8. O Registro de actas de eliminação.

Constitui um instrumento essencial para documentar os processos de eliminação de expedientes e documentos, como consequência da aplicação das tabelas de valoração.

O responsável por arquivos e de património documentário é o encarregado da criação e da manutenção deste instrumento. A informação deste registo deverá estar disponível no inventário de informação administrativa.

9. Directrizes para a implantação e o desenvolvimento da política de gestão de documentos electrónicos.

Para alcançar uma correcta gestão, uso e conservação dos documentos ao longo de todos os processos que configuram o seu ciclo de vida (detalhados no ponto 6), é preciso estabelecer critérios, directrizes e instruções de carácter funcional, tecnológico, organizativo e operativo que levem a bom termo os princípios estabelecidos nesta política de gestão.

9.1. Modelo tecnológico.

Define a tecnologia que lhe dá suporte à gestão de documentos electrónicos e que se assenta numa infra-estrutura centralizada no Centro de Processo de Dados Integral (CPDI).

O modelo distingue dois contornos tecnológicos diferentes: o que lhe dá suporte ao arquivo electrónico administrativo e o que lhe dá suporte ao arquivo electrónico de património documentário. A relação entre ambos produz-se quando os documentos geridos no arquivo electrónico administrativo são migrados ao arquivo digital de património documentário.

O arquivo electrónico administrativo baseia-se num repositorio onde se gerem os documentos e os expedientes electrónicos com os seus correspondentes metadado. O repositorio documentário será único para todos os componentes que intervêm na gestão documentário, já sejam aplicações de suporte (para registro, assinatura ou notificação, por exemplo) ou aplicações tramitadoras e de gestão económica.

O arquivo electrónico de património documentário baseia-se em duas estruturas paralelas e relacionadas: uma estrutura de dados para a difusão e a recolecção, que cumpre com as condições do protocolo OAI/PMH, e um repositorio de preservação para os documentos e os expedientes electrónicos desenvolvido segundo o modelo OAIS (Open Archival Information System).

O responsável em matéria de desenvolvimento digital é o encarregado do seu desenvolvimento e manutenção.

9.2. Política de assinatura electrónica e certificados digitais.

Define quem, quando e como deverá realizar-se o processo de assinatura.

Na Resolução de 25 de fevereiro de 2014, pela que se aprova a política de assinatura electrónica e de certificados da Administração geral e do sector público autonómico da Galiza, adopta-se como política de assinatura electrónica e de certificados a política de assinatura da Administração geral do Estado. Esta política deverá publicar na sede electrónica da Xunta de Galicia.

A assinatura dos documentos electrónicos realizará mediante a plataforma de assinatura corporativa. Quando o documento deva ser assinado pela cidadania, poderá ser utilizada a interface da plataforma de assinatura corporativa ou outro sistema que utilize a mesma política no que se refere a tipos, formatos e certificado empregados.

Os documentos electrónicos administrativos emitidos pela Administração para entregar à cidadania deverão estar em formato PDF/A e assinados em formato PAdES. Ademais, deverão conter um código seguro de verificação (CSV), que poderá ser verificado através da sede electrónica. Quando o cidadão ou a cidadã peça uma cópia do documento ou do expediente electrónico em formato papel, a sua impressão levará, ademais do código CSV, uma lenda alusiva ao seu carácter de cópia autêntica de um original electrónico.

O responsável em matéria de desenvolvimento digital é o encarregado da sua elaboração e do sua manutenção.

9.3. Modelo de segurança e acesso.

Este modelo aborda a segurança do arquivo no seu conjunto, é dizer, para todos os subsistemas que fazem parte da sua arquitectura global, tendo em conta os aspectos mais relevantes relacionados com esta matéria:

a) A autenticação, identificando de maneira unívoca o utente que tenta aceder ao sistema.

b) A autorização das operações para cada tipo de utente.

c) A criação de um registro de auditoria e rastrexabilidade que deixe evidência de que utente realizou que operação sobre que elemento.

O responsável em matéria de desenvolvimento digital é o encarregado do seu desenvolvimento e do sua manutenção, com a colaboração do responsável em matéria de arquivos e de património documentário.

9.4. Modelo de digitalização.

Descreve o procedimento e as ferramentas que se devem utilizar para a geração de cópias electrónicas autênticas de documentos em suporte papel, definindo o formato do documento resultante, os metadado que há que incorporar e os mecanismos de segurança exixir.

O responsável em matéria de desenvolvimento digital é o encarregado do seu desenvolvimento e do sua manutenção, em colaboração com o responsável por arquivos e de património documentário.

9.5. Modelo de ciclo de vida do documento electrónico.

O modelo de ciclo de vida de documento electrónico recolherá os critérios aplicável aos documentos electrónicos nos diferentes processos de gestão documentário desde a sua captura até a sua eliminação ou conservação: captura, registro, classificação, descrição, acesso, qualificação, conservação, transferência e eliminação.

O responsável pelo arquivo e do património documentário, junto com o responsável em matéria de desenvolvimento digital, serão os encarregados do seu desenvolvimento e do sua manutenção.

9.6. Modelo de conservação de documentos electrónicos.

Descreve o procedimento para garantir a autenticidade, a fiabilidade, a integridade e a disponibilidade dos documentos electrónicos a longo prazo. Este procedimento deverá abarcar também, se é o caso, a preservação da informação produzida nos sistemas digitais durante a tramitação dos diferentes procedimentos ou estreitamente relacionada com eles.

A conselharia competente em matéria de arquivos e de património documentário, junto com a entidade competente em matéria de desenvolvimento digital, serão os encarregados da sua elaboração e do sua manutenção.

9.7. Procedimento de destruição de documentos electrónicos.

A informação dos ditames aprovados segundo o procedimento estabelecido no Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, passará a fazer parte do inventário de informação administrativa que as normas de interoperabilidade estabelecem como sistema de gestão e de coordinação dos procedimentos administrativos no contorno da administração electrónica.

A eliminação de documentos exixir a abertura do correspondente expediente, no qual deverão ficar identificados os documentos que é preciso eliminar, se procede realizar algum tipo de mostraxe, o método de apagado que se vai aplicar, a actualização dos metadado que assegurem a rastrexabilidade do processo e a geração da correspondente acta de eliminação, que deverá ser enviada ao Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

A conselharia competente em matéria de arquivos e de património documentário, junto com o responsável em matéria de desenvolvimento digital, serão os encarregados do desenvolvimento e da manutenção do procedimento de destruição de documentos electrónicos.

9.8. O Plano de gestão de riscos.

Os documentos essenciais serão objecto de um processo de análise de riscos para avaliar e determinar as medidas específicas que devem tomar-se para garantir a sua segurança e a sua conservação, de conformidade com o Esquema Nacional de Segurança. O Plano de gestão de riscos levará a cabo esta análise e determinará as directrizes de actuação em função dos riscos identificados.

Corresponde ao órgão responsável pelo desenvolvimento digital em coordinação com os órgãos responsáveis em matéria de arquivos e de património documentário e em matéria de administrações públicas a elaboração do Plano de gestão de riscos.

10. Formação.

A formação de todo o pessoal implicado na gestão de documentos electrónicos deverá estar presente aos planos de formação contínua da Administração autonómica.

11. Supervisão e actualização.

A correcta aplicação desta política está sujeita a procedimentos periódicos de supervisão que verifiquem o seu correcto cumprimento.

Para estes efeitos, constituir-se-á um grupo de trabalho integrado por pessoal responsável da conselharia competente em matéria de arquivos e de património documentário, assim como da entidade com competências em matéria de desenvolvimento digital.

12. Referências normativas e técnicas.

12.1. Legislação estatal:

– Real decreto 4/2010, de 8 de janeiro, pelo que se regula o Esquema Nacional de Interoperabilidade no âmbito da administração electrónica.

– Lei 19/2013, de 9 de dezembro, de transparência, acesso à informação pública e bom governo.

– Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas.

– Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público.

– Lei orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, de protecção de dados pessoais e garantia dos direito digitais.

– Lei 6/2020, de 11 de novembro, reguladora de determinados aspectos dos serviços electrónicos de confiança.

– Real decreto 203/2021, de 30 de março, pelo que se aprova o Regulamento de actuação e funcionamento do sector público por meios electrónicos.

– Real decreto 311/2022, de 3 de maio, pelo que se regula o Esquema Nacional de Segurança.

12.2. Legislação autonómica:

– Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza.

– Lei 1/2016, de 18 de janeiro, de transparência e bom governo.

– Lei 5/2016, de 4 de maio, do património cultural da Galiza.

– Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza.

– Decreto 191/2011, de 22 de setembro, de organização e de funcionamento dos registros da Administração geral e das entidades públicas instrumentais da Comunidade Autónoma da Galiza, no que não se oponha ao regulado na Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza.

– Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, pelo que se regula a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o procedimento de avaliação e selecção de documentos.

– Decreto 25/2016, de 3 de março, pelo que se regula a composição e o funcionamento do Conselho de Arquivos da Galiza.

12.3. Normas técnicas de interoperabilidade e guias de aplicação:

– Resolução de 19 de julho de 2011, da Secretaria de Estado para a Função Pública, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade de documento electrónico.

– Guia de aplicação da NTI do documento electrónico (2ª ed.) (2016).

– Resolução de 19 de julho de 2011, da Secretaria de Estado para a Função Pública, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade do expediente electrónico.

– Guia de aplicação da NTI do expediente electrónico (2ª ed.) (2016).

– Resolução de 19 de julho de 2011, da Secretaria de Estado para a Função Pública, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade de digitalização de documentos.

– Guia de aplicação da NTI de digitalização de documentos (2ª ed.) (2016).

– Resolução de 19 de julho de 2011, da Secretaria de Estado para a Função Pública, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade de procedimentos de copiado autêntico e conversão entre documentos electrónicos.

– Guia de aplicação da NTI de procedimentos de copiado autêntico e conversão entre documentos electrónicos (2ª ed.) (2016).

– Resolução de 19 de julho de 2011, da Secretaria de Estado para a Função Pública, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade do modelo de dados para o intercambiar de assentos entre as entidades registrais.

– Guia de aplicação da NTI do modelo de dados para o intercambiar de assentos entre as entidades registrais. SICRES 3.0 (2ª ed.) (2013).

– Resolução de 19 de julho de 2011, da Secretaria de Estado para a Função Pública, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade de requisitos de conexão à Rede de comunicações das administrações públicas espanholas.

– Guia de aplicação da NTI de requisitos de conexão à Rede de comunicações das administrações públicas espanholas (2011).

– Resolução de 28 de junho de 2012, da Secretaria de Estado de Administrações Públicas, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade de política de gestão de documentos electrónicos.

– Guia de aplicação da NTI de política de gestão de documentos electrónicos (2ª ed.) (2016).

– Guias de aplicação da política de gestão de documentos electrónicos (2019) (onze guias de aplicação que se correspondem com os processos de gestão documentário definidos na NTI de política de gestão de documentos electrónicos).

– Resolução de 28 de junho de 2012, da Secretaria de Estado de Administrações Públicas, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade dos protocolos de intermediación de dados.

– Resolução de 28 de junho de 2012, da Secretaria de Estado de Administrações Públicas, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade da relação de modelos de dados.

– Guia de aplicação da NTI de relação de modelos de dados (2ª ed.) (2014).

– Resolução de 3 de outubro de 2012, da Secretaria de Estado de Administrações Públicas, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade do catálogo de standard.

– Guia de aplicação da NTI do catálogo de standard (2012).

– Resolução de 19 de fevereiro de 2013, da Secretaria de Estado de Administrações Públicas, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade de reutilização de recursos de informação.

– Guia de aplicação da NTI de reutilização de recursos de informação (2ª ed.) (2016).

– Resolução de 27 de outubro de 2016, da Secretaria de Estado de Administrações Públicas, pela que se aprova a norma técnica de interoperabilidade de política de assinatura e de sê-lo electrónicos e de certificados da Administração.

– Perfis de certificados electrónicos (2016).

– Guia de aplicação da NTI da política de assinatura e de sê-lo electrónicos e de certificados da Administração (2ª ed.) (2017).

12.4. Normativa ISSO de boas práticas em gestão documentário.

– UNE-ISSO 15489-1 (2016). Informação e documentação. Gestão de documentos. Parte 1: Conceitos e princípios.

– UNE-ISSO/TR 26122:2008. Análise dos processos de trabalho para a gestão de documentos.

– UNE-ISSO 23081-1:2018. Informação e documentação. Processos de gestão de documentos. Metadado para a gestão de documentos. Parte 1: princípios.

– UNE-ISSO 23081-2:2021. Informação e documentação. Processos de gestão de documentos. Metadado para a gestão de documentos. Parte 2: elementos conceptuais e de implementación.

– UNE-ISSO 23081-3:2017. Informação e documentação. Processos de gestão de documentos. Metadado para a gestão de documentos. Parte 3: método de autoavaliación.

– UNE-ISSO/TR 13028:2011. Directrizes para a implementación da digitalização de documentos.

– UNE-ISSO/TR 15801:2008 IN. Imagem electrónica. Informação armazenada electronicamente. Recomendações sobre veracidade e fiabilidade.

– UNE-ISSO 13008:2023. Informação e documentação. Processo de migração e conversão de documentos electrónicos.

– UNE-ISSO/TR 18128:2014 IN. Informação e documentação. Apreciação do risco em processos e sistemas de gestão documentário.

12.5. Especificações tecnológicas de gestão documentário:

– ISSO 14721:2015. Sistemas de transferência de dados e informação espaciais. Sistema aberto de informação de arquivo (OAIS). Modelo de referência.

– MoReq 2010. Requisitos modulares para sistemas de gestão de documentos.

– UNE-ISSO 16175-1 (2012). Informação e documentação. Princípios e requisitos funcional para documentos em contornos de escritório electrónica. Parte 1: Generalidades e declaração de princípios.

– UNE-ISSO 16175-2 (2012). Informação e documentação. Princípios e requisitos funcional para documentos em contornos de escritório electrónica. Parte 2: Directrizes e requisitos funcional para sistemas que gerem documentos electrónicos.

– UNE-ISSO 16175-3 (2012). Informação e documentação. Princípios e requisitos funcional para documentos em contornos de escritório electrónica. Parte 3: Directrizes e requisitos funcional para documentos nos sistemas da organização.

– OAI-PMH (Iniciativa de arquivos abertos. Protocolo para a recolecção de metadado).

– METS (Standard para a codificación e transmissão de metadado).

– EAD (Descrição arquivística codificada).

– EAC (Contexto arquivístico codificado-instituições, pessoas e famílias).

12.6. Normas relacionadas com os processos de auditoria e certificação dos sistemas de gestão de documentos nas organizações:

– UNE-ISSO 30300:2023. Informação e documentação. Gestão de documentos. Conceitos fundamentais e vocabulário.

– UNE-ISSO 30301:2019. Informação e documentação. Sistemas de gestão para os documentos. Requisitos.

– UNE-ISSO 30301: 2019/Amd 1:2024. Informação e documentação. Sistemas de gestão para os documentos. Requisitos. Modificação 1: Acções relativas à mudança climática.

– UNE-ISSO 30302:2022. Informação e documentação. Sistemas de gestão para os documentos. Guia de implantação.

12.7. Normas relacionadas com a conservação dos documentos e da informação de forma fidedigna:

– UNE-ISSO 13008:2023. Informação e documentação. Processo de migração e de conversão de documentos electrónicos.

– UNE-ISSO 15801:2019. Gestão de documentos. Informação armazenada electronicamente. Recomendações sobre confiabilidade e fiabilidade.

– UNE-ISSO 18492:2008. Conservação a longo prazo da informação baseada em documentos.

12.8. Normas de descrição arquivística:

– ISAD (G). Norma internacional de descrição arquivística (generalidades). 2000.

– ISAAR (CPF). Norma internacional de descrição de registros de autoridade de arquivo para instituições, pessoas e famílias. 2004.

– ISDIAH. Norma internacional para a descrição de instituições de arquivo. 2008.

– ISDF. Norma internacional de descrição de funções. 2007.

– NEDA. Norma espanhola de descrição arquivística. 2017.

– NOGADA. Norma galega de descrição arquivística. 2010.

– RIC. Versão 1.0. Documento em contexto. Modelo conceptual 2023.

12.9. Normas relacionadas com a recolecção e difusão do património documentário:

– EDM. Europeana Data Model.

– UNE-ISSO 15836:2011. Informação e documentação. Conjunto de elementos de metadado Dublin Core.